ペーパーレス化10社の事例！システム導入によるコスト削減から品質向上まで

「他社のペーパーレス化の事例を参考にしたい」
「実際にどのような効果が出るのか？」

そこで、ペーパーレス化で解決できる5つの課題と、課題別のペーパーレス化の10社の事例、よくある失敗パターンをまとめました。

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ペーパーレス化で解決できる5つの課題

紙運用が抱える非効率は、コスト・時間・情報共有・ガバナンス・業務品質という5つの領域に広がっています。ペーパーレス化は、これらをまとめて解消する打ち手です。

ペーパーレス化の効果	詳細
1. コスト削減	印刷費・製本費・郵送費に加え、保管スペースや外部倉庫のコスト、書類の仕分け、発送にかかる人件費を削減する
2. 時間短縮	手入力・回覧・押印待ち・ファイリングといった紙作業の工数が大幅に圧縮され、コア業務に時間を振り向けられる
3. 即時共有	ファイル名・日付・取引先名などで書類を検索できて、場所を問わず必要な情報にアクセスできる
4. 法令対応	電子帳簿保存法やインボイス制度への対応基盤が整い、書類の紛失や信用力低下といったリスクを削減される
5. 品質向上	データのリアルタイム分析による異常の早期発見や、資料の表現力向上など、業務の質そのものが引き上がる

1. コスト削減

紙ベースで業務を進めている企業は、印刷費や郵送費を無駄にしていますし、さらに次のような隠れた人件費が積み上がった状態です。これらはペーパーレス化で削減できます。

業務項目	月間工数（目安）	見落とされがちなコスト
請求書の仕分け・回覧	30〜50時間	担当者の人件費
書類の保管・検索	15〜25時間	担当者の人件費、保管スペースの賃料
押印のための出社	5〜15時間	担当者の人件費、交通費、機会損失

2. 時間短縮

紙業務の最大のボトルネックは、待ち時間です。「承認印をもらうために出社する」「誰の机で止まっているかわからない回覧がある」こうした待機が組織全体の意思決定を遅らせます。これを電子承認に切り替えれば、スマホ1台で承認が完結します。

3. 即時共有

紙の書類は「どこにあるか」を知っている人しか取り出せず、担当者不在のときに業務が止まります。電子化すれば、取引先名や日付で誰でも数秒で目的の書類を呼び出せ、在宅勤務や出張先からも同じスピードで参照できます。

4. 法令対応

2024年1月、改正電子帳簿保存法が完全義務化されました。電子で受け取った請求書や領収書は、電子データのまま一定の要件を満たして保管する必要があります。求められる主な保存要件は、次の3点です。

取引先からメールやクラウドサービス経由で届く書類を印刷してファイリングする運用は、これらの要件を満たさず法的に認められません。ペーパーレス化は「やりたいかどうか」ではなく「やらなければならない」状況に変わっています。

5. 品質向

電子化された書類は、誰がいつ承認・修正したかの履歴がデータとして残ります。これにより不正の抑止やミスの早期発見につながり、過去の処理データをもとに業務改善のPDCAを回せるようになります。

ペーパーレス化の事例（コスト削減）

CASE1. 電子報告書でムダな移動コストをゼロに

株式会社佐々木プラントは、紙の報告書の持参忘れや、図面受け取りのために事務所へ戻る「移動のムダ」が多発していました。ペーパーレス化により現場で完結するフローを構築し、交通費や移動時間を大幅に削減しています。

Before	After
報告書の持参忘れで、遠い現場への再訪問が発生していた	電子報告書により再訪問がゼロになった
図面をコピーして紙で手渡ししていたため、事務所へ戻る必要があった	クラウドで図面を確認可能になり、事務所への往復移動がなくなった
人によって書類のフォーマットが全然違っていた	フォーマットを統一し、転記作業を削減した

テンプレート紙とLINEからの脱却で、プラント工事の効率化を実現

CASE2. 業務効率化によって残業代を抑制

株式会社ソーデン社は、顧客システムと自社システムへの二重入力や、配送員が持ち歩く「紙の束」による情報反映の遅れが課題でした。デジタル化により、残業時間の削減という形でのコストカットを実現しています。

元請・関連会社との情報連携を全てプロワンで行い、配送業界DXの先駆者へ

ペーパーレス化の事例（時間短縮）

CASE3. 半日かかっていた書類探しを解消

株式会社大阪マルカンは、膨大な紙のマニフェスト管理により、膨大な書類を一枚一枚めくって探すという、非効率な作業が発生していました。デジタル化と検索機能の活用により、事務作業の劇的な効率化とコストカットを実現しました。

Before	After
書類探しに半日を要し、顧客を待たせていた	デジタル検索により数分で完了、顧客へのレスポンス速度も向上した
アナログな業務が重なり、多大なストレスと事務負担が生じていた	徒労感から解放され、業務も効率化した
事務作業に追われ、売上を伸ばすための施策や組織改善に時間を割けなかった	浮いた時間で売上120%成長を実現し、組織全体の最適化が進んだ

経営・現場・事務の「三重苦」をまとめて解決！プロワンで月50時間が浮いて、売上も120%成長へ

CASE4.写真管理アプリで直行直帰の働き方へ

株式会社フロンティアは、写真アップロードのための帰社対応や二重転記の発生といった負担が続いていました。ペーパーレス化で現場完結型のフローを構築し、直行直帰を実現。売上の可視化も進んでおり、人材定着とさらなる成長を目指しています。

Before	after
報告書に載せる現場写真アップロードのために帰社が必要だった	現場で写真をアップロードできるようになり、直帰できる体制になった
見積書から毎回転記して依頼書を作成していた	見積書のデータから手配書をスムーズに作成、二重入力がなくなった
集計データに基づいた客観的な考察ができていなかった	ダッシュボードによる売り上げ可視化で、売り上げ減少の原因追及した

