「DX化で具体的にどうなる？」
「どの機能が業務改善に効く？」
DXは「デジタル技術でビジネスモデルや企業文化そのものを変革すること」を指しますが、具体的に「どのシステムのどの機能が、どう作用するか」はイメージしにくいです。そこで、顧客管理から営業支援、請求管理など、DXを推進するツールに備わっている主要な機能を整理して見ていきましょう。
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DXの具体がわかる機能別の全体像
DXの本質は、バラバラだった情報を1つの業務フローとしてつなぎ、最終的には売上や利益を上げることにあります。8種類の機能が全体の中でどういうメリットがあるのか、その相関図を確認しましょう。
| 分類 | 該当する機能 | メリット |
| マーケティング・インサイドセールス | 顧客管理 | 見込み客の属性を把握し、精度の高いアプローチができる |
| 営業（フィールドセールス） | 営業支援 見積作成 | 外出先からでも提案状況を更新でき、成約スピードが上がる |
| 営業事務 | 発注管理 ワークフロー | 営業との情報共有がスムーズになり、入力ミスや漏れがなくなる |
| 現場・施工（フィールドサービス） | スケジュール管理 写真・ファイル管理 | 事務所に戻る手間を省き、リアルタイムで進捗報告ができる |
| 経理・経営 | 請求・入金管理 | 現場のデータがそのまま会計に連動し、消込作業や月次決算が早まる |
具体例① 顧客管理でお客様データと施工履歴がつながる
顧客管理がDX化できていないと、顧客情報が紙やExcel、個人のスマホなどにバラバラに管理され、過去の施工内容の確認に時間がかかります。また、担当者不在時には顧客の状況や価格がわからず、対応が遅れてしまうこともあります。
こうした課題を解決するのが、顧客管理機能です。顧客情報と案件データをリアルタイムで共有でき、業務を進めるだけで情報が自動で蓄積されるため、転記や二重入力の手間もなくなります。Excelのような操作感で現場担当者でも使いこなせるうえ、管理項目も柔軟にカスタマイズできます。
| 導入企業例 | 業種 | 具体例 |
|---|---|---|
| 株式会社ジェネシス | 造園業 | お客様の情報をシステムに登録し、丁寧に追える体制へ |
| 株式会社太陽プラント | 空調設備工事業 | 顧客情報と施工履歴を紐づけて、眠れる顧客、を掘り起こし |
具体例② 営業支援で見える化して成約を生む
営業の案件管理がDX化できていないと、案件の進捗状況があいまいになり、誰が何を担当しているのかわからず作業が滞ってしまいます。また、対応漏れや遅延に気づく仕組みがないため、クレームが発生してから初めて問題が判明することもあります。
営業支援機能を活用すれば、カンバンボードで案件の進捗を直感的に把握でき、アラート機能により対応漏れを自動で防止します。エリアや失注案件などの条件でターゲットリストも手軽に作成でき、営業活動の標準化と成約率の向上につながります。
| 導入企業例 | 業種 | 具体例 |
|---|---|---|
| 川崎設備工業株式会社 | 設備工事業・サブコン | 営業担当者の進捗は客観的なデータで管理 |
| 株式会社ライフスクエア | 設備業 | 営業から工事完了までデータがつながる一元管理 |
具体例③ 見積作成で1分で利益が出るように仕上げる
見積もり業務がDX化できていないと、担当者ごとに見積書の作り方や保存場所がバラバラになり、品質にばらつきが出てしまいます。また、Excelでの手入力や発注書への転記によるミスや二度手間が発生し、作業工数も増えがちです。
見積作成機能を使えば、テンプレートから項目を選ぶだけで見積書が完成し、スマホやタブレットからも作成できます。価格マスタで単価や粗利率を一元管理でき、見積もりデータは発注書・請求書にもワンクリックで連携するため、転記作業がなくなり粗利もリアルタイムで把握できます。
| 導入企業例 | 業種 | 具体例 |
|---|---|---|
| 一級建築事務所 ROY株式会社 | 外構・エクステリア | 過去の似た見積書をワンクリックですべて把握 |
| サンセキ株式会社 | 設備工事業 | 見積書作成から発注に至るまでの工数を削減 |
具体例④ 発注管理で転記ミスや二重入力を防ぐ
