業務可視化ツールとは？残業時間を減らした3つの事例とおすすめ製品4種類

「なぜ残業が多いのか？」
「従業員の作業実態がわからない」

そこで、業務可視化ツールで現状を変える方法から、3社の成功事例、最適なツールの選び方、具体的な製品比較までを詳しく見ていきましょう。

業務可視化ツールとは？解決できる課題

1. 従業員の業務改善を進められる

業務可視化ツールの目的は、従業員の業務時間を客観的に把握することであり、「どこに無駄があるか」が明らかになります。監視ツールのような「誰が悪いか」「いつサボっているか」「どこにいるか」ではなく、現場の納得感を得やすいのが特徴です。

比較項目	業務可視化ツール	監視ツール
導入の目的	ボトルネックの特定・プロセス改善	個人の怠慢・不正の証拠収集
分析の視点	どの業務に時間がかかっているか	誰がサボっているか
社員の心理	正当な評価や過重労働の防止への安心感	疑われていると感じ、士気が低下

2. 業務のブラックボックス化を防ぐ

同じ担当者が業務を担当し続けた結果、独自の処理方法や判断基準が生まれ、他のメンバーが介入できないケースも少なくありません。業務可視化ツールは、PC操作ログを自動で記録するため、誰がどのような手順で仕事をしているのか把握できます。

課題	業務可視化ツールによる解決策
業務量の偏りが見えない	担当者別の作業時間とタスク数を定量分析
手順が共有されていない	操作ログから業務フローを自動生成
担当者で処理方法が異なる	複数担当者の作業を比較し、標準化すべき箇所を特定
引き継ぎ資料が十分でない	操作画面やクリック順序から正確なマニュアルを作成

3. 在宅勤務の稼働状況を把握できる

リモートワークでは、社員がどのような作業を行っているのか把握しにくいです。業務可視化ツールを導入することで、「Excelでの資料作成に3時間」「Web会議に2時間」「メール対応に1時間」といった詳細な内訳をパソコンの操作ログから確認できます。

非効率な作業に時間を奪われている部分もわかりますし、RPA導入や業務フローの見直しといった建設的な改善策を講じることが可能です。

4. PCログを活用して現場負担がない

業務改善プロジェクトで難航するのが、現状の把握です。業務内容のヒアリングや作業時間の記録は、現場にとって大きな負担になります。PCログを活用すれば、社員はいつも通り業務を進めるだけで、データが自動的に蓄積されます。

5. ファクトベースで人員配置できる

従来の人員配置は、現場からの訴えや管理職の経験則に頼りがちでした。それをデータドリブンでリソース不足やボトルネックを判断できるようになります。

業務可視化の成功事例3選

CASE1. 住宅設備機器卸売・施工におけるサンセキ株式会社の事例

住宅設備機器の卸売・施工を手掛けるサンセキ株式会社は、業務管理システムを導入して、業務フロー全体を見える化し、無駄な工数を浮き彫りにすることで作業効率を改善しました。このシステムの特徴は以下のとおりです。

特徴	活用方法	効果
業務状況の見える化	個人の仕事の進め方の確認	引き継ぎのルールが整い属人化が減った
見積もり・発注の一括管理	見積書作成から発注処理までの集約	担当者が不在でも内容をすぐ把握できる
売上データの可視化	売上・利益・利益率のレポート出力	経営判断に必要な数字がすぐ手に届く

従来は営業所や担当者ごとに書類のつくり方がバラバラで、必要なデータを探し当てるだけで時間がかかっていました。業務管理システムの導入後は業務フローが整理され、営業活動など本来注力すべき仕事に集中できる環境が整いつつあります。

プロワンでシンプルな業務フローを確立させることにより社員の定着を促し、大規模な事業拡大を目指す

CASE2. 建物修繕におけるジャパンホームシールド株式会社の事例

地盤調査や建物検査を主事業とするジャパンホームシールド株式会社は、業務可視化ができる案件管理システムを使って、案件の進捗状況を可視化、遅延・滞留を防ぎ、迅速な案件対応を実現しました。システムによる主な効果は次のとおりです。

特徴	活用方法	効果
案件フェーズ管理	ステータスのリアルタイム表示	遅れや滞留にすぐ気づけるようになった
協力会社管理	各社バラバラだった書式の統一	転記や書類づくりの手間が大きく減った
カスタムレポート	スタッフ・エリア別の分析レポート作成	数字にもとづいた次の戦略が立てられる

