脱ハンコの効果とは？事例でわかる承認時間と手間を大幅削減したフロー

「承認待ちで2日経った…」
「ハンコのために出社しないと」

ハンコが非効率とわかっていても、費用対効果やセキュリティを考えるとフローを改善できない人も多いです。そこで脱ハンコのメリットから、依存度チェック、3つの成功事例、失敗しない導入の3ステップ、おすすめツールまで、脱ハンコのロードマップを見ていきましょう。

脱ハンコはなぜ？3つの効果

脱ハンコとは、紙の書類に物理的な印鑑を押すという従来の承認プロセスを、電子署名や電子印鑑などのデジタル技術に置き換える取り組みを指します。

政府が2020年に打ち出した「書面・押印・対面原則の撤廃」により、行政手続きの99.4%で押印が廃止されました（※1）。この流れを受けて、民間企業でも急速に脱ハンコが進んでおり、2022年1月には電子契約を利用している企業が69.7%に増えています（※2）。

ただし、一部の企業では「何となく電子化すれば良い」という漠然とした理解にとどまっていることも実情です。脱ハンコで実現できる業務改善は、大きく分けて3つの領域に及びます。

領域	ハンコの課題	脱ハンコの効果
時間的改善	承認待ちで3～5日の遅延	リアルタイムでの承認完了
空間的改善	出社必須の承認作業	場所を選ばない業務遂行
経済的改善	印刷・郵送・保管コスト	年間数十万～数百万円の削減

※1 内閣府「第二章 国の押印見直しに係る取組」
※2 一般社団法人 日本情報システム・ユーザー協会「企業IT動向調査報告書 2022」

効果1. 承認スピードの向上

従来の紙ベースの承認プロセスでは、書類が各承認者の手元に届くまでに平均1～2営業日かかっていました。部長が出張中なら1週間待ち、役員の承認となればさらに時間を要するという状況は、多くの企業で日常的に発生しています。

脱ハンコを実現すると、承認プロセスが最短数分で完了するようになります。電子決裁システムを導入した企業の調査では、承認完了までの平均時間が従来の120時間から8時間に短縮されたケースが報告されています。

効果2. リモートワークの完全な実現

「テレワークを推進したいが、結局ハンコのために週1回は出社している」という声は、今でも一部の企業から聞かれます。総務省の調査によれば、テレワーク実施企業の「押印・書類処理」を理由に完全在宅勤務を実現できていないという結果も出ています。

脱ハンコは、このようなハンコ出社を完全になくし、真の意味でのリモートワークを可能にします。電子契約システムやクラウド型ワークフローシステムを導入することで、以下のような波及効果が生まれます。

効果3. 直接的なコスト削減

コスト面でも大幅な改善が見込めます。具体的な削減項目を見てみましょう。

これらを合計すると、中小企業でも年間120万円以上のコスト削減が可能です。さらに、承認待ちによる機会損失や押印のための移動時間、書類を探す時間といった見えないコストを含めると、その経済効果は計り知れません。

ハンコへの依存度チェックリスト

自社がどの程度紙に依存しているか、客観的に把握することが脱紙の第一歩です。以下のチェックリストで、現在の紙依存度を確認してみましょう。スコア11～15点は危険度「中」、スコア16点以上は危険度「高」です。

脱ハンコの成功事例2選

CASE1. プラント工事における佐々木プラントの事例

北海道から全国へ事業展開する株式会社佐々木プラントは、業務管理システムを導入し、紙とExcelベースの管理体制から脱却することで、脱ハンコによる業務効率化と現場のデジタル化を実現しています。このシステムの特徴は以下のとおりです。

特徴	活用方法	効果
電子完成報告書	現場でお客様の電子サイン取得	紙の報告書忘れによる現場への再訪問を完全解消
クラウド図面管理	図面データをシステム上で共有・閲覧	紙の図面受け取りのための事務所往復が不要に
帳票フォーマット統一	見積書から請求書まで一貫したデジタル帳票作成	転記作業の削減と業務品質の標準化
モバイル対応	携帯端末から各種書類の作成・承認が可能	出張先でも書類作成・決裁が完結

大阪営業所を含む全国拠点では、DX化により完成報告書の紙忘れによる現場再訪問がゼロになり、移動時間と交通費を大幅に削減しました。さらに、図面の紙コピーや手渡しが不要となり、現場作業員の生産性が飛躍的に向上しています。

