AIタスク管理とは？従来の製品との違いとおすすめサービス3種

「担当者しかわからず、契約が更新漏れ」
「部下の進捗を把握するだけで、午前中が終わる」

そこで、AIタスク管理でできることから、デモ画面、導入事例、中小企業向けのAIタスク管理サービスまでを順に見ていきましょう。普段の管理業務にリソースを割かないことがゴールです。

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AIタスク管理とは？AIに任せられる業務

AIタスク管理とは、タスクの自動抽出、優先順位の提案、締め切りの管理などをAIが支援する仕組みです。具体的には次の3つのポイントがあります。

項目	詳細
1. タスクの自動抽出	メールや議事録をAIが読み取り、作業内容と期日を抽出してタスクを起票する
2. 優先順位の提案	タスクの情報を分析し、やるべきことを提案する
3. 従来ツールとの違い	入力する人が減ると形骸化していたが、入力せずとも管理できる

1. タスクの自動抽出

従来のツールでは、会議で決まったことを議事録から拾い、タスクを登録する作業が必要でした。AIタスク管理では、議事録やメールから「誰が・何を・いつまでに」をAIが抽出し、タスク化します。抽出の対象は会議だけではありません。

2. 優先順位の提案

期限、依存関係、過去の進捗データなどのタスク情報を分析し、優先順位づけから進捗確認、リマインドまでをAIが自動化します。管理者の判断を助け、作業の抜け漏れや業務の偏りを防ぐことができるでしょう。

AIの情報取得	AIの提案内容
タスクの期限と残り日数	遅れそうなタスクを早めに警告する
タスク同士の依存関係	先に片づけるべき順番を提示する
担当者ごとの抱える件数	特定の人への偏りを指摘する

3. 従来ツールとの違い

従来のツールとの違いは機能の多さではありません。AIタスク管理は、人が入力しなくても自動でAIがデータを抽出し情報が集まる構造になっています。

項目	タスク管理ツール	AIタスク管理
タスクの起票	担当者が管理画面を開いて手で入力	メール・チャット・議事録からAIがタスク化
優先順位や割り振り	管理者が経験で配分	期限と依存関係をAIが分析し提案
進捗の把握	個別ヒアリングと定例会議	状況をAIが推定し、確認を促す
期限の催促	管理者が個別に声をかける	期限前にAIが本人へ自動で通知
定着のしかた	使う人が減ると情報が古くなり形骸化	AIが情報を自動取得し精度が上がる

AIタスク管理の画面を触って確かめる

メールやチャットから起票されたタスクを承認するところまで、以下の無料デモ画面でそのまま操作できます。

※ 表示されているデータはすべてサンプルです。実際の動作・画面はサービスにより異なります。

AIタスク管理の導入事例2選

CASE1. 生成AIを利用しナレッジマネジメントの革新をした事例

生成AIを導入し、ファイルサーバ、メール、チャットなどに分散した情報を1つにまとめ、生産性を大きく向上させた事例です。

特徴	活用方法	効果
アプリケーションの横断検索	ツール内の情報を横断的に検索できる	ナレッジの蓄積や共有が容易になった
ナレッジ共有、創造の自動化	エージェント機能によって共有、レビュー、タスクの割り当てなどを自動化	業務が効率化され、従業員の生産性が向上した
権限の管理	ページ単位でアクセス権を設定する	社外と円滑に連携できるように

従来は情報入力やタスク割り当てなどを手作業で行っていました。AIを活用しこれらの作業を自動化することで、月間約2000時間を削減しています。

※ 大阪ガス株式会社「大阪ガスのNotion事例に学ぶ、大手企業が生成AIの導入を成功させている理由」2025年05月27日

CASE2. AIで全社的な業務変革を成功させた事例

生成AIと自動化のしくみを使って、現場の操作性を最優先した仕組みの構築に取り組みました。

特徴	活用方法	効果
在庫と回収の進捗管理	スマホからワンタップで進捗を登録、リアルタイムで関係者が状況を把握可能	入力漏れや回収の遅れがなくなった
生成AIによる自動集計	設定した台数になると自動化ワークフローが作動し、チャットツールに通知	回収依頼の判断が迅速化
モバイル特化のインターフェース	現場からスマホで直観的に操作可能	入力漏れや確認のストレスを排除

以前はPCを開かないと登録できず、後回しや連絡漏れへの不安がつきまとっていました。システムの導入により、現場での入力漏れや確認のタイムラグが解消され、年間20時間の工数削減に成功しています。

※【AI活用事例】現場の心理的負担をゼロへ。エアコン在庫管理のデジタル化で年間20時間の業務を削減（2026年7月29日）

中小企業向けAIタスク管理の選び方4ステップ

STEP1. 入力を自動化できる範囲

AIが自動化する範囲が狭いと、不足分は手で入力し続けることになります。ツールが定着しない原因は、機能不足ではなく入力の負担にあることも多いです。次のポイントをチェックしましょう。

STEP2. 現場での使いやすさ

AIタスク管理は、現場の担当者が使えなければ効果がでません。使いやすさのチェックポイントは以下です。

管理者だけで判断せず、現場の2〜3名に触ってもらってから決めると失敗が減ります。

STEP3. 既存のツールと連携できるか

今の業務で使用しているツールとの連携を確認します。例えば依頼の8割がチャットで飛び交っているなら、そのチャットに接続できる製品を選ぶ必要があります。

確認項目	見るべき点
連携先の種類	Gmail、Slack、Teams、Chatwork、Google Workspaceなど既存の使用ツール
連携の方法	読み取りだけか、通知の送信まで行えるか
追加費用	連携にオプション料金が発生するか
権限設定	特定のチャンネルだけなど指定が可能か

