「承認待ちで2日経った……」
「ハンコのために出社しないと」
ハンコが非効率とわかっていても、手間を考えると廃止できない人も多いです。そこで脱ハンコのメリットから、依存度チェック、2つの成功事例、失敗しない導入の3ステップ、おすすめツールまで、脱ハンコのロードマップを見ていきましょう。
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脱ハンコはなぜ？3つのメリット
脱ハンコとは、紙の書類に物理的な印鑑を押すという従来の承認プロセスを、電子署名や電子印鑑などのデジタル技術に置き換える取り組みを指します。
政府が2020年に打ち出した「書面・押印・対面原則の撤廃」により、押印を求める行政手続きの99.4%で押印を廃止する方針が示されました（※1）。この流れを受けて、民間企業でも急速に脱ハンコが進んでおり、2022年1月には電子契約を利用している企業が69.7%に増えています（※2）。
ただし、一部の企業では「何となく電子化すれば良い」という漠然とした理解にとどまっていることも実情です。脱ハンコで実現できる業務改善は、大きく分けて3つの領域に及びます。
| 領域 | ハンコの課題 | 脱ハンコの効果 |
|---|---|---|
| 1. 承認スピードの向上 | 承認待ちで数日の遅延 | リアルタイムでの承認完了 |
| 2. リモートワークの実現 | 出社必須の承認作業 | 場所を選ばない業務遂行 |
| 3. 直接的なコストの削減 | 印刷、郵送、保管コスト | 年間数十万～数百万円の削減 |
※1 内閣府「河野内閣府特命担当大臣記者会見要旨」2020年11月13日
※2 一般財団法人日本情報経済社会推進協会「JIPDECとITRが『企業IT利活用動向調査2022』の結果を発表」2022年3月17日
メリット1. 承認スピードの向上
従来の紙ベースの承認プロセスでは、書類が承認者の間を回るだけで数日かかることも珍しくありません。部長が出張中なら1週間待ち、役員の承認となればさらに時間を要するという状況は、多くの企業で日常的に発生しています。
脱ハンコを実現すると、承認プロセスが最短数分で完了するようになります。承認者が出張先や自宅からでも決裁できるため、不在による待ち時間もなくなります。
メリット2. リモートワークの実現
「テレワークを推進したいが、結局ハンコのために週1回は出社している」という声は、今でも一部の企業から聞かれます。押印や紙の書類の処理が残る限り、完全な在宅勤務には切り替えられません。
脱ハンコは、このようなハンコ出社を完全になくし、真の意味でのリモートワークを可能にします。電子契約システムやクラウド型ワークフローシステムを導入することで、以下のような波及効果が生まれます。
リモートワークの波及効果
- 地理的制約なく全国から人材採用が可能になる
- 通勤時間ゼロでワークライフバランスが向上する
- 従業員満足度が向上し、離職率が低下する
- 災害時でも業務継続が強化される
- 固定席を減るためにオフィスコストの削減される
メリット3. 直接的なコストの削減
コスト面でも大幅な改善が見込めます。具体的な削減項目を見てみましょう。
コストの具体的な削減例
- 印刷費用（A4用紙1枚約2円×年間10万枚＝20万円）
- インク・トナー代（年間約20万円）
- 郵送費（速達・書留含め年間約50万円）
- 印鑑購入・管理費（年間約6万円）
- 書類保管スペース賃料（月2万円×12カ月＝24万円）
上の例を合計すると、年間120万円のコストを削減できる計算です。さらに、承認待ちによる機会損失や押印のための移動時間、書類を探す時間といった見えないコストを含めると、その経済効果は計り知れません。
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脱ハンコすべきかチェックリスト
自社がどの程度紙に依存しているか、客観的に把握することが脱ハンコの第一歩です。以下のチェックリストで、現在の紙依存度を確認してみましょう。12～16点はランクC、17点以上はランクDで、早めの電子化が必要です。
自社の契約業務がどの程度アナログ手法に依存しているかを診断します
※ 実際の状況は条件によって異なる場合があります。本診断結果はあくまでも目安としてご利用ください。
紙の承認プロセスを電子化した事例2選
CASE1. 退去立会の紙の承諾サインを約80%電子化
解約担当 齋藤様
導入前の悩み
これまでは退去立会の際に、紙の書面で入居者様から金額の承諾サインをいただいていました。
解約担当 齋藤様
導入後の変化
現在は約80%を電子化できています。入居者様にも同じデータがその場で残り、送信履歴もデータとして保存されるため、紙をなくしたり濡らしたりといった物理的なトラブルがなくなりました。
解約担当 齋藤様
現場で起きた主な出来事
- 現場でタブレットから見積書を作成して、その場で提出するという働き方ができるようになった
- 傷のチェックや不具合箇所の確認が滞りなく進むので、退去立会時のお客様への案内もスムーズになり、納得感のある説明をできるようになった
- 過去のやり取りも時系列で追えるので、業者様とのコメント重複や無駄な確認作業が大幅に減ったと感じている
※ プロワン導入事例「シマダハウス株式会社」2026年10月
CASE2. 紙の回覧から、書類をすぐ通知できる形に
冨野様
導入前の悩み
実行予算や見積書は営業が内容をまとめ、メンテナンス部がExcelで書類作成し、紙で部長に回して承認をもらうワークフローでした。かなり手間と時間がかかっていました。
冨野様
導入後の変化
