「タスクの進捗がわからない」
「最新データが遅れてわかる」
情報共有ができない本当の原因から、自社の状態を測るセルフ診断、改善に成功した3社の事例、現場が無理なく動き出す3ステップまで、今日から始められる対策を順に見ていきましょう。
DXの事例や機能を1冊に、「DXまるわかりガイド」全67ページ
CONTENTS
情報共有できない状態とは？要因とリスク
情報共有できない状態とは、情報が特定の人でとどまり、必要な人へ届かないことを指します。これは「伝える工夫が足りない」という個人の問題ではなく、仕組みの問題です。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 1. 属人化が続く3つの要因 | 個人に情報が溜まっていく仕組みが問題である |
| 2. 情報が共有されないリスク | 伝わるスピードが遅いだけで、生産性は相当下がる |
1.属人化が続く3つの要因
情報共有ができていない会社の多くは、特定の社員だけが情報を把握する「属人化」の課題を抱えています。属人化は本人の責任ではなく、情報が外に出ない仕組みが放置された結果です。次の3つが重なると、属人化は慢性化します。
属人化が続く3つの要因
- 時間の余裕がなく、口頭で済ませて記録に残さない
- 情報を書き残すルールや文化が社内にない
- 紙・メール・チャット・共有ドライブなど、情報の保管先が分散している
3つ目の「保管先の分散」は見落とされがちです。情報そのものは見られる状態にあっても、場所を知る人が限られていれば、その人に聞くしかありません。結局、属人化の状況を生み出しています。
2. 情報共有で起こるリスク
情報共有の問題を放置すると、日々の業務の手間が増えるだけにとどまりません。担当者の退職や休職をきっかけに、その人しか知らない業務が滞り、損失が表面化していきます。主なリスクは以下です。
| リスク | 現場で起きること |
|---|---|
| 探す手間の増加 | 情報の保管先が分からず、探すための工数が毎日積み重なる |
| 退職・休職での業務停止 | 担当者しか知らない手順や取引先対応が引き継がれず、ミスにつながる |
| 育成コストの増大 | マニュアルがなく、引継ぎや新人教育のたびに同じ説明を繰り返す |
| 対応品質のばらつき | 担当者ごとにやり方が違い、取引先から「前の人と対応が違う」と指摘される |
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自社の情報共有レベルチェック
自社の情報共有がどの程度リスクを抱えているか、以下のチェックリストで確認してみましょう。合計12点以上の場合は、早急な対策がおすすめです。
自社の情報共有がどの程度リスクを抱えているかがわかります
※ 実際の状況は条件によって異なる場合があります。本診断結果はあくまでも目安としてご利用ください。
診断結果で読み取れる課題のパターン
診断は合計点だけでなく、どの設問で高いスコアがついたかに注目すると課題の輪郭が見えてきます。例えば、多くの中小企業では、設問1〜4の属人化が起点となり、保管や連携の課題へ連鎖していきます。
| 高スコア領域 | テーマ | 読み取れる課題 |
|---|---|---|
| 設問1〜4 | 属人化・引き継ぎ | 情報が人に紐づき、退職や異動で業務が止まるリスクが高い。マニュアル化が急務 |
| 設問5〜7 | 保管・ツール | 情報の置き場所が定まらず、探す手間や重複作業が発生している |
| 設問8〜10 | 部門間の連携 | 横の情報が届かず、連携ミスや相談の遅れが起きやすい |
情報共有の改善に成功した3社の事例
CASE1. 「言った・言わない」が案件チャットでなくなった
常務取締役 小笠原様
導入前の悩み
以前は部署間の連携ミスで「言った・言わない」のトラブルがありました。
常務取締役 小笠原様
導入後の変化
情報共有のあり方が全く変わりました……今は全員がプロワンの案件チャットで情報を確認するので、そうしたクレームがなくなりました。会社にいないと仕事ができない状況も解消され、残業時間も大幅に減りました。
常務取締役 小笠原様
現場で起きた主な出来事
- 今はプロワンの案件ページを見れば経緯がすべて記録されているので、確認作業が激減した
- 誰が電話を取っても同じ対応ができるので、チーム全体の自信にもなっている
