今回は、プロパティマネジメント部 部長 森島様、リフォーム担当 伊藤様、解約担当 齋藤様にお話を伺いました。
1963年創業、1万1000室を管理する総合不動産会社
── はじめに、貴社の事業内容と皆様の役割についてお聞かせください。
森島様：弊社は1963年の創業以来、賃貸管理を中心に売買、建築といった事業を展開する総合不動産会社です。現在、約1万1000室の賃貸物件を管理しており、2030年までに管理戸数を1万5000室へ拡大することを目標に掲げています。
伊藤様：私はリフォーム事業部の担当として、原状回復工事を中心としたリフォーム案件全般のマネジメントを行っています。
齋藤様：私は解約業務を担当しており、入居者様の退去立会から精算までを管理しています。
── プロワンを活用されているのは、賃貸管理とリフォームの部門ですね。月間どれくらいの案件を扱っていらっしゃいますか。
伊藤様：管理物件における原状回復やリフォームの案件数は、通常期で月平均120件、引っ越しシーズンである2〜3月の繁忙期には150〜200件にのぼります。
── 協力会社様との体制はどのようになっていますか。
伊藤様：原状回復工事やリフォームを実際に施工していただく協力会社様が10社ほどございます。物件ごとに担当の業者様が決まっており、プロワン内では協力会社様へ職人用ライセンスを数多く発行して、密に連携を取りながら業務を進めています。
4つに分断された業務アプリ、追えないチャット履歴
── プロワン導入前は、どのような課題を抱えていらっしゃいましたか？
伊藤様：以前は他社の業務管理ツールを利用していたのですが、リフォーム業務だけでも4つのアプリケーションに業務が分断されていました。具体的には、案件の大元となる「工事概要」、業者様向けの「見積書作成」、オーナー様向けの「見積書作成」、そして「発注書発行」と、業務工程ごとにアプリが分かれていたのです。
── 業務ごとにアプリが分かれていると、現場ではどのような問題が起きていたのでしょうか。
伊藤様：チャットや履歴がアプリごとにバラバラに残ってしまうのが一番の問題でした。協力会社様への閲覧権限を制御するためにアプリを分けていたのですが、その結果「どのアプリの、どの案件で、どのコメントを残したか」が個人の判断に委ねられていました。
たとえば、現地訪問する立会担当者様が「工事概要」アプリにメモを残しても、発注を担う担当者は「発注」アプリ上で同じ案件についてコメントしている。同じ案件についての情報なのに、「金額や内容が微妙に異なる二重コメントが発生する」「どちらの情報を信用すべきかわからない」という事態も起きていました。
齋藤様：チャットの場所が分かれていたことで、過去の経緯を追うのにも時間がかかりました。「あの案件のやり取りはどこで残したか」を担当者ごとに探し回る必要があり、情報のキャッチアップが非効率でした。
── システム面ではどのような不安があったのでしょうか。
伊藤様：アプリが多岐にわたっていたため、1つのアプリで設定を変更すると、別のアプリで閲覧権限のエラーが発生したり、大元の「工事概要」アプリが見えなくなってしまうといった、思わぬ影響が連鎖して発生することがありました。不具合の修正対応は自社の社員で行っていたため、休日や緊急時は即時対応が難しく、案件が2〜3日停滞してしまうこともありました。
求めていた「業務全体を1本化できる仕組み」がプロワンにあった
── 数あるシステムの中から、プロワンを選ばれた理由は何だったのでしょうか？
伊藤様：きっかけは、プロワンのご担当者様からのお電話でした。それまで業界全体のサービス事情を詳しく把握していなかったので、初めて「こうした不動産・建設業界向けのシステムがあるのか」と認識したような状態でしたね。そこから他社のサービスも含めて3社ほどを比較検討しました。
最終的にプロワンを選んだ理由はシンプルで、私たちが解決したい課題に最も近い形で応えてくれるシステムだったからです。特に、見積・発注・チャット・写真管理といった業務全体を1つの案件画面で完結できる点に魅力を感じました。
見積も発注もチャットも1つの画面に。協力会社との連携が加速
── 現在、プロワンをどのような業務で活用されていますか。
伊藤様：リフォーム業務では、見積書作成、発注、ファイル管理、協力会社とのチャットを中心に活用しています。これまでアプリごとに分散していた業務が、案件単位で1つの画面に集約されたので非常に見やすくなりました。
