「報告書を出すためだけに事務所へ戻っている」
「図面や写真を紙で持ち歩いている」
現場のペーパーレス化は、こうした移動と書き写しを減らす取り組みです。10社の事例で多いのは、報告書・写真・見積書を現場で作って送れるようにした例でした。課題別の事例とよくある失敗から、自社で最初に電子化する書類を見つけましょう。
DXの事例や機能を1冊に、「DXまるわかりガイド」全67ページ
CONTENTS
現場のペーパーレス化で解決できる5つの課題
現場の紙運用が抱える非効率は、コスト・時間・情報共有・法令対応・業務品質という5つの領域に広がっています。ペーパーレス化は、これらをまとめて減らす打ち手です。
| ペーパーレス化の効果 | 詳細 |
|---|---|
| 1. コスト削減 | 報告書や図面を取りに戻る移動、印刷費や郵送費、紙を仕分ける事務の人件費を減らす |
| 2. 時間短縮 | 現場で写真や報告書を送れるので、帰社してから入力し直す時間がなくなる |
| 3. 即時共有 | 事務所と現場が同じ案件情報を見られ、図面や過去の履歴をその場で確かめられる |
| 4. 法令対応 | 電子で受け取った請求書などを、電子帳簿保存法の要件どおりに保存しやすくなる |
| 5. 品質向上 | 施工履歴や写真が案件ごとに残り、点検時期の提案や見積もりのチェックに使える |
1. コスト削減
現場の紙運用では、印刷費や郵送費のほかに、次のような移動と手間のコストが積み上がります。どれもペーパーレス化で減らせます。
| 紙の作業 | 起きること | 見落とされがちなコスト |
|---|---|---|
| 紙の報告書にサインをもらう | 紙を忘れると遠い現場まで戻る | 交通費、移動時間 |
| 図面を紙で受け渡す | 事務所まで取りに戻ってから次の現場へ向かう | 移動時間、作業の遅れ |
| 現場写真を帰社して取り込む | 写真を上げるために直帰できない | 残業代、移動時間 |
2. 時間短縮
現場の紙業務で時間を奪うのは、書き写しと待ち時間です。手書きの報告書を事務所で入力し直す、見積書の内容を手配書へ転記する、承認印をもらうために帰社する。こうした作業は、現場でスマホに入力すれば1回で済みます。
3. 即時共有
紙の書類は「どこにあるか」を知っている人しか取り出せず、担当者不在のときに業務が止まります。現場で図面や過去の施工内容を確かめたいときも、事務所へ電話して探してもらうことになります。電子化すれば、案件名や取引先名で誰でも書類を呼び出せ、現場や出張先からも同じ情報を見られます。
4. 法令対応
2024年1月から、電子で受け取った請求書や領収書は、電子データのまま保存することが義務になりました（改正電子帳簿保存法）。求められる主な保存要件は、次の3点です。
改正電子帳簿保存法の保存要件
- タイムスタンプの付与や訂正・削除履歴が残るシステムなど、改ざんを防止する仕組み
- 取引年月日・金額・取引先で書類を検索できる体制
- ディスプレイやプリンタ、操作説明書などの備付け
メールやクラウドサービス経由で届いた書類を、印刷して紙だけで保管する運用は原則として認められません。現場で受け取る発注書や請求書も含めて、電子のまま扱える仕組みが要ります。
5. 品質向上
電子化された書類は、誰がいつ承認・修正したかの履歴がデータとして残ります。現場では施工履歴や写真も案件ごとに残るため、点検時期に合わせた提案や見積もりのチェックに使えます。
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ペーパーレス化の事例（コスト削減）
CASE1. 夜まで紙で組んでいた差配が、ドラッグ＆ドロップに
事務管理 卜部様
導入前の悩み
弊社では、書類作成から案件の差配まで多くの作業を紙で行っていました……以前は案件の差配業務を営業時間後に紙で行っていたので、夜遅くまで作業をする日も珍しくありませんでした。
事務管理 卜部様
導入後の変化
ドロップ＆ドラッグだけでカレンダー上のスケジュールを動かせる差配機能のおかげで、今では残業時間をかなり短くできています。
事務管理 卜部様
現場で起きた主な出来事
- プロワンでは必要な情報をすべて一元管理できるので、転記作業や集計作業がほとんどなくなった
- 請求書を作成すれば自動でリストアップされて一覧で請求状況の確認ができるので、抜け漏れもなくなり、入金状況の確認作業も簡単になった
CASE2. 紙の束での配達から、現場報告書をアプリで
常務取締役 山元様
導入前の悩み
結果として、その複雑なシステムを現場担当者は使いこなせず、紙の束を持って配達していました。
常務取締役 山元様
導入後の変化