- 以前は22時過ぎまで残る社員もいましたが、今は基本的に18時には退社できるようになっている
CASE2. 誰がどの案件を担当しているかが一目でわかる形に
本部 高山様
導入前の悩み
社内や部署間での情報共有は不十分で、各担当が属人的に案件を管理していました。
本部 高山様
導入後の変化
特に効果を感じているのは「見える化」です。誰がどの案件をどの程度担当しているか、失注率や粗利などの数字も把握しやすくなりました。以前はホワイトボードで案件を管理していたため、内容や進捗が見えにくかったのですが、現在はプロワンを見れば一目でわかるようになりました。
本部 高山様
現場で起きた主な出来事
- 本社の全社員が、案件管理・見積作成・スケジュール確認・請求管理など業務全般で活用している
- 出先や移動中でも作業ができるようになったのは大きな変化
- 今では「プロワンを使うことが当たり前」の業務フローになっている
※ プロワン導入事例「株式会社セブンサービス企画装飾」2025年8月
CASE3. 担当ごとにばらばらだった管理を、プロワン上で一元管理
冨野様
導入前の悩み
情報共有の面でも、営業段階・見積作成・施工段階ごとに担当者で管理方法が違ったり、細かな連携が取れていなかったりで、現場や他部署との情報の行き違いも発生していました。
冨野様
導入後の変化
以前は対面や紙でやり取りしていた内容も、プロワン上で一元管理ができるようになりました……紙でのやり取りが少なくなり、情報の伝達や共有がリアルタイムでできる点がとても便利です。
冨野様
現場で起きた主な出来事
- 書類のやり取りがこれまで対面やメール中心だったのに対し、プロワンではすぐに通知できるので、時間短縮やミス防止につながっている
- 営業3部では写真管理や見積依頼（メンテナンス部への受け渡し）、メンテナンス部では見積作成や実行予算作成にプロワンを主に使っている
情報共有できない状態を変える3ステップ
STEP 1 情報の置き場所を一本化する
情報共有の改善は、社内の情報を整理するところから始まります。保管先がメールや紙、共有ドライブに散らばったままでは、ツールを導入時に必要な情報を集約できません。まずは社内の情報やドキュメントを洗い出し、種類ごとに集約先を決めます。
| 分散しがちな情報 | 集約先の例 |
|---|---|
| 取引先の連絡先・対応履歴 | 顧客管理の台帳やExcelにまとめる |
| 業務の手順・マニュアル・案件の進捗管理 | 共有フォルダの決まった場所に置く |
| 日々の連絡・やりとり | メールやチャットに一本化する |
STEP 2 書き込むルールと型を決める
書類の書き方や更新が人によってバラバラでは情報は活用できません。「誰が、いつ、何を、どこに書くか」をルールにして、入力の型をそろえます。ポイントは次の3つです。
2-1. 書く項目をテンプレート化する
記録する項目をあらかじめ決めておけば、書き手によって内容に差が出ません。日報や対応履歴は、空欄を埋めるだけで完成する形にしておくと続けやすくなります。
2-2. 更新のタイミングを決める
「案件が動いたら書く」「1日の終わりに書く」など、いつ記録するかを決めます。タイミングが決まっていないと、後回しになって情報が古くなります。
2-3. 誰でもわかる言葉で書く
担当者にしか伝わらない略語や前提を避け、初めて読む人でも理解できる言葉で書きます。これだけで、引き継ぎや新人教育の手間が減ります。
STEP 3 定着の仕組みを作る
情報は更新が滞ると、だんだん頼りにされなくなります。ルールは作って終わりではなく、続けることが重要です。
| 定着の工夫 | 詳細 |
|---|---|
| 書く負担を減らす | 入力項目を絞り、記入の手間をなるべくなくす |
| 共有を評価する | 情報を残した人や役立った記録を朝礼などで取り上げる |
| 小さく始める | 1つの業務から試して、成功したら社内に横展開する |
情報共有ツールおすすめ12選
1. ビジネスチャット
日々のやり取りや判断の経緯といったフロー型の情報をまとめます。メールより気軽に使え、ITに不慣れな社員でも操作しやすいツールが多いのが特徴です。話題ごとに会話が整理され、後から探すのも簡単になります。
| サービス名 | 月額料金（1名あたり・税込） | 特徴 |
|---|---|---|
| Slack | 0円〜 | 外部アプリとの連携が豊富で業務を1カ所に集約しやすい。AIによる長文スレッドの要約や横断検索も標準搭載 |