同社は協力会社やビルダーを管理するシステムがそれぞれ別々で、転記作業や集計に膨大な時間をとられていました。システム導入で情報を1箇所にまとめたことで、少ない人数でもより多くの案件をさばけるようになっています。

「唯一無二の協力会社管理システム」管理コストの大幅削減を目指す

CASE3. 塗装・防水・リニューアル工事における日成工業株式会社の事例

塗装工事を軸に防水・リニューアル工事も手掛ける日成工業株式会社は、オールインワンシステムによって案件の進捗や業務量をカンバンボードで見える化することで、会社全体の状況を把握しました。システムによる主な効果は次のとおりです。

特徴	活用方法	効果
カンバンボード	各案件がどのフェーズにあるか表示	案件数と業務量をひと目で把握できる
案件登録機能	引き合いから施工完了までの一連の記録	情報が個人に閉じず組織で共有される
ワークフロー設定	自社の業務手順に合わせたカスタマイズ	現場のやり方に寄り添った柔軟な運用

以前は担当者個人が案件を抱え込んでいたため、対応が後手に回りクレームにつながりやすい状態でした。オールインワンシステムの導入で、どこで誰がどの案件を動かしているかが会社として見渡せるようになっています。

現場も組織も、共に進化し続ける！一歩先の働き方へ

業務可視化ツールの選び方

1. 導入目的を明確にする

「何を可視化したいか」「どのような課題を解決したいか」を明確にし、目的に適した機能を持つツールを選ぶことが重要です。

目的	適した機能
労務管理の適正化	PCログ取得・業務データ収集
進捗の把握	タスク管理・スケジュール管理・カンバンボード
業務プロセスの改善	BPM・フロー図作成・レポート分析

2. 集計する情報のレベルを決める

例えば、見積書作成の改善なら、「依頼から提出まで何日かかるか」という業務全体の流れか、「担当者のExcel操作に何分かかるか」という個人作業の内容を分析したいのかで、選ぶべきツールは変わります。

他にも「ボトルネックは部署単位と作業単位のどちらか」「プロセス設計より個々の作業手順を改善するか」「RPA化やマニュアル作成まで視野に入れているか」は、事前にある程度認識しておきましょう。

3. セキュリティとプライバシーに配慮する

業務データには機密情報が含まれることも多く、セキュリティ対策は必須です。さらに社員の心理的負担に配慮した機能があるとより望ましいでしょう。

確認項目	詳細
データの保存場所	国内か海外か、機密性の高いデータを扱う場合はオンプレミス対応の有無も確認する
暗号化対応	通信時（SSL/TLS）だけでなく、保存のデータ暗号化にも対応している
アクセス権限管理	閲覧できるデータを役職や部署ごとに制限できる
第三者認証の取得状況	ISO27001やSOC2など、セキュリティに関する第三者認証を取得している

4. サポート体制を確認する

IT専任担当者がいない企業では、導入ハードルの低さが重要です。クラウド型かエージェント型か、テンプレートや設定の自動化があるか、管理画面は直感的に使えるかなどを確認しましょう。

サポート面では、操作説明だけでなく業務改善の視点からアドバイスしてくれるコンサルティング型のサポートがあると、ツールの効果を最大限に引き出せます。

タイプ別業務可視化ツールおすすめ4選

1. 時間の使い方を可視化するツール

従業員のPC操作を自動で記録し、働き方の傾向を客観的なデータで把握できます。労働時間の適正管理や業務ごとの所要時間やコストを分析したい企業に適したタイプです。

サービス名	月額料金（1名あたり・税込）	特徴	効果
MITERAS仕事可視化	210円～	1分単位のPCログ取得により、勤務時間と作業時間の突合ができる	サービス残業の防止や、テレワーク時の隠れ長時間労働の発見
Qasee	要問い合わせ	操作ログから業務データを自動収集し、ストレスや負荷状況まで分析	管理者によるチームの状態把握や社員のセルフマネジメントを促進
TimeCrowd	要問い合わせ	ボタンひとつでタスクの作業時間を計測できるシンプルなツール	チーム全体の工数管理や原価計算が容易に