紙でのやり取りが少なくなり、情報の伝達や共有がリアルタイムでできる点がとても便利です。たとえば、書類のやり取りがこれまで対面やメール中心だったのに対し、プロワンではすぐに通知できるので、時間短縮やミス防止につながっています。
冨野様
現場で起きた主な出来事
- 以前は対面や紙でやり取りしていた内容も、プロワン上で一元管理ができるようになった
- 営業3部では写真管理や見積依頼（メンテナンス部への受け渡し）、メンテナンス部では見積作成や実行予算作成にプロワンを主に使っている
押印を廃止するまでの3ステップ
STEP1. 対象業務の洗い出しと目標設定
脱ハンコの第一歩は、現状把握です。すべての押印業務を1度に電子化するのではなく、現場の状況を組みとり、優先度を付けてから進めます。
現状把握の手順
- 1カ月間の「押印記録シート」を作成します。
- 各部署で「書類の種類、月間の処理件数、承認にかかる平均時間、法的要件の有無、取引先の対応可否」といった記録を取ります。
- 押印記録シートをもとに、優先度を付けます。
優先度は稟議申請のように「難度が低い×承認数が多い」を最優先としましょう。毎月の申請数が数百ありながら切り替えは簡単なため、インパクトが大きいです。次に契約書のように「難度が高い×承認数が多い」は段階的に切り替えていきます。
| 承認数が多い | 承認数が少ない | |
|---|---|---|
| 難度が低い | 〇最優先（稟議申請など） | △後回し（採用書類など） |
| 難度が高い | △段階的（契約書など） | ✕対象外 |
目標設定をするときは「承認時間を○%短縮する」「コストを年間○万円削減する」とします。このような明確な目標があることで、導入後の効果測定も容易になります。
STEP2. 法的要件の確認と社内規定整備
脱ハンコで最も慎重になるべきは、法的な有効性の確保です。2001年に施行された「電子署名法」により、電子署名も法的に有効となりましたが、書類によっては電子化に条件があります。
以下の書類は長く紙が必要でしたが、法改正で条件付きで電子化できるようになりました。
電子化に条件がある書類
- 事業用定期借地権設定契約書（公正証書が必要・2025年10月から電子化）
- 任意後見契約書（公正証書が必要・2025年10月から電子化・公証人との対面が必要）
- 訪問販売等で交付する書面（2023年6月から電子化・消費者の承諾が必要）
契約は署名がなくても成り立ちますが、次の要件を満たす電子署名があれば、本人が作った文書と推定されます。
電子署名法の要件
- 署名者が本人であることの証明
- 署名後に内容が変更されていない非改ざん性の確保
電子契約サービスには、サービス事業者が署名する「立会人型」もあり、自社で電子証明書を用意しなくても使えます。特に重要なのは、取引先への説明資料の準備です。法的根拠や安全性について、わかりやすく説明できる資料を用意しておくことで、スムーズな移行が可能になります。
STEP3. 関係部署への説明と合意形成
最後のステップは、社内外のステークホルダーとの合意形成です。どんなに優れたシステムを導入しても、使う人の理解と協力がなければ成功しません。部署別に説明会を実施し、それぞれの立場に応じたメリットを強調します。
| 部門 | 説明する例 |
|---|---|
| 営業部 | 契約スピードアップによる成約率向上 |
| 経理部 | 請求書処理の効率化と残業削減 |
| 総務部 | 書類保管スペースの削減 |
| 管理職 | どこからでも承認可能な利便性 |
説明会では実際のデモンストレーションをして、操作の簡単さを体感してもらうことが重要です。また、移行期間中は紙と電子の併用期間を設け、段階的に電子化率を高めていく方法が効果的です。取引先向けには無料トライアル期間を設けて、実際に使ってもらうことで利便性を実感できます。
脱ハンコができるおすすめ3サービス
サービス1. 中小企業向けの電子契約システム
従業員50名以下の中小企業にとって、高額な初期投資は大きな負担となります。そこで重視すべきは、月額料金の安さと導入の手軽さです。
料金重視のときのチェック項目
- 初期費用0円
- 月額1万円以下の基本料金
- 従量課金制（使った分だけ支払い）
- 無料トライアル期間あり
- 日本語サポート充実
例えば「マネーフォワードクラウド契約」は法人向けが月額料金2,728円から利用できます。また、中小企業の場合、まず社内文書から電子化を始めることをおすすめします。社内文書なら取引先との調整が不要で、効果もすぐに実感できます。
※ 2026年9月時点
サービス2. 中堅・大企業向けの電子契約システム
中堅・大企業では、すでに基幹システムやCRM、ERPなどが稼働しているケースが大半です。このような企業では、既存システムとの連携の充実度が最重要ポイントとなります。
既存システムとの連携で重視する機能
- 基幹システムから受発注データを自動で取り込める
- CRMの顧客情報と契約情報を一元管理できる
- 会計システムとの連携して、請求書データの自動転記できる
- ワークフローシステムとの連携して、承認フローの自動化できる
- 文書管理システムとの連携して、契約書を自動保管できる
例えば「クラウドサイン」や「freeeサイン」は統合型の法務サービスであり、システム連携はもちろん、一括送信機能やテンプレート機能も備わっています。また、セキュリティ面では「ISO27001認証取得、IPアドレス制限機能、二要素認証対応、監査ログの長期保管」の要件を満たすことが必須です。
※ 2026年9月時点
サービス3. 全業務をつなぐオールインワンシステム
プロワンは、営業、現場、経営に必要な全機能を1つのプラットフォームで提供し、紙、Excel、メールでの情報共有から脱却することで、一気通貫のデータ連携を実現します。