| Chatwork | 0円～ | 国産で画面構成がシンプル。チャットに加えタスク管理やファイル共有もまとめて使え、ITに不慣れな社員でも迷わず操作できる |
| LINE WORKS | 0円～ | LINEと同じ操作感で導入研修が不要。取引先や職人と普段使いのLINEからそのままやりとりできる |
※ 月額料金は一般的なプランにおける価格設定
※ 2026年9月時点
2. ナレッジ共有
手順書やマニュアル、議事録といったストック型の情報を集約します。検索機能が充実しており、必要な情報に短時間でたどり着くことが可能です。属人化しがちな知識を残せるため、引き継ぎや新人教育の負担が減ります。
| サービス名 | 月額料金（税込） | 特徴 |
|---|---|---|
| NotePM | 5,940円〜 | マニュアル作成と全文検索に強い国産ツール。テンプレートが豊富で書き出しに迷わず、全社導入の入口に向く |
| Notion | 1,815円〜（1名あたり） | 自由度が高く文書・表・データベースを自在に組み合せ可能。設計の工夫で社内で幅広く使える |
| Kibela | 0円〜 | 動作が軽くシンプルな設計。日報や議事録から小さく始められ、情報共有の文化を根づかせやすい |
※ 月額料金は一般的なプランにおける価格設定
※ 2026年9月時点
3. グループウェア
情報共有に加えて、スケジュール管理や申請・承認もまとめて1つにしたい会社に向くタイプです。複数の機能を1カ所に集められるため、ツールが乱立しがちな状況を整理できます。社内の業務基盤として広く使えます。
| サービス名 | 月額料金（税込） | 特徴 |
|---|---|---|
| サイボウズ Office | 5名あたり3,300円〜 | 中小企業向けグループウェアの定番。掲示板・スケジュール・ファイル共有を手軽に1つで運用でき、初めての社内ツール導入にもなじみやすい |
| Google Workspace | 1名あたり880円〜 | メール・ドライブ・カレンダー・Web会議をまとめて利用でき、複数人によるリアルタイム共同編集に強く社外との連携もしやすい |
| desknet’s NEO | 1名あたり660円〜 | 日本企業の商習慣に合わせた使いやすさと豊富な標準機能を備える。ノーコードでの業務アプリ作成や、高い柔軟性と拡張性が特徴 |
※ 月額料金は一般的なプランにおける価格設定
※ 2026年9月時点
4. タスク管理ツール
案件・作業の進み具合や担当が一覧でわかり、進捗確認の手間が削減できます。すでにチャットやドキュメントツールを使っているなら、それらと連携できる製品を選ぶと運用がスムーズです。
| ツール名 | 月額料金（税込） | 特徴 |
|---|---|---|
| Asana | 0円～ | グローバルで定番のタスク管理。リスト・ボード・ガントチャートを切り替えて使え、誰が何をいつまでにやるかが部署横断で見える化できる |
| Backlog | 2,970円〜 | 国産でタスクとプロジェクト管理に強い定番ツール。30名まで定額で使え、中小企業で導入しやすい。ガントチャートやファイル管理も可能 |
| Trello | 0円〜 | カンバン方式に特化したシンプルな設計。付箋を貼る感覚で直感的に使え、タスク管理が初めての人でもすぐに運用を始められる手軽さが魅力 |
5. 現場・業務管理特化型
建設や設備工事など、現場向けの情報共有に課題がある会社に向くタイプです。案件・顧客・スケジュールなどをまとめて管理でき、職人でも使いやすい設計が多いのが特徴です。
| サービス名 | 月額料金（税込） | 特徴 |
|---|---|---|
| プロワン | 要問い合わせ | 顧客・案件・見積もり・発注・請求・写真までまとめて1つで管理できる現場向けの統合システム。職人や事務担当でも直感的に使える設計 |
| ジョブマネ | 1,100円〜 | 低コストから使える業務管理ツール。案件管理、顧客管理、見積もり、請求書発行まで一元管理でき、1カ月の無料トライアルもあり |
| 現場ポケット | 14,850円〜 | 必要な機能だけに絞った職人向けのシンプル設計。アカウント数や現場登録数が無制限のため、小規模の協力会社まで気軽に展開できる |
※ 月額料金は一般的なプランにおける価格設定
※ 2026年9月時点