※ 月額料金は一般的なプランにおける価格設定
※ 2026年4月時点

2. 進捗・タスクを可視化するツール

タスクの担当者や期限を明確にし、プロジェクト全体の見える化を実現します。プロジェクト全体の状況やメンバーの負荷状況を把握したい企業に適したタイプです。

サービス名	月額料金（1名あたり・税込）	特徴	効果
Asana	1,320円～	タスクの依存関係やプロジェクトの進捗を、リストやボードなど多彩な形式で可視化	ワークフローの自動化機能で定期作業を自動化し、社員の負荷を軽減可能
Backlog	99円～	国産のプロジェクト管理ツール。ユーザー数無制限の定額制が魅力	ガントチャート、掲示板、Wikiなどが一つに凝縮され、UIが使いやすい
Smartsheet	要問い合わせ	Excelのような操作感で、プロジェクト管理や自動化ワークフローを構築可能	慣れ親しんだ形式で管理しつつ、ダッシュボード機能で経営指標や全体進捗も高度に可視化

※ 月額料金は一般的なプランにおける価格設定
※ 2026年4月時点

3. 業務フロー・手順を可視化するツール

業務フローの可視化により、改善すべきポイントを明確にできます。ボトルネックの特定や業務標準化を進めたい企業に適したタイプです。

サービス名	月額料金（1名あたり・税込）	特徴	効果
octpath	150円～	業務フロー図の作成から進捗管理までをカバーする	誰が次に何をすべきかが明確になり、業務の滞留を防ぐ
Ranabase	264円～	業務フロー図作成に特化。テンプレートが豊富で初心者も使いやすい	プロセスの棚卸しから改善分析まで可能
Lucidchart	1,430円～	直感的なドラッグ＆ドロップで、フローチャートや組織図を簡単に作成	リアルタイム共同編集に強く、複雑な業務フローも議論しながら共有可能

※ 月額料金は一般的なプランにおける価格設定
※ 2026年4月時点

4. 業務全体を可視化する業務管理システム

プロワンは、顧客情報から案件の進捗、原価管理までを一元的に可視化し、データに基づいた経営判断をサポートします。設備工事・リフォーム・ビルメンテナンスなど、現場業務に特化したシステムです。

利用カテゴリ	具体的な機能
営業	顧客データ管理、進捗可視化、営業履歴など
現場	業務標準化、スケジュール管理、写真・ファイル管理など
経営	利益分析、リアルタイムダッシュボードなど

顧客管理から見積もり、施工進捗、請求・入金までを共有できる点が特徴です。現場アプリから報告するだけでデータが自動で蓄積され、ダッシュボードで売上・原価・案件別の利益率を可視化できます。

業務可視化ツールでよくある質問

── 費用対効果の説明はどうすればいい？

導入提案には、数字で効果を示すことが重要です。以下のステップで試算しましょう。

ステップ	内容	例
1. 現状把握	課題にかかっているコストを算出する	月200時間×時給2,500円＝月50万円
2. 目標設定	削減率と削減額を試算する	30%削減→年間180万円削減
3. 費用算出	初期費用＋ランニングコストを出す	初年度140万円
4. 回収期間	削減額と投資額を比較する	初年度で回収、2年目以降は年間120万円の効果

最もわかりやすいロジックは、残業代の削減効果です。「月額1人あたり数百円のツール導入により、月平均5時間の残業代（15,000円相当）を減らせる」という試算は、魅力的な投資案件となります。

──  業務可視化ツールと勤怠管理システムの違いは？

目的と把握できる情報が異なります。勤怠管理システムと業務可視化ツールを連携すれば、申告された勤務時間と業務実態を照合でき、正確な労務管理が可能になります。

項目	勤怠管理システム	業務可視化ツール
主な目的	労働時間の記録・集計	業務内容・作業状況の把握
わかること	出勤・退勤日時	業務時間中の行動
主な用途	給与計算・労働時間管理	業務改善・生産性分析

──  従業員に監視と思われない説明は？

監視ではなく「業務改善、働きすぎの防止、公平な評価」のためであることを強調し、ポジティブな目的を共有しましょう。取得するデータの範囲や利用目的を明示し、プライバシーに配慮した運用ルールを策定することで、不安を軽減できます。

── テレワーク環境でのセキュリティは？

タイトルや使用時間のみを記録する仕様のツールを選ぶのが一般的です。逆に「キーロガー」のように文字情報そのものを記録する機能は、プライバシー侵害のリスクが高くなります。また、多くの業務可視化ツールは通信の暗号化やデータの国内保管など、高度なセキュリティ対策が施されています。

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