出勤簿の無料エクセルテンプレート5種類！自動計算で残業や集計もかんたん

「すぐにExcelの出勤簿がほしい」
「出勤簿を作成したが、項目に不備がないか心配」

そこで、登録不要ですぐにダウンロードできる自動計算付きの無料テンプレートから、必要な入力項目、Excelで管理するメリットとデメリットまで、明日からの集計業務を楽にするための最適解を紐解いていきましょう。

出勤簿エクセルとは？5種類ある使い分け

出勤簿は、従業員の勤務実態を記録するために、労働基準法で義務付けられた法定帳簿です。Excelを活用すると、コストをかけずに勤怠管理を始められます。

機能	特徴	利用シーン
シンプル	基本項目のみのシンプル設計で、手書き併用可	小規模事業所、パートやアルバイト管理
自動計算	残業・深夜・休日労働時間を自動計算	中小企業、正確な労働時間管理が必要な場合
在宅勤務	勤務場所や作業内容欄を追加	テレワークを導入している企業
建設業・現場用	現場名・天候・作業内容欄付き	建設業、複数現場を管理する事業者
複数人一括管理	月次・年次集計機能付き	管理職・総務担当者向け

出勤簿エクセル（シンプル）

最低限の機能のみを備えた基本的な出勤簿です。シフトごとの実働時間の把握がメインで月の合計欄は自動計算されますが、印刷して手書きで記入もできます。

出勤簿エクセル（自動計算）

項目はシンプル版とほぼ同じですが、出退勤時刻を入力するだけで実働時間や残業時間が自動計算されます。所定労働時間の変更、有給の設定も可能です。

出勤簿エクセル（在宅勤務）

リモートワークやハイブリッド勤務を導入している企業向けです。勤務形態、勤務場所、勤務形態別の集計機能付きです。

出勤簿エクセル（建設業・現場用）

複数の現場で働く従業員の出面管理に適したテンプレートです。現場名、天候、作業内容、承認印欄などが追加されています。

出勤簿エクセル（複数人一括管理）

複数の従業員を一括で管理できる出勤簿です。自動的に月次勤怠集計と年次勤怠集計をして、全体の出勤状況を把握できます。

出勤簿テンプレートの入力項目

労働基準法第108条に基づく賃金台帳の作成には「労働日数、労働時間数、時間外労働時間数」などの記録が必須です。これらを正確に算出するための元データとして、厚生労働省のガイドラインに基づき、出勤簿には以下の項目を記載する必要があります。

項目	内容
労働者氏名	従業員のフルネーム
出勤日・労働日数	その月の出勤した日と合計日数
始業時刻	実際に業務を開始した時刻
終業時刻	実際に業務を終了した時刻
休憩時間	労働時間の途中に取得した休憩
日別の労働時間数	1日ごとの労働時間
時間外労働時間	法定労働時間（8時間）を超えた時間
深夜労働時間	22:00〜翌5:00の労働時間
休日労働時間	法定休日に労働した時間

例えば「2026/4/1（水）8時間勤務」のように合計時間だけを記載するのは不十分です。始業時刻と終業時刻を明記し、通常労働・時間外労働・深夜労働の区別がつくようにする必要があります。

時間外労働時間を自動で記録する

正社員の勤怠管理では、法定労働時間を超えた残業時間や、22時以降の深夜労働時間を正確に切り分けなければなりません。そのため、Excelテンプレートでも、始業・終業時刻を入力するだけで、自動的に時間外労働時間を算出できることが望ましいです。

休憩時間は自動で差し引く

休憩時間の扱いは、給与計算においてトラブルになりやすいポイントの1つです。「休憩なしで働いたのに引かれている」といった従業員の不満を防ぐため、Excelでは所定の休憩時間を自動で差し引く計算式を入れるか、実態に合わせて入力する欄を設けましょう。

日またぎの退勤時刻は24時以降にする

日をまたぐ深夜勤務の場合は計算が複雑になりがちです。 まずは24時間表記とし「午後11時」ではなく「23:00」、翌日の「午前1時」は「25:00」と入力することで、計算式のエラーを防ぎましょう。

エクセルで出勤簿を作成するメリット

1. コストゼロですぐに始められる

コストをかけたくない中小企業や、現状の業務フローを大きく変えたくない現場において、Excelは最適な選択肢です

メリット	詳細
即日運用を開始できる	ネット上のテンプレートをダウンロードするだけで、その日のうちに運用をスタートできる
決裁が不要である	費用が発生しないため、担当者の判断で改善に着手でき、上司への事後報告でも通りやすい
教育コストがゼロである	使い慣れたインターフェースであるため、混乱なく誰でも使える

