「帳簿上はあるはずなのに、現物が見当たらない…」
「資材管理をしたいが、フォーマットがわからない」
手書きや個人の記憶に頼った管理に危機感を覚えている方は多いです。即導入できる4種類の無料テンプレートから、必要な入力項目、Excel管理の限界点、おすすめの資材管理システムまで、具体的な解決策を紐解いていきましょう。
CONTENTS
資材管理の無料エクセルテンプレート
用途に合わせて選べる4種類のExcelテンプレートです。
| 機能 | 特徴 | おすすめの利用シーン |
|---|---|---|
| シンプル | 在庫数のみを管理、基本項目のみのシンプル設計 | 資材の種類が少ない事業所や、エクセル管理を初めて導入する場合 |
| アラート機能 | 在庫が発注点を下回ると自動でアラート表示される高機能テンプレート | 発注漏れを防ぎたい場合や、確実な資材管理をしたい企業 |
| 履歴管理 | 入庫・出庫の履歴を記録し、在庫数を自動計算 | 資材の動きを時系列で追跡したい場合や、複数人での資材管理を行っている企業 |
| 建設現場 | 案件と資材の出庫を関連づけ、全体の在庫数や案件ごとの使用量を自動集計 | 資材の使用量を工事案件ごとに管理したい建設業・現場向け |
資材管理エクセル（シンプル）
小規模な倉庫や品目数が限られた拠点では、在庫数のみを管理するタイプが実用的です。資材名と現在の在庫数を一覧表示するシンプルな構造なので、Excelに不慣れな担当者でも抵抗なく入力できます。ただし、履歴は残らないため、過去の使用実績を分析したい場合には不向きです。
資材管理エクセル（アラート機能）
発注点を設定でき、在庫が発注点を下回ると自動でセルの色が変わり、「要発注」と表示されます。リードタイムも入力できるので適切なタイミングでの発注が可能です。
資材管理エクセル（履歴管理）
入出庫の動きを記録しておきたい現場には、履歴を残せるタイプが適しています。日付・担当者・入庫数・出庫数を時系列で記録し、現在庫数を自動計算するできます。履歴が蓄積されると、過去の発注タイミングや消費ペースを可視化できるようになります。
資材管理エクセル（建設現場）
建設業では、資材の使用量を工事案件ごとに紐付けて管理することが求められます。資材使用履歴に案件番号を入力して、どの現場で何をどれだけ使ったかを記録し、案件ごとの資材使用量も自動集計できます。
資材管理表に必要な項目一覧
基本情報
似た名称の資材が複数ある場合、型番やメーカー名まで記録しておかないと、発注ミスや誤出庫につながります。社内で一意の管理番号を割り振ることで、検索性が高まり、間違いも防げます。
| 項目名 | 説明 | 記入例 |
|---|---|---|
| 管理番号 | 資材を一意に識別するためのコード | A-001、B-002 |
| 品名 | 資材の名称 | ボルトM8×20、コピー用紙A4 |
| 規格・仕様 | サイズや型番などの詳細情報 | φ8mm、500枚入り |
| 単位 | 数量の単位 | 個、本、箱、kg |
| 現在庫数 | 現時点の在庫数量 | 150 |
| 単価 | 1単位あたりの価格 | 50円、1,200円 |
必要項目
「単位は必ず漢字で入力」「備考欄には入出庫理由を記載」など、入力ルールを決めておくことで、データの一貫性を保てます。また、資材の種類が増えてくると、「在庫はあるが、どこにあるかわからない」という事態が発生することがあるため、この対策としてはロケーション情報の記録が有効です。
| 項目名 | 説明 | 用途 |
|---|---|---|
| 発注点 | この数量を下回ったら発注する基準値 | 欠品防止 |
| 発注単位 | 発注時の最小ロット数 | 発注業務の効率化 |
| リードタイム | 発注から納品までの日数 | 発注タイミングの判断 |
| 保管場所 | 資材の保管場所 | 棚卸し・ピッキング効率化 |
| 発注先 | 仕入先・取引先名 | 発注業務の効率化 |
| 入庫日 | 最終入庫日 | 履歴管理 |
| 出庫日 | 最終出庫日 | 履歴管理 |
| 担当者 | 入出庫作業の担当者名 | 責任の明確化 |
| 備考 | 特記事項 | 補足情報の記録 |