STEP4. タスク抽出の精度

無料トライアルを利用して、AIの精度が自社の運用に合うか確認しましょう。新たに修正の手間が増えるようなら、ツール導入が本末転倒になってしまいます。

確認すべきは抽出できた件数ではなく、誤りの数と種類です。修正が必要な割合が3割を超えるなら、その製品は現時点では見送りが妥当です。

AIタスク管理におすすめのサービス3種

1. 議事録からタスクを起票するタイプ

会議の音声やチャットのやりとりをAIが分析し、そのままタスクに落とし込むタイプです。会議やチャットに埋もれた「やるべきこと」を自動でタスク化でき、現場の負担が軽くなります。

サービス名	月額料金（税込）	特徴
Notta	無料〜	AIが会議やチャットを文字起こしし、要約と一緒に決定事項ややることを自動で切り出す。無料プランから試せ、ZoomやTeamsとも連携できる
Rimo Voice	3,9600円〜	日本語特化のAIが話者を分けて文字起こし、議事録を作成。作成した議事録からAIがタスクを抽出して実行プランを作る。AI利用はチームプラン以上
スマート書記（Otolio）	要問い合わせ	AIが会議の決定事項とToDoを自動で抽出して整理し、会議後すぐに認識をそろえられる。人数課金ではなく利用枠制で、使った分だけ支払う

※ 月額料金は一般的なプランにおける価格設定
※ 2026年07月時点

2. タスクを自動でスケジューリングするタイプ

登録したタスクをAIが優先順位づけし、カレンダーの空き時間へ配置します。スケジュール管理に課題をもつ企業に適しています。

サービス名	月額料金（1名あたり・税込）	特徴
Todoist	無料〜	AIアシスタントがメールを自動でタスク化したり、大きなタスクを小さなサブタスクへ分解して優先順位を提案。AIアシスタントはプロプラン以上から
Motion	$19〜	AIが優先度や期限に合わせてタスクをカレンダーへ自動で配置・最適化。チーム単位のスケジュール管理も可能
Reclaim.ai	無料〜	Google Tasks、Slack、Asanaなどと連携し、カレンダーの空きを見て予定を割り当て。ミーティングの設定やスケジュール分析もできる

※ 月額料金は一般的なプランにおける価格設定
※ 2026年07月時点

3. タスクの進捗をAIが管理するタイプ

複数の案件のタスク管理に向くタイプです。AIがタスクの進捗を確認したり、やることを拾い出したりします。案件数が多く、誰がどこで止まっているかを把握したいチームでのタスク管理に向いています。

サービス名	月額料金（1名あたり・税込）	特徴
Asana	無料〜	AIがステータスが進捗の確認し、タスクの要点をまとめる。 会議やメール、未処理タスクを集約し次の行動を提示
monday.com	無料〜	AIが更新内容を要約し、過去のタスクから現実的な期日を提案する。部門横断のデータをまとめ、状況を要約して共有
スーツアップ	550円〜	AIが部署や業界に合わせてタスクのひな型を自動で作り、抜け漏れや期限遅れを防ぐ。SlackやGoogleカレンダーとも連携可能
Commu	無料～	AIが各メンバーの進捗を確認し期限順に並べる。1日の始めにその日やることを自動提示し、放置を防ぐ
ClickUp	無料～	AIが進捗レポートや定例更新を自動作成。ドキュメントやタスクへの質問にも回答する
Notion	無料〜	Notion AIが会議メモからやることを抽出して優先順位を判定し、資料とタスクを同じ場所で管理できる。無料プランから試せる

※ 月額料金は一般的なプランにおける価格設定
※ 2026年07月時点

AIタスク管理でよくある5つの質問

──費用の目安が知りたい

初期費用は無料〜十数万円、月額費用はチーム利用だと1人あたり1,000〜3,000円が中心帯です。ただし、表面だけでは読み取りにくい費用項目もあります。

確認する項目	見落とされやすい点
月額料金	利用人数に応じた課金か、定額か
初期費用	データ移行や設定支援の作業費が別途かかる場合がある
最低契約期間	年単位の縛りがあると、合わなかったときに途中で止められない
AI機能の追加費用	実行回数に応じた従量課金の製品もある

ツールのWEBサイトに表示されている月額と初期費用だけで判断せず、見積をとって比べましょう。

── 自社データが学習利用されませんか？

顧客名や見積金額を含むタスクをAIに読ませる以上、入力した内容が外部のモデル学習に使われない設定かどうかは必ず確認してください。契約前に押さえたい項目をは以下です。

その他、管理者がエージェントの動作を監査ログで追える仕組みを備えた製品もあります。

── 入力する人は結局必要になる？

タスクの起票はAIが行いますが、すべてが自動になるわけではありません。AIが担う部分と人が担う部分が分かれます。

業務	AIが担う	人が担う
タスクの起票	メールや議事録から作業内容と期日を抽出	抽出された内容の承認
担当の割り振り	過去の対応実績から担当候補を提示	負荷を見たうえでの最終決定
期限の管理	期日前の通知と超過の検知	遅れている理由の確認
優先順位	期日と重要度から並び替えを提案	順番を入れ替える判断

人が行うのは承認と判断がメインです。多少の修正作業は発生しますが、ゼロから入力する作業はなくなります。修正作業のボリュームはAIの精度によるため、トライアルを利用して確かめましょう。

── 現場に定着させるには？

導入直後の進め方を設計しておくと、使われないまま終わる事態を避けられます。

最初は対象を絞り負担を小さくして始め、現場が慣れたら対象業務や範囲を広げて全社に展開します。勉強会の開催や問い合わせ窓口の設置も定着の鍵です。