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プラント工事・保守の案件管理システム

着工前の発注書も、出張先から承認

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見積依頼を案件ごとに管理する
見積書を社内の承認に回す
見積書の品目から発注書を作成する

プラントの保守と工事で、こんなお悩みありませんか？

お悩み1

会社の基幹システムは小規模な案件に使いにくく、見積もりは10人以上が個別にExcelで作成。データが散らばっている。

お悩み2

見積書を作った本人以外が確かめる体制がなく、チェックされないままお客様に提出できてしまう。

お悩み3

利益率は一人ひとりがExcelで管理していて、どれくらいの原価で見積もりしているか本人にしか分からない。

プラントの保守・工事に合わせた、4つの使い方

小口で回数の多い保守の見積依頼を、1か所に集めたい

プラントの保守は、ポンプや配管の修理など小さな案件が途切れずに続きます。プロワンなら見積依頼を案件として登録し、見積書・発注書・写真をまとめられます。案件はカンバンに並ぶので、積算中や提出済みの件数と金額をひと目で確かめられます。

導入後の変化

以前は、10人以上が個別に見積もりを作成し、システムとリンクしていなかったため、情報の管理が煩雑でした。しかしプロワンを導入したことで、見積データが一元化され、業務の効率化につながっています。

JFEプロジェクトワン株式会社メンテナンス部千葉センター砂山様

仕事一覧のカンバンボード。保守・修理のタブで、見積依頼・積算中・見積提出のフェーズごとに、冷却水ポンプ交換や熱交換器の配管修理などの案件カードが金額と機械・計装・土建のタグとともに並ぶ — 保守・修理の案件が並ぶカンバンボード

活用する機能

見積書は、上長のチェックを通してから出したい

社内の確認を通らないまま見積書が出ると、金額や原価の誤りがそのままお客様に届きかねません。プロワンなら金額や利益率の条件ごとに承認フローを使い分け、承認前の書類は送信・印刷・ダウンロードを止めておけます。チェックを飛ばした提出を仕組みで防げます。

導入後の変化

ワークフロー機能によって、以前は出来ていなかった見積書の承認などのチェック体制をはじめ業務のプロセスが可視化・制御できるようになる点に魅力を感じています。

株式会社倉持鉄工代表取締役倉持様

承認ステータスが進行中の見積書で、「この見積書は承認申請必須対象のため、承認済みの版のみダウンロード可能になります。」と表示されて操作が止まる画面 — 承認前の見積書は、ダウンロードできない

活用する機能

上長が出張中でも、着工前の発注書の承認を止めたくない

少ない管理職で多くの現場を見ていると、上長の不在のあいだに承認待ちがたまり、着工の日が迫ります。プロワンなら申請が届くと承認者に知らせが入り、外出先のスマホやPCから承認・差し戻しができます。発注書は今の書式のまま作れ、Excelでも出力できます。

導入後の変化

プロワンの場合は携帯から簡単にアクセスできるようになっているのが大きなポイントでした。現場で報告書を作ったり、その場で見積書を作成したりできる。出張が多い私たちにとって、現場での使いやすさは重要な要素でした。

株式会社佐々木プラント大阪営業所営業部所長兼設計開発本部長劉様

承認ルートの画面。ステップ1の承認者が「承認する」を選び、「着工前の内容を確認しました。発注を進めてください。」とコメントを入れて送信するところ — 発注書の承認ルート

活用する機能

工事番号ごとの粗利と、失注の理由を数字でつかみたい

保守の小口案件は件数が多く、1件ずつの粗利や失注の理由が振り返られないままになりがちです。プロワンなら見積書や発注書を登録すると収支が自動で計算され、レポートで拠点別・案件別に集計できます。失注の理由を残せば、理由ごとの件数も追えます。

導入後の変化

プロワンの魅力は、各部署で必要な機能をチューニングできる柔軟性と、分析レポートの精度の高さです。

JFEプロジェクトワン株式会社メンテナンス部千葉センター砂山様

レポートの一覧。センター別収支・支店別収支の棒グラフ、仕事単位で集計するピボットテーブル、キャパシティー管理、目標数値進捗が並ぶ — レポートの一覧（一部）

活用する機能

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よくある質問

1年がかりの大型工事の管理にも向いていますか？: プロワンが向いているのは、保守や小口の工事のように、案件の数が多い仕事の管理です。JFEプロジェクトワン様は、会社の基幹システムでは扱いにくかった小規模なメンテナンス案件をプロワンで管理しています。
今の基幹システムと併用できますか？: JFEプロジェクトワン様は、会社の基幹システムを使いながら、メンテナンス案件の見積もりや採算の管理にプロワンを使っています。砂山様は「その基幹システムを使いつつ、さらに効率的に管理ができるシステムを模索した結果、『プロワン』の導入を決定しました」と話しています。
いま使っている見積書・請求書の書式に合わせられますか？: 佐々木プラント様は、担当者ごとにばらばらだった見積書・請求書のフォーマットをプロワンで統一しました。劉様は「弊社が出した要望に対してフィードバックも結構早く、フォーマット変更の依頼にもすぐに対応してくれました」と話しています。
承認を通っていない見積書や発注書が、社外に出ないようにできますか？: できます。承認前の書類は、メール送信・印刷・ダウンロードなどの操作を制限できます。承認は現場や外出先でもスマホから対応できるので、承認待ちで業務が止まりません。
導入にはどのくらい時間がかかりますか？: JFEプロジェクトワン様は、システムの導入に1年ほどかかると考えていましたが、「2月の仮稼働予定が想定よりも早く進んだことも大きな魅力でした」と話しています。営業担当の説明と、CS担当者の技術面のサポートで、スピード感を持って導入しています。