資材管理と在庫管理の違い
資材管理と在庫管理は似た概念ですが、厳密には対象が異なります。ただし、実務では両者を区別せず「在庫管理」として一括管理するケースも多いです。
| 項目 | 資材管理 | 在庫管理 |
|---|---|---|
| 主な対象 | 原材料・部品・消耗品 | 完成品・商品 |
| 目的 | 生産・業務の継続 | 販売機会の確保 |
| 主な業種 | 製造業・建設業 | 小売業・卸売業 |
エクセルで資材管理するときの留意点
エクセルで資材管理するメリット
システム導入には、要件定義・ベンダー選定・導入作業など、数ヶ月の準備期間が必要です。Excelならテンプレートをダウンロードして今日から運用を開始できます。初期費用がゼロであることも大きなメリットです。また、列の追加や計算式の変更、条件付き書式の設定など、自由にカスタマイズできます。
エクセルで資材管理するデメリット
Excelは同時編集に制限があり、最新データをリアルタイムで共有することが困難です。Excelで正確な資材管理を行うには、厳格な入力ルールと、こまめな更新を徹底する運用体制が不可欠になります。また、資材数が増えると、ファイルサイズが大きくなり、動作が遅くなっていくでしょう。
エクセル管理の限界と解決策
次の状況に当てはまる場合は、専用の資材管理システムや在庫管理システムの導入を検討しましょう。Excelでの運用経験があれば、「どのような機能が必要か」「どのような課題を解決したいか」が明確になり、システム選定の失敗を防げます。
Excel管理の限界ポイント
- 資材や拠点が増えExcelの集計に時間がかかる
- 手入力によるヒューマンエラーが多い
- 手作業での棚卸しに時間がかかりすぎる
資材管理におすすめのサービス4種
1. 初期費用0円・低価格で使える資材管理システム
無料で利用できるツールは初期費用を抑えたい中小企業に適しています。ユーザー数や機能に応じて料金プランを選べるため、事業規模に合わせて段階的に拡張できます。
| サービス名 | 料金 | 特徴 | おすすめ |
| Tana | 月額200円～ | 「誰が」「何を」「いくつ」使ったかを記録することに特化した、シンプルなアプリ | ユーザーが少ない小規模企業、シンプルな使い勝手を求める企業 |
| Spes | 月額0円 | 無料で全機能が使える在庫管理クラウド。サポートが必要な場合は月額980円～ | 無料で在庫管理をしたい企業 |
2. スマホ・タブレットを活用できる資材管理システム
倉庫内や屋外の現場など、PCがない環境でもその場で入力ができるため現場の負担を大きく軽減します。
| サービス名 | 月額 | 特徴 | おすすめ |
| zaico | 月額3,980円〜 | 国内No.1シェアのクラウド在庫管理システム。スマホでバーコードを読み取るだけで入出庫・棚卸ができる | 簡単導入・簡単操作を求める企業 |
| Convi.BASE | 月額50,000円～ | スマホで入出庫の記録ができ、メールアラートで発注漏れも防止。項目も自由に設定可能 | 会社の資材を一元管理したい企業 |
3. 機能に特化した資材管理システム
特定の課題をピンポイントで解決するユニークな技術や機能を持ったシステムです。
| サービス名 | 料金 | 特徴 | おすすめ |
| スマートマットクラウド | 要お問い合わせ | 資材を専用の「重量計マット」の上に置くだけで、重さから自動で残数を計測・記録できる | ネジや液体など数えにくい資材を管理したい企業 |
| CountThings | 要お問い合わせ | スマホで資材の写真を撮るだけでAIが瞬時にカウント、単体ではなくWELCOMアプリと連携して在庫管理 | 鉄筋や丸太のような目視で数えるのが大変な資材を扱う企業 |
4.資材管理から案件管理もできるオールインワンシステム
プロワンは、資材を案件に紐づけて登録することで、「どの現場に何を使ったか」を正確に把握できます。在庫状況はリアルタイムで可視化され、管理番号や設置現場名からの検索もスムーズです。建設・メンテナンス業に特化しており、在庫管理だけでなく、案件管理、現場管理、日報、工程表などを連携させ、業務全体をこれひとつで一元管理できます。
