「発注の状況を一覧で見たい」
「どのような項目を必要？」
すぐに運用できる無料のExcelテンプレート5種類から、入力項目、Excel運用のメリットとデメリット、おすすめの発注管理ツールまで、具体的に見ていきましょう。
CONTENTS
発注管理エクセル（シンプル）
必要最低限の項目に絞り、入力の手間を減らしたバージョンです。「何を、いくらで発注し、届いたかどうか」だけを管理したい場合に最適で、ステータスは「未発注、発注済、納品済」などを選べます。
発注管理エクセル（経理連携）
納期管理や支払状況、税区分などを含めた本格的な管理表です。目的は発注漏れや支払い漏れを防ぐためであり、総務部向けに「発注日、希望日、納品日」、経理担当者向けに「支払済」が設定できます。
発注管理エクセル（社内稟議）
「誰が許可したか」を記録に残すための管理表です。申請者は「申請日、担当者、発注先、品名、詳細、合計金額」を記入できて、上長は不正を防ぐために承認欄で「承認、却下」を選べます。
発注管理エクセル（定期購入）
毎月発生する支払いや、年に1度の更新を管理する表です。例えば「SaaS、AI、ネット回線など」は、通常の発注管理表に混ぜると埋もれてしまい、更新漏れや解約忘れが起きやすいため、分けて管理します。
発注管理エクセル（プロジェクト予算）
いくら使えるかの予算と、あといくら残っているかの残額を管理することに特化した形式です。イベント、建設、システム開発など、プロジェクトごとに予算が決まっている場合に必須です。
発注管理テンプレートの入力項目
発注状況を正確に管理するために、代表的な入力項目を把握しましょう。Excelの数式を設定するとより便利になります。
| 項目名 | 説明 | Excelの数式 |
|---|---|---|
| 発注番号 | 一意の管理番号を自動採番 | 手入力ではなく、行番号や連番を自動生成する仕組みにしておくと、重複や抜け漏れを防げます。 |
| 発注日 | 発注を行った日付 | TODAY関数を活用すれば入力時点の日付が自動挿入されるため、記録忘れを防止できるでしょう。 |
| 発注先 | 仕入先や取引先の名称 | 別シートにマスタリストを作成し、プルダウンをリスト化しておくと、表記ゆれによる集計ミスを回避できます。 |
| 品名・内容 | 発注する商品の識別情報 | VLOOKUP関数やXLOOKUP関数で内容を自動参照させると入力効率が向上します。 |
| 単価 | 商品の価格 | ￥マークと通貨を指定します。 |
| 個数 | 発注数 | 半角を指定します。 |
| 合計金額 | 数量×単価×消費税 | 手入力にすると計算ミスが発生しやすく、後からの修正も煩雑です。「単価×個数」という単純な式を入れておきましょう。 |
| ステータス | 未発注、発注済、納品済など | 条件付き書式を使い、納品待ちの案件を黄色、納品完了を緑色に自動で色分けするだけで、視認性がよくなります。 |
| 担当者 | 発注を行った担当者名 | 手入力でも構いませんが、別シートにマスタリストを作成し、プルダウンで選択式にしておくとラクです。 |
エクセルで発注管理するメリット
1. 導入コストがかからない
発注管理システムを導入しようとすれば、初期費用として数十万円、月額利用料として数万円が必要になります。一方、Excelであればテンプレートをダウンロードするだけで、運用を開始できます。また、少人数のチームや試験的な運用を始めたい場合にも、社内調整や研修が必要なくて簡単です。
2. 修正が容易である
業種や企業規模、取引形態によって発注業務のフローはバラバラかもしれません。既製のシステムでは対応しきれない独自ルールも、Excelなら柔軟にカスタマイズできます。例えば、「工事案件ごとに発注をまとめる」「食材の消費期限を管理項目に追加する」のような業界特有のニーズに対して、すぐに対応可能です。
3. 計算や集計を自動化できる
Excelの関数を使えば、面倒な作業を自動化できます。例えば、「発注金額が自動で合計される」「納期の3日前になったら赤色で警告」このような仕組みを1度作ってしまえば、あとは入力するだけで管理がラクになります。さらに、VBAマクロを組み込めば、月次の発注実績レポート作成のような業務も自動実行できます。
Excelで発注管理するデメリット
1. 複数人での運用がしにくい
Excelは複数人が同時にアクセスすると「読み取り専用」で開かれたり、セルの競合や意図しない上書きといった問題が発生しがちです。特に繁忙期や月末締めの時期には、複数の発注が同時並行で進むため、「開きっぱなしで他の人が開けない」「更新前の情報で上書きしてしまった」といった混乱が生じやすくなります。
2. 承認フローが管理できない
Excelには承認ワークフローの機能が組み込まれていないため、承認状況を別途管理しなければなりません。これにより、担当者は「発注管理表で案件の進捗を確認する」と「別の承認管理表で承認状況を確認する」という二重の確認作業を強いられます。特に月末などの繁忙期には業務効率が著しく低下します。
3. 意図せず集計ミスが起きる
Excelでは、誰かが誤ってセルを削除したり、関数を上書きしたりすることで、計算式が破損するリスクがあります。特に関数に不慣れなメンバーが「数式セルに直接数値を入力してしまう」ケースはよくあります。複雑な数式を組んでいる場合、一箇所の修正が連鎖的にエラーを発生させてしまうでしょう。
おすすめの発注管理システム
1. 受発注に特化した管理システム5選
Excelでの運用に限界を感じたら、専用の発注管理サービスの導入を検討する時期かもしれません。代表的なサービスは次の通りです。
| アプリ名 | 価格 | 特徴 | おすすめ企業 |
|---|---|---|---|
| α-発注 | 要問い合わせ | 発注管理に特化。AIによる高精度な需要と予測複雑な発注条件の自動化が強み | 小売、卸売、EC事業者など、多品種の商品を扱っている企業 |
| CO-NECT | 要問い合わせ | スマホやパソコンから注文操作をするだけで、FAXやメールに自動変換して届けてくれる受発注システム | 相手側の導入不要で、初期費用と月額費用ともに0円。まずは試してみたい小中規模企業 |
| MOS | 要問い合わせ | スマホやタブレットなどモバイル端末での受発注に特化したシステム。カスタマイズ性が高い | 現場で発注作業をしたい小売り店や建設業界、独自の業務フローがある企業 |
| BtoBプラットフォーム | 要問い合わせ | 飲食業界で圧倒的なシェア。発注側と受注側の双方が同じシステムを使うプラットフォーム型 | 飲食店、ホテル、結婚式場、給食事業者、仕入先がすでに導入済の企業 |
| アラジンEC | 要問い合わせ | カスタマイズ性が高く、複雑なルールに対応できるWeb受発注システム | 今の業務フローを変えずにシステム化したいという企業 |
※ 2026年1月時点
2. 発注管理できるオールインワンシステム
プロワンは、発注管理をはじめ、見積作成から請求処理まで、業務に必要なすべての機能を1つのプラットフォームで統合管理できるオールインワンシステムです。「見積から発注への自動連携」「発注書の出力・送付・ステータス管理」「発注データと連動した原価管理」などの機能を備えています。
