スマートワークとは？生産性を倍増させた事例3選と導入までの3ステップ

「紙業務や定例会議に忙殺されている」
「優秀な若手が退職してしまった」

経営層からの「スマートワーク推進」の指示にどこから手をつけるべきか悩む担当者の方も少なくありません。そこで、スマートワークで実現できることから、チェックリスト、具体的な成功事例、スマートワークを実現するステップ、おすすめのツールまで、自社の生産性を高め、人材を定着させるための道筋を紐解いていきましょう。

スマートワークとは？実現できること

1. テレワークとスマートワークの違い

スマートワークとは、デジタルツールを活用し、場所や時間にとらわれず業務を効率化する働き方を指します。単なる「残業削減」や「在宅勤務」ではなく、限られたリソースで業務を最適化し、企業の競争力を高める取り組みです。

テレワークが「働く場所」の改革であるのに対し、スマートワークは「働くプロセス」の改革です。例えば「帰社して報告書を書く」流れを、「現場で音声入力して報告書を作成」に変えれば、作業時間を3時間から1時間に短縮できます。両者の違いを以下の表にまとめました。

項目	テレワーク	スマートワーク
主な焦点	働く場所の柔軟化	働き方全体の最適化
改善対象	通勤時間、オフィスコスト	業務プロセス、生産性、組織文化
活用技術	Web会議、VPN接続	AI、データ分析、自動化ツール、クラウド基盤
評価基準	労働時間、出勤状況	成果、アウトプット、創造性
目指すゴール	ワークライフバランス	企業競争力の向上と従業員満足の両立

2. 労働時間の削減と生産性の最大化

スマートワークの利点は、「時間当たりの生産性向上」と「労働時間の削減」を同時に実現できる点にあります。従来の働き方に潜む構造的な無駄を次のように改善します。

項目	従来の働き方	スマートワーク
会議の最適化	管理職が会議に追われる。情報共有のみ目的とした出席の必要がない会議も多い	情報共有はチャットやドキュメント共有を活用。会議は目的を明確化し、必要なものに絞る
移動の削減	通勤や外出先からの帰社にかかる時間と体力の消耗	テレワークを活用して移動時間を削減、自己研鑽やプライベート時間の確保
作業の自動化	定型メールの送信やデータ入力など、ルーティンワークが業務を圧迫	単純作業を自動化し、より創造的な業務に集中

3. 優秀な人材の定着と採用力強化

若い世代は、給与条件と同じくらい、「効率的で柔軟な働き方ができるかどうか」を企業選びの基準にしています。さらにスマートワークを実践する企業は、以下のような多様な人材層にアプローチできます。

また、従業員がライフステージに合わせて働き方を調整できるため、定着率も改善します。「長時間オフィスにいること」が評価されていた旧来の文化では、効率的に働く人材が正当に評価されませんでした。スマートワークでは、アウトプットの質と量で評価されるため、能力のある人材ほど満足度が高まります。

4. コア業務への集中で利益率を改善

会議のための資料作成、経費精算のための領収書整理、稟議書への押印リレーなど、利益を生まない「作業」に費やされている時間は多いです。スマートワークはこれらのノンコア業務を効率化し、社員のリソースをコア業務へ集中させます。

業務区分	導入前の課題	導入後の変化
ノンコア業務	報告書作成や移動に時間を費やし疲弊している	クラウド入力と直行直帰により作業時間を短縮
コア業務	顧客との対話時間が不足し提案の質が低下	商談準備や対話に時間を割けるようになり、成約率と単価が向上
経営への影響	人件費に対する売上高が低く利益率が圧迫される	人件費に対して売上総利益が増加、高収益体質へ転換

スマートワークの実現度チェックリスト

自社がスマートワークを実現できているのか、客観的に評価してみましょう。チェックがつかない項目を優先的に改善することで、スマートワーク度を高められます。

診断項目	リスクレベル
勤務場所を従業員が自由に選択できる制度がある	中（採用力の低下と離職リスクの増大）
コアタイムのないフレックス、または裁量労働制が導入されている	中（柔軟な働き方ができず生産性が低下）
評価基準が労働時間ではなく、成果やアウトプットに基づいている	高（長時間労働の常態化と不公平感）
副業・兼業を認める規定が整備されている	小（多様なスキル獲得機会の喪失）
社外からでも社内システムに安全にアクセスできる環境が整っている	高（業務効率の低下と機動力の欠如）
チャットツールが全社的に導入され、日常的に活用されている	中（情報共有の遅延と不透明化）
プロジェクトの進捗状況を、メンバー全員がリアルタイムで確認できる	高（状況把握の遅れによるミス発生）
ペーパーレス化が進み、書類が電子化されている	中（物理的制約による意思決定の遅延）
Web会議システムが安定稼働し、画面共有や録画機能を活用している	中（移動コスト増と会議の質低下）
上司や同僚の目を気にせず、定時で退社できる雰囲気がある	高（心理的安全性の低下と離職の加速）
「オフィスにいない」ことが不利な評価につながらない	高（評価の不透明性と帰属意識の低下）
稟議書や見積書などの承認がツールやシステム上でできる	中（膨大な時間的リソースの浪費）
部下の業務内容や進捗を、対面でなくても正確に把握できている	高（管理不全によるトラブル見落とし）
新しい働き方やツールの提案が、現場から積極的に出てくる	中（組織の硬直化と改善意識の停滞）