※ プロワン「株式会社佐々木プラント」

CASE2. 消防設備工事における真弓興業の事例

創業60年以上の歴史を持つ真弓興業は、業務管理システムでDX化をし、承認プロセスを含む月300件以上の点検業務と工事案件の管理基盤を変革しています。このシステムの特徴は以下のとおりです。

特徴	活用方法	効果
電子承認機能	紙の回覧・承認をデジタル化	承認時間を大幅短縮
リアルタイム情報共有	書類や承認状況を即座に通知・確認	部署間の連携ミスを防止
一元管理システム	見積もり・実行予算を統合管理	属人的な承認フローを標準化
ファイル管理機能	案件ごとに写真・書類を集約保存	過去の承認書類の検索が容易に

大阪本社と東京支社を含む全拠点では、紙での承認プロセスを完全デジタル化し、部長承認にかかる時間と手間を大幅に削減しました。これにより、営業部・メンテナンス部・購買部など75名の従業員間での情報共有がスムーズになっています。

情報共有とリアルタイムなやり取りで、良いサイクルと次の一歩へ

脱ハンコまでの導入3ステップ

STEP1. 対象業務の洗い出しと目標設定

脱ハンコの第一歩は、現状把握です。すべての押印業務を1度に電子化するのではなく、現場の状況を組みとり、優先度を付けてから進めます。

優先度は、稟議申請のように「難度が低い×承認数が多い」を最優先としましょう。毎月の申請数が数百あり、切り替えは簡単であるため、インパクトが大きいです。次に契約書のように「難度が高い×承認数が少ない」は段階的に切り替えていきます。

	承認数が多い	承認数が少ない
難度が低い	〇最優先（稟議申請など）	△後回し（採用書類など）
難度が高い	△段階的（契約書など）	✕対象外

目標設定をするときは「承認時間を○%短縮する」「コストを年間○万円削減する」とします。このような明確な目標があることで、導入後の効果測定も容易になります。

STEP2. 法的要件の確認と社内規定整備

脱ハンコで最も慎重になるべきは、法的な有効性の確保です。2001年に施行された「電子署名法」により、電子署名も法的に有効となりましたが、すべての書類が対象となるわけではありません。

以下の書類は紙での作成が法律で義務付けられているため、現時点では電子化できません。

次に電子化可能な書類でも、電子署名法の要件を満たす必要があります。

そのため、多くの企業では電子認証局が発行する電子証明書を利用しています。特に重要なのは、取引先への説明資料の準備です。法的根拠や安全性について、分かりやすく説明できる資料を用意しておくことで、スムーズな移行が可能になります。

STEP3. 関係部署への説明と合意形成

最後のステップは、社内外のステークホルダーとの合意形成です。どんなに優れたシステムを導入しても、使う人の理解と協力がなければ成功しません。部署別に説明会を実施し、それぞれの立場に応じたメリットを強調します。

部門	説明する例
営業部	契約スピードアップによる成約率向上
経理部	請求書処理の効率化と残業削減
総務部	書類保管スペースの削減
管理職	どこからでも承認可能な利便性

説明会では、実際のデモンストレーションを行い、操作の簡単さを体感してもらうことが重要です。また、移行期間中は紙と電子の併用期間を設け、段階的に電子化率を高めていく方法が効果的です。

また、取引先向けには、無料トライアル期間を設けることも有効です。実際に使ってもらうことで、利便性を実感してもらえます。

脱ハンコができるおすすめ3サービス

サービス1. 中小企業向けの電子契約システム

従業員50名以下の中小企業にとって、高額な初期投資は大きな負担となります。そこで重視すべきは、月額料金の安さと導入の手軽さです。

例えば「マネーフォワードクラウド契約」は法人向けが月2,480円（税抜）から利用できます。

また、中小企業の場合、まず社内文書から電子化を始めることをおすすめします。社内文書なら取引先との調整が不要で、効果もすぐに実感できます。

サービス2. 中堅・大企業向けの電子契約システム

中堅・大企業では、すでに基幹システムやCRM、ERPなどが稼働しているケースが大半です。このような企業では、既存システムとの連携の充実度が最重要ポイントとなります。

例えば「クラウドサイン」や「freeeサイン」は統合型の法務サービスであり、システム連携はもちろん、一括送信機能やテンプレート機能も備わっています。

また、セキュリティ面では「ISO27001認証取得、IPアドレス制限機能、二要素認証対応、監査ログの長期保管」の要件を満たすことが必須です。

サービス3. 全業務をつなぐオールインワンシステム

プロワンは、営業・現場・経営に必要な全機能を1つのプラットフォームで提供し、紙、Excel、メールでの情報共有から脱却することで、一気通貫のデータ連携を実現します。