2. 自社ルールに柔軟に工夫できる

パッケージ化された勤怠システムでは、「うちは15分単位で丸める」「特殊な勤務形態がある」といった自社独自のケースに対応できない場合があります。Excelであれば、セルの追加や計算式の設定で自社ルールに柔軟に対応できます。

具体例	詳細
端数処理の自在な設定	FLOOR関数やCEILING関数を組み合わせることで、就業規則通りの切り捨て・切り上げ処理を実装できる
変形労働時間制への対応	1年単位や1ヶ月単位の変形労働時間制に合わせて、所定労働時間の計算ロジックを自由に組み替えられる
独自手当の計算	特定のシフトに入った場合のみ発生する手当など、システムでは設定が難しい条件もIF関数で解決する

エクセルで出勤簿を作成するデメリット

1. 計算式の誤削除や上書きミスが起きやすい

Excelは誰でも編集できる自由度の高さがある一方で、誤操作によるリスクを常に抱えています。よくある問題として、以下のようなケースが挙げられます。

リスク	事例
数式が破壊される	計算式の上から数値を直接入力してしまい、自動計算機能が削除される
行・列のズレる	行の挿入や削除を行った際に参照範囲がズレてしまい、誤った結果になる
ファイルの先祖返りする	古いファイルを上書き保存して最新データが消失する

2. 従業員が増えると管理が負担

従業員数が数名程度のうちはExcelで管理可能ですが、20名、30名と増えるにつれて、ファイル管理の手間が増大します。毎月数十個のファイルを開いて集計する作業は、管理者の負担が大きいだけでなくヒューマンエラーの温床です。

リスク	事例
データ容量の肥大化	長期間のデータ蓄積によりファイル動作が重くなり、作業効率が低下する
同時編集の排他制御	共有ファイルにアクセスが集中すると入力待ちの時間ロスが発生する
属人化の加速	複雑なマクロや関数を組んだ担当者が退職すると、誰もメンテナンスできない

勤怠管理におすすめのサービス

1. 初期費用0円・低価格で使えるサービス

初期費用が不要で、無料もしくは低価格で使えるツールです。必須機能だけに厳選しているため、価格を抑えつつも十分な実用性を備えており、従業員数が少ないスタートアップや、まずはコストをかけずに試してみたい企業に向いています。

サービス名	初期費用	月額料金	特徴	おすすめ
HRMOS勤怠	無料	1人0円～	30名以下なら、必要な機能が揃った無料プランが期間無制限で利用可能	コストをかけずにシステム化したい企業
スマレジ・タイムカード	無料	1人0円～	30名までならタイムカード機能が無料	店舗ビジネスを展開している企業
ポチ勤	無料	1人0円～	機能制限なく無料で50名まで利用でき、自分のスマホから打刻可能	打刻データの入力を簡単にしたい企業
レコル	無料	1人110円～	シンプルで低価格。マニュアルを見なくても使える画面設計	ITに詳しくないスタッフが多い企業

2. 市場シェアが大きく機能豊富なサービス

多くの企業で導入されており、サポート体制や連携機能が充実している定番ツールです。導入後のサポート体制も、電話やチャットで相談できる体制が整っているサービスが多く、安心して運用できます。

サービス名	初期費用	月額料金	特徴	おすすめ
KING OF TIME	無料	1人330円〜	シェアNo.1。生体認証やICカード、PCログなど打刻方法が多彩で高機能	変形労働制など複雑なシフトがある企業
ジョブカン勤怠管理	無料	1人220円〜	必要な機能だけ細かく選んで契約できるため割安	自社の運用に合わせて機能を柔軟に選びたい企業
Touch On Time	無料	1人330円〜	独自開発のタイムレコーダーで打刻するため、PC不要で稼働できる	現場スタッフが多くPCを設置しにくい工場や店舗

3. 複数機能やシステム連携できるサービス

給与計算や会計業務ですでに使用しているサービスがあれば、同じシリーズで揃えることで、データ転記の手間をゼロにできます。

サービス名	初期費用	月額料金	特徴	おすすめ
マネーフォワード クラウド勤怠	無料	要お問い合わせ	ワンクリックでマネーフォワード クラウド給与に連携できる	マネーフォワードの会計や給与ソフトを使用している企業
freee勤怠管理Plus	無料	1人330円〜	勤怠だけでなく、労務管理やプロジェクト管理とも密接に連携できる	バックオフィス全体をfreeeで統一したい企業
jinjer勤怠	要お問い合わせ	1人330円〜	人事データベースを中心に管理。入退社や人事評価との連携がスムーズ	ジンジャーシリーズで人事データを管理している企業

プロワンは、建設、設備、リフォームなど、現場のある業界に特化した業務管理システムです。顧客管理、見積・請求書作成、現場管理、日報作成などすべてを1つのシステムで管理できます。