プロワン活用で、2024年問題解決に向けて加速

ペーパーレス化の事例（即時共有）

CASE5. 情報管理を一元化しリアルタイム共有へ

真弓興業株式会社は、紙とExcelを中心とした書類管理で情報の行き違いや書類の紛失といったリスクを抱えていました。DXによって、紙でやり取りしていた内容もデータとしてクラウド上で管理できる体制を構築しています。

Before	After
見積書や実行予算、各種資料もExcelで作成し、紙で回覧していた	情報の伝達や共有がリアルタイムでできた
机の上で書類が行方不明になる問題が発生していた	情報管理をデジタル化したことで、書類紛失のリスクが解消された
書類の作成方法や情報のやり取り、管理方法は担当者ごとにバラバラだった	対面や紙でやり取りしていた内容がシステム上で一元管理した

情報共有とリアルタイムなやり取りで、良いサイクルと次の一歩へ

CASE6. 組織全体での情報共有を実現

大芝水工株式会社は、月100件を超える案件管理が紙やExcel、ホワイトボードに頼った状態になっていました。情報をクラウドで一元管理することで、どこからでも最新の現場状況を把握でき、現場と事務所の間の情報共有をスムーズにする体制を整えました。

Before	After
案件管理が個人の記憶に頼った状態になり、情報の共有に支障が出ていた	全社員がリアルタイムに検索・参照可能になった
案件を紙に書き出して修正テープで消しながらスケジュール調整していた	ドラッグ&ドロップで簡単に変更できた
抜け漏れが頻発し、顧客に迷惑をかける事態も発生した	抜け漏れのない業務サイクルを回すことで、顧客満足度を向上した

月100件超の案件を一元管理！属人化から脱却し、全社での情報共有を実現

ペーパーレス化の事例（法令対応）

CASE7. 上場企業を機に管理体制を刷新

株式会社ランドネットは、2021年の上場に伴いJ-SOX法やIT統制への対応が厳格化し、それに伴う事務負担の増大が課題となっていました。内部監査での具体的な指摘をきっかけにシステム導入を決断し、ガバナンスと業務効率の両立を実現しています。

CASE8. 法改正への対応をクリアし、管理物件数拡大

株式会社ユーミーClassは、すでにペーパーレス化は進めていましたが、旧システムの廃止で法改正への対応ができないという課題に直面しました。電子帳簿保存法やインボイスなどの法改正に対応できるシステムに切り替え、法令遵守の体制を確立しました。

Before	After
現行のシステムをアップデートできず、法改正に対応できなかった	自社の業務フローを再現でき、法改正にも対応できるシステムを探して導入した
消費税枠を追加することができないため、FAXの枠を使って対応した	電子帳簿保存法やインボイスといった法改正への対応がスムーズになった

「プロワンの方だけが常に前向きな返答をくれた」―プロワン導入で法改正への対応をクリアし、管理物件数拡大を進める

ペーパーレス化の事例（品質向上）

CASE9. 点検時期を逃さない「攻めの営業」営業活動を実現

株式会社太陽プラントは、紙やExcelベースの管理で過去の顧客対応履歴を追えず、戦略的な営業活動ができていませんでした。情報をシステムで一元管理することで、過去の履歴を「会社の資産」へと変え、効率的な営業と現場対応の基盤を構築しています。

Before	After
顧客情報と施工履歴が紐づいておらず、アフターフォローの営業機会を逃していた	既存顧客のフォロー体制が格段に向上した
担当者の記憶や手がかりを頼りに提案していたため、適切な点検時期に合わせた提案が難しかった	過去の履歴から点検時期を把握し、提案型の営業ができるようになった
拠点間の情報共有で、情報伝達の漏れが発生するリスクがあった	同じ画面を見ながら状況確認ができるようになり、業務効率がアップした

顧客情報と施工履歴を紐づけて”眠れる顧客”を掘り起こす。プロワンが支える太陽プラントの次世代成長基盤

CASE10. 手書きの見積作成から脱却

一級建築事務所 ROY株式会社では、見積作成が手書きの紙媒体で行われており、営業担当者のデスクワーク負担が課題でした。ペーパーレス化へのシフトにより、営業マンの行動量アップやこれまで手が回らなかった部分にも目を配ることが可能になりました。

Before	After
見積もり業務が紙媒体であり、外出先から内容を確認することができなかった	アプリで見積もりを一元管理し、外出先からでも内容を確認できるようになった
部下の見積もりチェックが難しく、マネジメントや指導に時間を要していた	見積もりを容易にチェック可能になり、効率的な管理と指導が実現した
手書き部分で、見た目に改善の余地があった	見積もりの見栄えが向上し、お客様からの反応にも良い変化が見られた

「困っている人を迅速サポート！プロワン活用で業務効率化と共に未来のグローバル人材育成を」

ペーパーレス化でよくある失敗パターンと対策

1. 全社一斉導入で現場が混乱した

全部署・全業務を同時に電子化しようとして、現場が混乱するケースは少なくありません。新しいツールの操作を覚えながら通常業務もこなすのは、現場にとって大きな負担です。

2. 年配層・現場の抵抗で頓挫した

「今のやり方で問題ない」「パソコンの操作が苦手だから無理」という反発はよくあります。これを押し切ろうとすると、導入後に使われないツールが残るだけです。

3. システム導入だけでは改善されなかった

「紙でやっていた作業をそのままデジタルに置き換えただけ」で終わってしまうケースです。例えば紙の稟議書をPDFに変えただけで、回覧・承認のフロー自体は変わっていなければ、改善効果があまりありません。