スマートワークの成功事例3選

CASE1. 設備工事におけるヤンテック株式会社の事例

電気工事・空調工事を手掛けるヤンテック株式会社は、業務管理システムを導入し、点在化していた情報の一元管理と検索性の向上を実現しました。このシステムの特徴は以下のとおりです。

特徴	活用方法	効果
情報の一元化・集約	点在化していた書類・データを統合	情報整理の時間を大幅に削減
検索機能	過去の案件情報を検索で即座に確認	見たい情報がいつでもどこでもすぐに確認可能
現場アプリ	スマホで見積もり・工事写真を確認	出先でも業務対応が可能に
見積もりテンプレート	テンプレートを活用した見積もり作成	最短1分で見積もり作成が可能

同社は膨大な書類管理に課題を抱えていましたが、システム導入により過去の案件もすぐに確認でき、担当者情報も把握できる体制を構築しました。これにより、事務作業を効率化し、外勤・残業時間の削減を達成しています。

「DX化と若手人材の登用は必要不可欠」プロワンで、残業時間の削減を目指す

CASE2. マンション原状回復におけるフロンティアの事例

賃貸物件の原状回復工事を手掛ける株式会社フロンティアは、案件管理システムを使って、現場で仕事を完結させられる体制を構築することで直行直帰を実現しました。具体的なシステムの活用方法は主に4つです。

特徴	活用方法	効果
現場写真アップロード	現場からスマホで写真を直接アップロード	直行直帰できる体制を実現
見積もりから依頼書への自動連携	見積もり内容を依頼書に自動反映	転記作業・二重入力が不要に
案件の一元管理	案件受付から請求書発行・入金管理まで統合	複数システムの使い分けが解消
ダッシュボード	売り上げをグラフで可視化	売り上げ減少の原因追及が可能に

従来は現場写真のアップロードのためだけにオフィスに戻る必要がありましたが、システム導入により社員が直行直帰できる体制が整い、施工作業に集中できる環境を整備しました。

プロワン活用で、2024年問題解決に向けて加速

CASE3. 冷凍冷蔵・空調設備におけるアゲダ空調食品設備の事例

冷凍冷蔵設備や空調設備の施工・メンテナンスを手掛けるアゲダ空調食品設備株式会社は、業務管理システムによって、顧客情報と機器・写真データを紐づけた迅速な状況把握を実現しました。システムによる主な効果は次のとおりです。

特徴	活用方法	効果
機器登録機能	顧客情報に紐づけて設置機器を登録	過去の施工履歴を即座に把握可能に
価格表共有機能	場所や担当者を問わず最新の統一価格にアクセス	精度の高い見積もりを迅速に作成
フェーズ管理	案件を「担当者未定」などのフェーズで分類	差配が必要な案件が一目で判明
滞留通知機能	案件が30日間滞留したら通知を設定	人的ミスによる機会損失を防止

同社は月400件を超えるメンテナンス案件をExcelで管理していましたが、システム導入により案件の進捗状況を一元的に把握できる体制を構築しました。過去の写真や図面がすぐに見つかることで現地調査が不要になるケースも生まれ、残業時間50%削減を目標に業務改善を進めています。

現場写真と機器情報が未来の”資産”になる！多数の短期案件を管理するアゲダ空調のDX

スマートワークを実現する3ステップ

STEP1. 現状の業務を可視化

まずは、部署内の業務を棚卸しし、「何にどれだけの時間を使っているか」を数値化します。感覚値ではなく事実ベースで現状を把握することで、削減すべきターゲットが明確になります。部下に1週間程度の業務ログをつけてもらうだけでも、多くのムダが見つかります。

STEP2. 課題の抽出

可視化が完了したら、次は課題の抽出です。以下のような観点で、業務フローを分析してください。

項目	詳細
待ち時間	他部門や上司の対応待ちで業務が停滞している箇所はないか
重複作業	同じ情報を複数の人が別々に入力していないか
過剰品質	本来不要な確認や承認のステップが含まれていないか
属人化	特定の人しかできない業務になっていないか

