「社内の機器がどこにあるか管理したい」
「前任者が残したExcelが複雑すぎる」
アナログな管理体制では実機が行方不明になったり、限界を感じている会社も多いです。現場で活用できる無料のExcelテンプレートから、抜け漏れを防ぐ管理項目、Exce運用のメリットとデメリット、機器管理におすすめのシステムまでを紐解いていきましょう。
CONTENTS
機器管理台帳とは？3種類の目的別シート
機器管理台帳とは、企業が保有するパソコン、機材、工具などの情報を一覧にまとめた管理表です。機器の所在や使用者を把握し、無駄な購入の抑制、リース期限や保証期間の可視化が可能になります。また、棚卸し作業の効率化やライセンス管理の適正化にも役立ちます。
| 機能 | 特徴 | 主な項目 |
|---|---|---|
| シンプル | 基本項目のみのシンプル設計のテンプレート | 管理番号、メーカー、型番、ステータス、使用者、設置場所など |
| IT機器用 | OSやIPアドレスなどIT機器の項目が追加されたテンプレート、利用状況がわかる利用管理表付き | 基本項目に加え、OSやバージョン、IPアドレス、セキュリティソフトなど |
| 建設業・現場用 | 点検・校正情報の項目が追加された工具管理のテンプレート、持出管理表、点検スケジュール管理付き | 基本項目に加え、点検日、校正期限、現場名、返却予定日など |
機器管理台帳（シンプル）
機器が少ない場合は、名称やステータス、場所などを記入するシンプルな管理台帳が実用的です。基本的な管理項目が組み込まれており、業種を問わず活用できます。
機器管理台帳（IT機器用）
IT機器特有のOSのバージョンなどの管理項目を追加しています。また、機器の貸し出しを記録する「貸出管理表」も付けました。これは機器管理と貸出管理が1シートに混在すると、利用者が変わるたびに表を書き換える必要が生じ、過去の履歴が消えてしまうためです。
機器管理台帳（建設業・現場用）
建設業・現場用では、電動工具や測定器などの安全管理のための点検項目を追加しています。現場への工具貸し出しを管理する「持出管理表」、工具の「点検スケジュール表」もついています。建設業の機器は、労働安全衛生法に基づく点検義務がある工具も多いため、点検スケジュールの管理も欠かせません。
機器管理台帳に必要な項目リスト
1. 基本情報
管理番号は、現物にシールを貼り付けて視認できるようにしておくと、棚卸しの作業が効率化されます。
| 項目名 | 説明 | 記入例 |
|---|---|---|
| 管理番号 | 機器を一意に識別するためのID | PC-2024-001 |
| カテゴリ | 機器の種別 | PC / モニター / プリンター |
| 機器名称 | 機器の名前 | ノートPC |
| メーカー | 製造元 | Dell |
| シリアル番号 | 機器固有の識別番号 | ABC123XYZ |
2. 使用状況
使用状況は更新ルールを明確にしておきましょう。例えば「部署の移動があったら必ず台帳を更新する」「月に一度使用者情報を見直す」といった運用フローを定めておくと、情報の鮮度が保たれます。
| 項目名 | 説明 | 記入例 |
|---|---|---|
| ステータス | 現在の状態 | 使用中 / 遊休 / 修理中 / 廃棄予定 |
| 使用者 | 現在の利用者名 | 山田太郎 |
| 使用部署 | 配属部署 | 営業部 |
| 設置場所 | 機器の所在 | 本社3階 / 在宅 |
| 貸出日 | 使用者への貸出日 | 2024/04/15 |
| 返却予定日 | 返却予定の日 | 2024/07/15 |
3. 購入・取得情報
| 項目名 | 説明 | 記入例 |
|---|---|---|
| 購入日 | 取得した日付 | 2024/04/01 |
| 購入先 | 購入した店舗・代理店 | 〇〇電機 |
| 購入金額 | 取得価格 | ¥150,000 |
| 取得方法 | 購入 / リース / レンタル | 購入 |
| リース期限 | リースの場合の終了日 | 2027/03/31 |
| 保証期限 | メーカー保証の終了日 | 2027/04/01 |
4. メンテナンス・履歴情報
| 項目名 | 説明 | 記入例 |
|---|---|---|
| 最終棚卸日 | 最後に現物確認した日付 | 2024/12/01 |
| 修理履歴 | 過去の修理記録 | 2024/08/15 HDD交換 |
| 備考 | その他の特記事項 | ACアダプタ紛失注意 |
5. IT・ネットワーク情報（PC・サーバー向け）
| 項目名 | 説明 | 記入例 |
|---|---|---|
| OS | オペレーティングシステム | Windows 11 Pro |
