「以前は進捗管理に入力しなければわからなかった案件が、今では全部プロワンを通すので見えてくる」
第一営業部で新規開拓・リフォーム営業の統括や現場対応のスピード向上を担当されている松尾様と、総務部でシステム・経理を中心に販売管理の一元化などDX推進を担当されている前田様のお二方に詳しくお話を伺いました。
ガスの供給から住宅リフォームまで── 1959年創業、暮らしまわりをワンストップで
── 貴社の沿革・事業内容について、簡単に教えていただけますでしょうか。
松尾様：1959年7月に創業しました。その背景には、1957年に諫早市を襲った大水害があります。創業者は、自らも被災するなかで「薪からガスへエネルギーを転換することで、より安全で利便性の高い暮らしを支えたい」と考え、都市ガス事業の立ち上げを決意しました。その後、諫早市を中心に供給エリアを拡大しながら、地域の生活インフラを支える企業として事業を発展させてきました。
現在は都市ガス・LPガスの供給に加え、給湯器などのガス機器販売・設置、住宅リフォームまでワンストップで提供しています。お客様のご要望に応じて、ガス関連以外の設備やサービスもご提案しています。
── 案件元の割合はどのような構成でしょうか。
松尾様：第一営業部は新築案件が中心です。以前はハウスメーカー様が4〜5割ほど、地場工務店様が3割ほどという構成でしたが、この1年で割合が変わってきました。資材高騰の影響で新築の需要が落ち込んでおり、ハウスメーカー様は3割ほどまで減り、地場工務店様が4〜5割と、ほぼ逆転している状況です。
第二営業部は個人のお客様の対応が中心で、修理や交換といった内容が多くなります。全社の件数ベースでは、個人のお客様が6割前後、公共・工業は合計でも1割に届かないかなという感覚です。月間の案件数は、小口も含めて200〜300件ほどで、時期によって増減します。
── 従業員数とそれぞれの部署の役割について教えていただけますでしょうか。
松尾様：従業員はおよそ130名です。第一営業部は新規開拓やリフォーム、第二営業部は保守対応や機器の入替が主な担当です。業務部は自社資産（ガス本管など）の管理を担い、八代支店は第一・第二営業の機能を持つ拠点として地域をカバーしています。カスタマーセンターはお電話の一次対応、総務部はシステム・経理など会社全体の管理業務を幅広く担当しています。
分散管理と紙の回覧からの脱却── 情報の一元化とペーパーレスへ
── プロワン導入前の体制について教えてください。
前田様：Excelと、見積もり・請求向けの基幹システム、社内の情報共有ツールの3本立てで運用していました。見積書・請求書は基幹システムで作成したのち、紙での回覧。案件の進捗報告はクラウドツールを利用していました。実際の工事依頼も紙のやり取りをしており、ペーパーレスには至っていませんでした。
── プロワン導入前にはどのような課題がありましたか。
前田様：システムが複数に分かれていたため、同じ顧客・案件情報を重ねて入力する場面が多く、登録漏れや更新のずれが出やすい状況でした。回覧も紙で行っていたため、どこで止まっているか確認する手間がかかっていた点も課題感としてありました。
見積もりから進捗まで1つに──「システムに入っていない案件」がなくなった
── ほかのシステムではなく、プロワンを選んだ理由にはどういったものがありましたか。
前田様：もともとは会計をはじめ、いろいろなシステムの連携をどうするかというところから検討が始まりました。最終的な決め手は、営業に関わる業務を全て1つのシステムで完結させられることです。いくつか比較しましたが、当時抱えていた課題を一番解決できそうだと感じました。
── 実際に業務のどのような場面でプロワンが利用されていますか。
前田様：販売に関する業務については、できる限りプロワンに統一しています。案件の受付から見積もり・請求・発注・精算・入金までを進捗管理も含めて一貫して管理しています。お客様が紙に依存していなければ、メール等での見積書・請求書の発送もできるため、法人のお客様については一部ペーパーレス化も図れています。
請負契約書についても、以前はExcelで作成していたため、お客様情報等の入力が重複作業となっていました。一方、プロワンではある程度自由にレイアウトを作り込め、登録されているデータもそのまま利用できるため、プロワンでの作成に移行しました。
