脱属人化とは？3つの解消事例からわかるメリットとデメリット

「この仕事はもう誰もわからない…」
「あの人が辞めたら、本当に回らなくなる…」

1人もしくは数人しかできない属人化の典型であり、このままでは業務停滞によって組織を弱体化させてしまいます。これを解消するのが「脱属人化」です。属人化がもたらす経営リスクから、成功事例、属人化解消までの3ステップまで、チームのための具体的な解決策を一緒に見ていきましょう。

無料ダウンロード

DXの事例や機能を1冊に、「DXまるわかりガイド」全67ページ

今すぐ詳しい資料を見る

属人化とは？3つの経営リスク

1. 業務停滞とサービス品質の低下

属人化による最も直接的な影響は、業務の停滞です。例えば、案件の進捗状況が担当者しかわからず、チーム全体でのリアルタイムな状況把握が困難になると、担当者の急な休暇や退職時に次のような問題が発生します。

属人化による影響	具体的な損失
顧客対応の遅延	問い合わせへの回答に通常の3倍以上の時間がかかる
意思決定の停滞	重要な判断が1週間以上先送りになることも
ミスの増加	引き継ぎ不足により、顧客情報の誤認識が月平均5件発生
残業時間の増加	他の社員がカバーするため、部署全体で月40時間の残業増

さらに深刻なのは、サービス品質の低下です。担当者によって対応にバラつきが生じ、顧客満足度の低下につながります。

2. 人材が育たず組織力が弱体化する

属人化は「できる人」に仕事が集中する構造を生み出し、結果として組織全体の成長を阻害します。

これでは社員のモチベーション低下も避けられません。「評価されにくい」や「成長実感が得られない」という理由から、優秀な若手社員の離職率が通常よりも上昇するケースも報告されています。

3. 退職によるノウハウ喪失と事業停滞

最も大きなリスクは、キーパーソンの退職による事業への直接的な打撃です。長年蓄積されたノウハウや顧客との関係性が、たった1人の退職で失われてしまうのです。実際にあった製造業の事例では、ベテラン技術者の退職により、以下のような損失が発生しました。

このような事態を防ぐためには、日頃から計画的な脱属人化の取り組みが不可欠です。

組織の属人化リスク診断

自社の属人化がどの程度進んでいるか、以下のチェックリストで確認してみましょう。該当する項目が13点以上ある場合は、早急な対策が必要です。

※ 実際の状況は条件によって異なる場合があります。本診断結果はあくまでも目安としてご利用ください。

脱属人化の成功事例3選

CASE1. 電気・空調設備工事におけるSuemaru FT INNOVATORS 株式会社の事例

電気・空調設備工事を主軸に事業を展開するSuemaru FT INNOVATORS 株式会社は、業務管理システムを導入し、千葉・東京・大阪の3拠点で担当者ごとにバラバラだったExcelによる案件管理を一新しました。このシステムの特徴は以下のとおりです。

特徴	活用方法	効果
案件情報のまとめ管理	案件・見積もり・請求をシステムに集約	担当者の頭の中にあった情報がチームで見られるようになった
見積もり作成	担当者ごとに行っていた作業をシステムで統一	誰が作っても同じ品質で見積もりが出せるようになった
協力会社の管理	約100社の情報をシステムで一括管理	担当者の経験や勘に頼らず均一な対応ができるようになった

3拠点に分かれていたため、「あの案件の状況を知っているのは〇〇さんだけ」という状態が長年続いていました。脱属人化のために、まず情報をシステムに入れる習慣をつくることから始め、伴走型の導入支援でスムーズに定着させました。

属人化からの脱却、そして未来へ──業務改革を支えた“伴走型”の導入支援

CASE2. イベント企画・運営における株式会社セブンサービス企画装飾の事例

行政イベントや建築儀式式典の企画・運営を手掛ける株式会社セブンサービス企画装飾は、案件管理システムを使って、長年の課題であった「人に依存する」体制を刷新しました。具体的なシステムの活用方法は主に3つです。

特徴	活用方法	効果
案件情報の見える化	ホワイトボード管理を廃止し、案件進捗・収支・担当者情報をシステムで共有	全社でリアルタイムに状況を見られ、特定の人しか知らない状態がなくなった
現場アプリ	外出先からスマホやタブレットで見積もり作成や進捗確認を行う	事務所に戻らなくても対応できるようになり、順番待ちがなくなった
見積もりテンプレート	過去案件の情報を活用し、見積もりを効率的に作成	担当者による出来栄えのばらつきがなくなった

月100件以上の案件をホワイトボードと個人管理で回していたため、担当者が不在だと進捗がわからない場面が頻繁に起きていました。システム導入後は、誰でも同じ情報にアクセスできる状態になり、引き継ぎや不在対応がスムーズになっています。

「人に依存しすぎない働き方」へ。次の50年を見据えた、本社発の業務改革

CASE3. 塗装・リニューアル工事における日成工業株式会社の事例

創業70周年を迎える日成工業株式会社は、オールインワンシステムによって、一部の担当者の頭の中だけにあった案件管理の仕組みを再構築しました。システムによる主な効果は次のとおりです。

特徴	活用方法	効果
カンバンボード	引き合いから完了までの案件進捗をフェーズごとに視覚的に管理	案件数や業務量が一目でわかるようになった
柔軟なワークフロー設定	自社の業務フローに合わせて、案件管理のプロセスを自由に構築	型にはまったシステム運用から自社に合った運用に切り替わった
案件・顧客情報の一元管理	顧客からの引き合いがあった時点から全ての情報をシステムに登録	担当者の頭の中だけにあった情報がチームで共有できるようになった