| OSバージョン | 詳細バージョン | 23H2 |
| IPアドレス | 固定IPの場合 | 192.168.1.100 |
| MACアドレス | ネットワークアダプタのアドレス | 00:1A:2B:3C:4D:5E |
| コンピューター名 | ネットワーク上の識別名 | PC-YAMADA |
| セキュリティソフト | 導入しているソフト名 | Windows Defender |
6. 点検・校正情報（建設業向け）
途中で項目を追加すると過去データまで遡って修正する手間が発生してしまいます。自社の管理目的に応じて必要な項目を確認し、追加・削除をしてください。
| 項目名 | 説明 | 記入例 |
|---|---|---|
| 定期点検要否 | 点検が必要かどうか | 要 / 不要 |
| 前回点検日 | 最後に点検を行った日付 | 2024/10/01 |
| 次回点検予定日 | 次回点検の予定日 | 2025/04/01 |
| 点検結果 | 最終点検の結果 | 合格 / 不合格 / 条件付合格 |
| 点検担当者 | 点検を実施した担当者 | 田中 |
エクセルで機器管理するメリット・デメリット
機器管理エクセル台帳のメリット
導入のしやすさや運用の柔軟性など、Excelならではの利点が数多くあります。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| コストがかからない | Office導入済みの環境ならすぐに使える |
| 操作に慣れている | 多くの社員が基本操作を習得済み |
| カスタマイズが自由 | 自社の運用に合わせて項目を追加・変更できる |
| テンプレートが豊富 | 無料テンプレートを活用すれば作成の手間が省ける |
機器管理エクセル台帳のデメリット
管理対象が数十台程度であれば、Excelで十分に対応できますが、機器が数百点を超える場合や、本社・支店・現場など複数拠点での情報共有が必要な場合は、専用ツールの導入を検討しましょう。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| バージョン管理ができない | 最新版の管理が煩雑になりやすい |
| セキュリティリスク | ファイル共有時の情報漏洩リスク |
| 大量データに不向き | 件数が増えると動作が重くなる |
| 同時編集が難しい | 複数人での同時編集に制限がある |
機器管理におすすめのツール
1. スマホで機器管理ができるツール
場所を選ばず、スマホでスキャンするだけで登録、貸出、返却、棚卸しが完結するため、ITに不慣れなスタッフでも簡単に使える点が魅力です。入力負荷を減らし、リアルタイムな機器管理を可能にします。
| サービス名 | 価格 | 特徴 | おすすめ |
| DeviceBox | 月額0円～ | 機器50点まで無料。QRコードを読み取るだけで、貸出・返却が完了、拠点ごとの管理機能や点検アラートあり | PCのない現場で運用したい企業、複数拠点の機器管理をしたい企業 |
| 備品管理クラウド | 月額5,000円～ | スマホで撮影するだけで台帳登録が完了、簡単に社内備品を検索できる、エクセル台帳からのデータ移行も可能 | Excelから簡単に移行したい企業 |
| Convi.BASE | 月額50,000円～ | バーコードやICタグを活用し、固定資産、IT機器、工具、重要書類など、企業が保有する多様な物品を一元管理。柔軟なカスタマイズ性が強み | IT機器・工具・備品などあらゆるジャンルの機器を管理したい企業 |
2. 機能特化の機器管理ツール
会計上の減価償却と現物を一致させる資産管理特化や、PCのログ監視まで行うIT機器特化など、単純な機器管理だけでなく、経営やセキュリティまで管理できる専門性の高いツールです。
| サービス名 | 価格 | 特徴 | おすすめ |
| AssetmentNeo | 要問い合わせ | 機器の「現物管理」だけでなく、会計上の「資産管理」まで一元管理。承認ワークフローあり。 | 資産管理と物品管理を統合して行いたい企業 |
| SS1 | 1ライセンス5,500円～ | PCやサーバー、ソフトウェアライセンスなど、IT機器管理に特化。ログ監視やセキュリティパッチの適用管理も | PC・IT機器の管理に特化したツールがほしい企業 |
3. 現場の機器管理におすすめのシステム
プロワンは、建築、リフォーム、修理、点検など現場業務に特化した業務管理システムです。機器管理機能を使えば、機器の状況をリアルタイムで把握でき、管理番号や設置現場から素早く検索できます。工事案件と機器情報を紐づけて管理できるため、納入先や設置日、対応履歴、一元管理でき、変更ログも自動で蓄積されます。