発注業務がDX化できていないと、見積もりから発注書への手入力で転記ミスや二重入力が頻発してしまいます。また、発注状況をアナログで管理していると、発注漏れや対応遅れに気づきにくく、トラブルの原因になることもあります。
発注管理機能を使えば、見積もりデータから発注書を自動生成でき、転記ミスや二重入力を防止できます。発注書ごとのステータスを一覧で管理できるため、発注漏れも即座に把握できます。さらに、発注内容が原価に自動反映され、案件ごとの粗利をリアルタイムで確認できるため、コストの最適化にもつながります。
| 導入企業例 | 業種 | 具体例 |
|---|---|---|
| 株式会社トヨダ | 製造業 | 発注した品物の状況のシステム管理し、負担軽減 |
| Suemaru FT INNOVATORS 株式会社 | 電気・空調設備工事業 | 各自Excelでの管理を切り替えて、発注漏れを防止 |
具体例⑤ ワークフローでどこでも即承認・決裁する
申請・承認業務がDX化できていないと、紙での回覧に手間と時間がかかり、承認待ちで業務が停滞してしまいます。また、見積書のチェック体制が整っていないと、未承認のまま案件が進行し、採算の取れない見積もりが提出されるリスクもあります。
申請・承認ワークフロー機能を使えば、見積書や請求書をそのまま社内承認に回すことができ、スマホからも即時対応できます。ステータスが一覧で可視化されるため対応漏れを防げるほか、未承認の書類はメール送信や印刷を自動でブロックでき、仕組みによる内部統制の強化にもつながります。
| 導入企業例 | 業種 | 具体例 |
|---|---|---|
| 真弓興業株式会社 | 設備業 | 紙で部長に回して承認をもらう流れがなくなる |
| 日栄インテック株式会社 | アグリテック業 | ワークフローを自由に自社にカスタマイズ |
具体例⑥ スケジュール管理でタスクを柔軟に調整する
予定管理がDX化できていないと、ホワイトボード頼みの管理でダブルブッキングや抜け漏れが発生しやすくなります。また、担当者ごとに案件の管理方法がバラバラだと、チーム全体の状況把握が難しく、急な変更にもすぐに対応できません。
案件管理機能を使えば、案件や作業予定をカレンダーで一括管理でき、担当者や場所ごとにリアルタイムで共有できます。タスクは顧客や案件に紐づけて自動反映されるため、抜け漏れを防止できます。スタッフの空き状況を見ながら案件の組み替えも簡単にでき、チーム全体の稼働率向上につながります。
| 導入企業例 | 業種 | 具体例 |
|---|---|---|
| 株式会社ハママツ | 設備工事業 | 従業員同士の情報共有もできて、連携が強化 |
| 株式会社セブンサービス企画装飾 | イベント企画・運営 | 移動中でも状況を把握でき、日程調整もスムーズ |
具体例⑦ 写真・ファイル管理で探す時間をゼロにする
写真整理や報告書作成がDX化できていないと、現場で撮影した写真をパソコンに移してフォルダ分けする手間が発生し、事務所に戻ってから報告書を作成するため残業の原因にもなります。また、写真の保存場所がバラバラだと、必要なデータを探すのにも時間がかかります。
写真・報告書作成機能を使えば、スマホやタブレットで撮影した写真をその場でアップロードでき、案件・顧客ごとに自動で整理されます。写真を選んでボタン1つで報告書が完成し、メールやSMSでそのまま送付できるため、撮影から報告書提出までを現場で完結できます。
具体例⑧ 請求・入金管理で回収漏れを完全に防ぐ
請求・入金管理がDX化できていないと、見積書から請求書への転記作業で入力ミスや二度手間が発生しやすくなります。また、分割・合算・出来高などの複雑な請求パターンをExcelで個別管理していると、入金状況の把握が経理担当者に依存し、対応漏れが起きるリスクもあります。
請求・入金管理機能を使えば、受注した見積書から請求書ドラフトを自動生成でき、転記作業がなくなります。分割・合算・出来高請求にも対応しており、入金・未入金の状況は一覧で確認できます。未入金アラートで対応漏れも防げるため、担当者に依存しない請求管理体制を構築できます。
| 導入企業例 | 業種 | 具体例 |
|---|---|---|
| 株式会社佐々木プラント | 設備業・プラント工事 | 帳票フォーマットの統一化で業務品質が向上 |
| NPO法人おひとりさま | 生活支援・介護 | 請求の入金済みと漏れが一覧でわかる |