従業員13名の小さな組織でありながら、一部の担当者の頭の中だけで案件が動いていたため、対応が後手に回りクレームが起きやすい状態が続いていました。自社の業務フローに合わせてシステムをカスタマイズし、引き合いから施工完了までの流れをチーム全員で共有できる体制に切り替えています。

現場も組織も、共に進化し続ける！一歩先の働き方へ

脱属人化を始めるための3ステップ

STEP1. 業務内容を洗い出す

脱属人化の第一歩は、現状の正確な把握から始まります。まずは部署ごとに以下の観点で業務を洗い出しましょう。

特に注目すべきは、「その人しかできない業務」の特定です。バックオフィス業務では経理の決算処理、営業部門では重要顧客との折衝、製造部門では特殊な技術を要する作業などが該当します。これらを明確にすることで、脱属人化の優先順位が見えてきます。

STEP2. マニュアルを作成し標準化する

業務の洗い出しが完了したら、次はマニュアル化による標準化です。効果的なマニュアル作成には、5つのポイントを押さえることが重要です。

製造業での技術継承の成功事例では、ベテラン技術者の作業を動画で記録し、音声解説を加えることで、文書では伝えきれない「コツ」や「勘所」まで共有することに成功しました。

STEP3. ツールで仕組み化し定着させる

マニュアル作成だけでは、真の脱属人化は実現できません。デジタルツールを活用した仕組み化により、組織全体に定着させることが重要です。

営業から工事完了までの全プロセスを一元管理できるシステムを導入した結果、誰でもいつでも正確な進捗を確認できる体制が整った事例もあります。現場から直接の報告も可能になったことで、業務効率が向上しました。

脱属人化におすすめのツール4選

1. マニュアル作成ツールで業務を標準化

効率的な脱属人化を実現するには、適切なツールの活用が不可欠です。代表的なツールとしては、Teachme Bizのように画面操作を自動で文書化できるものや、AIが作業手順を分析して最適なマニュアルを提案してくれるものなど、さまざまな特徴を持つサービスが登場しています。

マニュアル作成ツールを選ぶ際は、以下の機能に注目しましょう。

マニュアル作成ツールの必須機能	詳細
画面キャプチャ	操作手順を自動で記録し、説明を追加できる
動画作成	複雑な作業を動画でわかりやすく説明する
バージョン管理	更新履歴を管理し、常に最新版を共有する
検索機能	必要な情報に素早くアクセスする
権限管理	部署や役職に応じた閲覧制限する

※ 2026年4月時点

2. ナレッジ共有ツールで暗黙知を形式知に

個人の頭の中にある暗黙知を形式知に変換することは、脱属人化の核心です。Qastのようなナレッジ共有ツールは、この変換を効率的に行うための強力な武器となるでしょう。さらに情報共有の貢献度を可視化し、評価制度に組み込むことで、積極的な知識の共有が促進されます。

ツールカテゴリ	主な機能	適した用途
社内Wiki型	情報の体系的な整理・蓄積	技術文書、業務手順書
Q&A型	質問と回答の蓄積・検索	トラブルシューティング
チャット連携型	リアルタイムな情報共有	日常的なノウハウ共有
AI搭載型	自動的な情報整理・提案	大量の情報から知見を抽出

※ 2026年4月時点

3. RPAツールで定型業務を自動化

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、人間がパソコンで行う定型的な事務作業をソフトウェアが代行し、自動化する技術のことです。WinActorのようなRPAツールを活用することで、人的ミスの削減と業務効率の大幅な向上が実現できます。

RPA導入で自動化できる業務	具体例
データの転記・入力作業	受注データを基幹システムへ自動転記
定期的なレポート作成	月次売上集計表を自動作成・配信
メールの自動仕分け・返信	問い合わせ内容別に担当部署へ振り分け
システム間のデータ連携	CRMと会計システム間でデータ同期
承認ワークフローの自動化	稟議書の自動回付と期限管理

※ 2026年4月時点

4. 業務管理システムで組織全体の属人化を解消

脱属人化を根本から解決するには、業務プロセス全体をデジタル化し、情報を一元管理することが重要です。特に営業から施工、保守まで一連の業務を扱う組織では、プロワンのような一気通貫型の業務管理システムが効果的です。

一気通貫型システムのメリット	詳細
情報の一元化	顧客情報、案件進捗、原価データなどが一つのシステムに集約され、誰でも必要な情報にアクセス可能
業務プロセスの標準化	見積もりから請求までの業務フローがシステム化され、個人の判断に依存しない運用が実現
履歴管理の徹底	すべての対応履歴や変更履歴が自動記録され、引き継ぎが円滑に
リアルタイムな情報共有	現場と事務所の情報格差を解消し、組織全体での迅速な意思決定を支援

プロワンの導入により、事務作業を30%削減し、二重入力や転記作業から解放された企業も多数存在します。さらに、紙やExcelによる属人的な管理から脱却することで、データドリブンな経営判断が可能になり、利益率15%向上を実現した事例も報告されています。

業界特化型の機能と直感的な操作性により、システムに不慣れな現場担当者でも抵抗なく導入でき、組織全体での脱属人化を加速させることができます。