齋藤様：解約業務では、退去立会のスケジュール管理と電子書面の発行でプロワンを活用しています。
── まず、業務の一元化によって得られた効果について教えてください。
伊藤様：何より大きいのは、チャット欄が案件ごとに1つに統一されたことです。以前は「どのアプリにコメントすべきか」を判断する必要がありましたが、今はその判断自体が不要になりました。過去のやり取りも時系列で追えるので、業者様とのコメント重複や無駄な確認作業が大幅に減ったと感じています。
── 協力会社の皆様にもライセンスを展開されていますが、現場の手応えはいかがですか。
伊藤様：協力会社様からも、業務効率の改善を実感する声が届いています。たとえば、現場でタブレットから見積書を作成して、その場で提出するという働き方ができるようになりました。以前のシステムはスマホでも見積作成は可能でしたが、画面が見づらく操作性も難しかったため、結局は事務所に戻ってPCで作業せざるを得ませんでした。
現在は、全体の約30%の見積が現場で作成されています。移動中や立会の合間に作成できるので、立会担当者様の事務作業の負担がかなり軽減されたと感じています。
── 見積作成業務にはどのような変化がありましたか。
伊藤様：見積書1件あたりの作成時間が、約30分から約20分へと約30%前後短縮されました。さらに、これまで平均で2.5〜3日かかっていた見積提出のリードタイムが、現在は1.5〜2日にまで短縮されています。
写真・スケジュール管理も大幅に改善。退去立会時に必要な書類の約80%を電子化
── 写真管理についてはいかがでしょうか。
伊藤様：写真機能はかなり改善された実感があります。以前は現場で写真を開く際にデータが重く、表示までに時間がかかっていました。プロワンでは写真がスムーズに開くため、ビフォーアフターの比較も現地でその場で行えます。傷のチェックや不具合箇所の確認が滞りなく進むので、退去立会時のお客様への案内もスムーズになり納得感のある説明を出来るようになりました。
── 退去立会では電子書面の機能も活用されているとお伺いしました。
齋藤様：はい。これは個人的にプロワンで最も助かっている機能です。これまでは退去立会の際に、紙の書面で入居者様から金額の承諾サインをいただいていましたが、現在は約80%を電子化できています。入居者様にも同じデータがその場で残り、送信履歴もデータとして保存されるため、紙をなくしたり濡らしたりといった物理的なトラブルがなくなりました。
── スケジュール管理についてはいかがですか。
伊藤様：協力会社様への依頼について、案件のフェーズで「今ボールがどちらにあるか」が一目で分かるようになったのは大きな改善点です。以前は予定をカレンダーに入れても、それが調整中の仮日程なのか、確定した日程なのかが判別できず、「業者様が現地に来てくれていなかった」といったトラブルもありました。プロワンでは調整中か確定済みかが画面上で明確に管理されるため、こうした行き違いが減りました。
1万5000室の管理を見据え、業務効率化と現場連携をさらに加速
── 今後の事業展望とプロワンへの期待をお聞かせください。
森島様：弊社は2030年までに管理戸数を1万5000室まで拡大することを目標としています。そのために、属人化している業務や非効率な業務には積極的にシステム投資を行い、生産性の高い働き方を実現していきたいと考えています。
その一環として、直近では修繕部門でも新たにプロワンの活用を開始しました。修繕業務に必要な画面や機能が業界の実態に即して仕上がっていたこと、そしてAIによる見積もり業務の効率化が見込めることが決め手となっています。
特に期待を寄せているのがAI OCR機能で、協力会社様からいただく見積もりをそのまま取り込み、自社からお客様にお出しする見積もり書を効率的に作成できる点を評価しています。AI活用も含めたプロワンのさらなる活用で、グループ全体の業務生産性を引き上げていきたいと考えています。
伊藤様：プロワンには今後も、私たちの現場に寄り添った機能改善を期待しています。
プロワンの導入はカスタマ－サクセスのスタ－トにすぎません。導入後、プロワンは導入企業様と併走し、事業成長というゴ－ルに向かって全力で支援します。