現場報告書をデジタル化できたことで、作業効率が格段に上がりました。今までは、現場からオフィスに戻って終わっているものと終わっていないものをチェックし、進捗状況を日ごとに突合させる、という作業をしていました。この部分が改善されて本当に助かっています。
常務取締役 山元様
現場で起きた主な出来事
- 「現場で作成した見積もりをその場でSMS送信できる」といった便利機能のおかげで、現場での活用が予想以上に進んでいる
- まず、複数人で情報共有ができるのは大きかった
ペーパーレス化の事例（時間短縮）
CASE3. 紙の束から探していたマニフェストが、5分以内に
総務経理 榮藤様
マニフェストを探して送るまでの時間
半日がかりの書類探しが、5分に
導入前の悩み
元請け様から「あの現場のマニフェストがほしい」とご依頼があっても、以前は現場名で検索できず、紙の束から探し出すしかありませんでした……ひどいときは、半日くらいかかることもありました。
総務経理 榮藤様
導入後の変化
今はすべてのマニフェストデータをプロワンの案件情報に紐づけているので、現場名で検索すれば一瞬でヒットします。そこからデータをダウンロードしてメールでお送りするまで、5分もかかりません。
総務経理 榮藤様
現場で起きた主な出来事
- 問い合わせ対応にかかる時間が劇的に削減されたので、トータルの生産性は圧倒的に向上した
- 何より「探すストレス」から解放されたのが一番大きい
- 今はプロワンの案件ページを見れば経緯がすべて記録されているので、確認作業が激減した
CASE4. 写真のための帰社がなくなり、現場から直行直帰
現場リーダー 竹内様
導入前の悩み
現場で撮影した写真を工事完了報告書に載せるのに、わざわざ現場からオフィスに戻ってパソコンを立ち上げて、写真をトリミングしてアップロードしなければならず、なかなか大変でした。
現場リーダー 竹内様
導入後の変化
現場からリフォーム前後などの写真のアップロードが可能になり、社員も直行直帰できるので楽になったと実感しています。
現場リーダー 竹内様
現場で起きた主な出来事
- 見積もりから依頼書へ移行するための、二重の打ち込み作業がなくなり、作業効率・負担感が減った
ペーパーレス化の事例（即時共有）
CASE5. 紙で回していた書類を、リアルタイムで共有する形に
冨野様
導入前の悩み
見積書や実行予算、各種資料もExcelで作成し、紙で回覧・保管していました……書類自体も紙でファイリングして保管していたため、必要なデータや過去の資料を探すのに時間がかかったり、場合によっては紛失してしまうということもありました。
冨野様
導入後の変化
紙でのやり取りが少なくなり、情報の伝達や共有がリアルタイムでできる点がとても便利です。たとえば、書類のやり取りがこれまで対面やメール中心だったのに対し、プロワンではすぐに通知できるので、時間短縮やミス防止につながっています。
冨野様
現場で起きた主な出来事
- 以前は対面や紙でやり取りしていた内容も、プロワン上で一元管理ができるようになった
CASE6. 紙と修正テープの日程調整を、カレンダー上で
取締役 高瀬様
導入前の悩み
ホワイトボードに予定を書き、Excelで見積書を作成し、ビジネスチャットツールでカレンダー共有をしていましたが、これらが全く連携していませんでした。
取締役 高瀬様
導入後の変化
月単位で案件を登録しておいて、後から具体的な日付を振り分けていく作業も格段に楽になりました。以前は紙に書き出して修正テープで消しながら調整していたのが、今はドラッグ&ドロップで簡単に変更できます。
取締役 高瀬様
現場で起きた主な出来事
- カレンダー上で未定案件は白、確定案件は緑で表示されるので、一目で状況が把握できる
- これまでフォルダ管理していた情報が、案件に紐づいて履歴として残るので、お客様から過去の経緯を聞かれても即座に回答できるようになった
ペーパーレス化の事例（法令対応）
CASE7. 3つの書類への同じ記載から、J-SOXに沿ったフローへ
導入前の悩み
上場するとJ-SOX法やIT統制がかなり厳しくなり、それぞれに対応するために記入するシートが増え、同じような内容を複数のシートに記入する悪循環が生まれたことです。1つの工事が完了するごとに、社内の連携用も含めて最低3つの書類に同じような内容を記載していました。そしてそれに伴い、PDFの印刷も増えていたことです。
福本様
導入後の変化
入力箇所がとても少なくなったことと、……簡易的にJ-SOX法の基準に則ったフローができることが魅力だと思います。
福本様
現場で起きた主な出来事
- カスタマイズ機能と、朝の通勤時間や帰宅途中など、外で承認申請ができることが非常に便利だなと感じた