── 導入から1年が経ち、社内の使い方に変化はありましたか。
松尾様：一番大きいのは、案件の進捗が見やすくなったことです。システムが1つになったことで、見積もりを提出するにはプロワンへの登録が必須となりました。そのため、すべての営業案件が登録されることとなり、案件一覧機能でフィルターをかければ、見たい条件の一覧をすぐ作成できます。
更新日順等での並び替えも容易なため、例えば「受付から見積もりを提出するまでが遅くないか」「見積もりを出した後のフォローがなされているか」などの、今まで管理できていなかった部分についても確認できるようになりました。また、リマインダー機能もあるので、あらかじめ決めたルールに該当する案件を日次・週次で通知・確認することもできています。
── 見えるようになった情報は、今後どのように活用されていく予定ですか。
松尾様：今まで把握できていなかった失注案件等については、当社の対応に問題がなかったかなど、原因を分析し、改善につなげていきたいです。
── プロワンで特に魅力に感じている点はありますか。
前田様：一番は、見積もり・請求から案件の進捗までを同じ基盤で管理できることです。二重入力や登録漏れがなくなりますし、これまで見えていなかった案件まで含めて全体を把握できるようになりました。
松尾様：プロワンの導入で対応が速くなれば、お客様への好印象につながり、より多くの案件に向き合えるはずだと期待しています。
また、今までは修理から機器の入替になった際に、修理担当は見積もり業務に不慣れであったため、営業担当への案件引継ぎを行っていました。プロワンでは見積もりテンプレートをうまく活用することで要点を押さえることができ、ワンストップの営業活動というのも促進できました。
見積もりテンプレート
よく使用する見積もりのテンプレートをあらかじめ作成し、複数登録しておくことが可能です。見積もり作成時にテンプレートを選択するだけで見積書が完成します。
── ご提案から運用開始までの担当者の対応についてはいかがだったでしょうか。
前田様：対応も早く、こちらの質問にも丁寧に答えていただけました。提案段階でも、できること・難しいことをわかりやすく示してくださり、導入時も柔軟にご対応いただいた印象です。
松尾様：定例や打ち合わせの頻度についても、根気強くお付き合いいただき感謝しています。社内では既存システムに加えて新しくプロワンが入ることに最初は戸惑いもあり、皆苦戦していましたが、3日間のトレーニングや録画資料など、手厚いサポートに助けられました。オンライン中心の進行は世代的に慣れない面もありますが、進行のスピードを考えると必要だと感じています。
レスポンスを武器に── 定着を進め、売り上げ1.5倍を目指す
── 今後の事業展望を教えてください。
松尾様：プロワンの導入で、事務所内の作業時間をしっかり圧縮し、外での活動時間をより確保していきたいと考えています。対応スピードが上がれば受注の機会も増え、競合環境でも優位に働くのではないかと期待しています。売り上げはまず1.5倍を目標に、ゆくゆくは倍増も目指せればと思っています。リフォームや機器販売でも、提案や交渉に時間を使える体制へとシフトしていきたいですね。
前田様：そのためにも、まずは全社での定着を進める段階だと思っています。外出先での活用も当初から理想として掲げていたのですが、現状はまだこれからです。案件登録に時間がかかるので持ち歩かない、という声もありました。ただ、これは慣れの部分も大きいと思うので、移動中や待ち時間を有効に使えるようになれば、利便性はもっと上がるはずです。ミツモアさんに相談しながら改良を進めているところです。
── 今後プロワンにどのようなことを期待していますか。
前田様：これまで現状の業務に合わせてカスタマイズを重ねてきたのですが、「ここに入力したら自動で反映されるようにならないか」という声もいくつか挙がるようになってきたので、入力の手間を減らす自動化がさらに進むと助かります。当初思い描いていた一元化にさらに近づけるよう、今後も少しずつ改善を進めていきたいと思っています。
プロワンの導入はカスタマ－サクセスのスタ－トにすぎません。導入後、プロワンは導入企業様と伴走し、事業成長というゴ－ルに向かって全力で支援します。