「昔からやっている」「前任者から引き継いだから」という形骸化した業務は、廃止や簡素化の候補になります。付加価値を生む業務と単なる作業に分類することが鍵です。

STEP3. ICTツールの導入

抽出した自社の課題を解決できるツールの導入を検討します。ツール選定の手順は以下の通りです。

ツール導入の失敗の多くは導入自体が目的化してしまうケースです。ツールは手段であり、目的は業務改善です。導入後も定期的に効果測定を行い、成果が出なければ使い方の見直しやツールへの切り替えを検討しましょう。

STEP4. 制度の見直しや新たなルールの策定

業務フローを見直しても、制度が旧態依然としていては効果は半減します。見直しで特に重要なのは、以下3つの制度です。

トップダウンで押し付けるのではなく、現場の声を反映させることで、実効性の高い制度になります。

スマートワークにおすすめのサービス

1. 迅速な情報共有を実現するツール

ビジネスチャットツールはリアルタイム性が高く、カジュアルな情報交換に適しています。メールと比較してスピード感があり、迅速な情報共有と、スムーズなコミュニケーションが可能になります。

ツール名	主な機能	効果
Slack	チャット、チャンネル作成、外部アプリ連携、	チャンネル作成で話題ごとに会話を整理し、一連の経緯を可視化。 過去の議論も簡単に検索できる。
Microsoft Teams	チャット、ビデオ会議、Officeファイルの共同編集	会議・通話・資料作成が1つに集約。場所を問わず「同じオフィスにいるような」シームレスな協働が可能です。
Chatwork	チャット、タスク管理、ファイル共有	日本製のチャットツールで、日本語サポートが充実。シンプルな操作性で導入ハードルが低い。

※ 2026年2月時点

2. 柔軟な働き方を支える勤怠管理システム

時間や場所に縛られない働き方を実現するには、正確な勤怠管理が欠かせません。クラウド型の勤怠管理システムは、多様な勤務形態へ対応し、集計の自動化で管理者の負担を軽減します。

ツール名	主な機能	効果
ジョブカン勤怠管理	GPS打刻、シフト管理、工数管理	外出や在宅でも正確に勤務時間を記録。シフト制、フレックス、裁量労働など幅広い勤務形態に対応。
KING OF TIME	豊富な打刻方法、残業アラート	生体認証やICカード、PCログなど打刻方法が多彩で高機能。残業アラートで長時間労働を未然に防ぐ
freee勤怠管理Plus	給与・労務連携、モバイル打刻、申請承認フロー	勤怠だけでなく、労務管理、給与計算、プロジェクト管理と連携し、人事・労務業務を一元管理可能。

※ 2026年2月時点

3. 進捗を共有するプロジェクト管理ツール

お互いの仕事が見えにくい環境では、業務の「ブラックボックス化」が課題となります。プロジェクト管理ツールで進捗をオープンにすることで、無駄な確認作業をなくし、チーム全体の生産性が向上します。

ツール名	主な機能	効果
Asana	タスク割り当て、タイムライン表示、自動化ルール	外出先や在宅勤務でも正確な勤務時間を記録。必要な機能だけ細かく選んで契約できる。
Trello	カンバンボード、タスク管理	付箋感覚の操作性で視覚的に進捗を把握できるため、チーム内の状況が直感的にわかる。
Backlog	課題管理、Wiki、Git連携、ガントチャート	国産で日本語サポートが充実。情報の蓄積に優れ、リモート環境でも知見が共有できる。

※ 2026年2月時点

4. 社内の業務を一元管理するシステム

複数のツールを行き来する手間を省き、案件から現場、経営までを一元管理し、社内のあらゆる業務効率化を実現します。全ての情報がリアルタイムでつながるため、迅速な経営判断が可能です。

サービス名	主な機能	効果
プロワン	案件・現場管理、見積・報告書作成、収支管理、請求管理、顧客管理、経営分析	見積から報告書作成、進捗管理、現場管理、経営分析まで一気通貫で連携。現場と経営の情報をリアルタイムに直結します。
Salesforce	顧客管理、営業支援、カスタマーサポート一元化	顧客と営業活動に関するあらゆる情報を管理。「誰がどこにいても最新の顧客状況がわかる」環境を作ります。
Microsoft Dynamics 365 Business Central	会計、販売、在庫、製造、プロジェクト管理	全拠点のデータを一元化。Excelなどの使い慣れたツール上で基幹業務を完結させ、生産性を向上させます。

※ 2026年2月時点