- 賃貸事業部でリフォーム・修繕関連の仕事、提案をする際にはすべてプロワンを利用するようにしている
※ プロワン導入事例「株式会社ランドネット」2024年11月
CASE8. 開発元の廃業で止まった帳票を、法改正に対応できる形へ
建物管理部 田口様・菰田様
導入前の悩み
使っていた工事管理システムの開発元が廃業してしまったために、法改正に伴った変更への対応ができていませんでした。例えば消費税を記載しなければならないのに枠を追加することができないため、FAXの枠を使って記載するしかなかったり、電子帳簿保存法やインボイスなどの法改正に対応できる機能の不足などがありました。
建物管理部 田口様・菰田様
導入後の変化
これまで苦戦していた電子帳簿保存法やインボイスといった法改正への対応がスムーズにできる点が一番大きく変わる点であり魅力だと思っています。
建物管理部 田口様・菰田様
現場で起きた主な出来事
- 案件の管理や、工事の情報管理、見積依頼書・見積書、発注依頼書・発注書、請求書の発行、作成、帳票作成で使う
- リマインド機能を活用して案件情報の正確な管理とそれに対する催促をして業務のスピード感を上げていくことができると思っている
- レポート機能などをうまく活用して、毎月の集計業務をどんどん簡易化していきたい
※ プロワン導入事例「株式会社ユーミーClass」2024年8月
ペーパーレス化の事例（品質向上）
CASE9. 紙と資料をさかのぼる営業から、施工履歴で点検を提案
東京支店 石川様
導入前の悩み
正直なところ、全社で統一されたシステムというものはなく、管理はExcel、メール、紙が基本でした……特に顧客情報は単なるリストでしかなく、「このお客様に10年前に設置したエアコンの交換提案をしよう」と思っても、過去の膨大な資料をさかのぼる必要がありました。事実上、戦略的な営業活動ができていませんでした。
東京支店 石川様
導入後の変化
お客様ごとの施工履歴が簡単に確認できるので、「そろそろ10年経つので点検はいかがですか」といった提案型の営業も可能です。また、最近連絡がないお客様の把握もできるようになり、既存顧客のフォロー体制が格段に向上しました。
東京支店 石川様
現場で起きた主な出来事
- これまでExcelでリストを作って共有していた作業がなくなり、工事が完了したら神戸の経理担当がプロワンを見て請求処理を進められる
- 情報の二重入力や転記ミスもなくなり、DXによって業務効率が大幅に向上した
※ プロワン導入事例「株式会社太陽プラント」2025年12月
CASE10. 手書きの見積もりをアプリに移し、見栄えも向上
千葉営業所 渡部様
導入前の悩み
導入前は、見積もりなどの業務はほとんどが紙媒体で、手書きが主流でした。
千葉営業所 渡部様
導入後の変化
その状況を改善し、まずはペーパーレス化を図りたかったのですが、結果的に見積もりの見栄えが向上し、お客様からの受け止め方にも良い変化が見受けられました。
千葉営業所 渡部様
現場で起きた主な出来事
- 以前は外出先で確認することができませんでしたが、今では必要なときに必要なタイミングで確認が可能になった
- 部下の見積もりをチェックしやすくなり、より効果的に管理できるようになった
- 効率が向上したことで、これまで手が回らなかった部分にも目を配ることができるようになった
※ プロワン導入事例「一級建築事務所 ROY株式会社」2025年5月
現場のペーパーレス化でよくある失敗と対策
1. 全社一斉導入で現場が混乱した
全部署・全業務を同時に電子化しようとして、現場が混乱するケースは少なくありません。新しいツールの操作を覚えながら通常業務もこなすのは、現場にとって大きな負担です。
対策
1つの業務・1つの部門に絞って段階的に始めるスモールスタートにする。効果を実証してから社内に拡大すれば、混乱は防げる。
2. 年配層・現場の抵抗で頓挫した
「今のやり方で問題ない」「パソコンの操作が苦手だから無理」という反発はよくあります。これを押し切ろうとすると、導入後に使われないツールが残るだけです。
対策
使いやすさを優先で選び、進捗を見える化する。ツール選定の段階で「シンプルで操作しやすいこと」を重要基準にした事例も多い。ツールの使いやすさは定着を大きく左右する。
3. システム導入だけでは改善されなかった
「紙でやっていた作業をそのままデジタルに置き換えただけ」で終わってしまうケースです。例えば紙の稟議書をPDFに変えただけで、回覧・承認のフロー自体は変わっていなければ、改善効果があまりありません。
対策
ツール導入の前に業務フローを問い直す。例えば、東京都のペーパーレス化事例では同時にハンコレスやFAXレスも推進し、押印文化や紙の回覧といった業務プロセスそのものを見直している。
