「Excelでは顧客情報を更新しにくい」
「現場担当者がすぐにデータを取得できない」
顧客情報の整理が追いつかず、毎回探す時間が無駄になっている…そこで、顧客管理ソフトのメリット、導入事例、ソフトの選び方とおすすめ製品まで、疑問点を1つずつ解決していきましょう。
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建設業向け顧客管理ソフトとは？3つのメリット
営業、設計、現場など、1つの案件に複数部門が関わる建設業界では、顧客管理が複雑です。個人情報に加えて、施主との初回相談、見積もり、工事進行、完工後のメンテナンスまで、長期にわたる関係を維持する基盤となります。
顧客管理ソフトを導入することで、バラバラに入力していた情報を1つのプラットフォームに集約し、全社で共有できる仕組みを構築できます。
1. 1回の入力で全部門に共有できる
建設業では「設計図面、見積書、契約書、工程表、検査記録」など、膨大な書類が発生します。これらに関連する顧客情報が担当者のパソコンや共有フォルダに分散していると、業務効率の低下やビジネスチャンスの損失につながるでしょう。
顧客管理ソフトを活用すれば、すべての情報が同じシステム内に集約され、必要な情報を探す手間が削減できます。また、担当者不在でも顧客と現場の情報を確認でき、別の従業員が対応できる体制が整います。
| 種類 | システム導入前 | システム導入後 |
|---|---|---|
| 顧客情報 | 共有フォルダのエクセル | システムで一括管理 |
| 過去案件の全情報 | 共有サーバーに部署ごとに点在 | 顧客情報に紐づけて一元管理 |
| 見積もり履歴 | 現場事務所の書庫 | デジタル化して案件に紐付け |
| 担当者とのやり取り | 各担当者のパソコン内 | システム内の顧客情報に入力 |
2. 過去の工事履歴を蓄積できる
建設業の受注は、新規のみではなく既存顧客からのリピートが大切です。しかし、過去の工事内容を把握できていないと、的確な提案が出せずに受注につながらないケースがあります。顧客管理ソフトではデータに基づいた分析ができるため、戦略的なアプローチが可能です。
| 情報の活用方法 | 効果 |
|---|---|
| 定期メンテナンスの時期を提案 | 顧客に最適なタイミングでアポイント |
| 施工事例の検索 | 顧客へは類似案件による信頼性の高いプレゼンを提示 |
| 顧客の要望をすぐに把握 | 家族構成の変化などを記録し、顧客に寄り添う |
3. 組織の営業力を強化できる
建設業界では、長年の信頼関係で成り立っている取引も多く、担当者個人に依存した営業体制になりがちです。顧客管理ソフトを導入すると、顧客とのやり取り履歴、提案内容、クレーム対応の経緯など、すべての情報が組織の資産として蓄積されます。
担当者が変わっても、過去の経緯を把握した上で対応できるため、顧客からの信頼を維持できるでしょう。また、成功事例や失敗事例も共有財産となり、組織全体のレベルアップにつながります。
顧客管理ソフトの成功事例3選
CASE1. 住宅向け設置工事における株式会社ハママツの事例
住宅向けに薪ストーブや暖炉の設置工事を展開する株式会社ハママツは、顧客管理ソフトを導入し、情報の可視化と社員間での共有を実現しました。このシステムの特徴は以下のとおりです。
| 特徴 | 活用方法 | 効果 |
|---|---|---|
| コメント機能 | 打ち合わせ内容を案件ごとに記録有 | 担当者不在時でも顧客対応が可能 |
| 見積書作成 | 過去に作成した見積書を参照 | 作業効率がアップし、業務改善に |
| 写真・ファイル管理 | 現場調査時の写真をアップロード | リアルな情報共有で顧客関係が向上 |
| 顧客情報への写真紐付け | 顧客ごとに現場写真を一元管理 | 顧客への重複確認の解消し、対応品質が向上 |
新規事業のタイミングで基盤を整える必要があると判断し、このシステムにより従業員同士での情報共有がほとんどない状態から、全社的な連携を強化しました。
住宅向け設置工事の事例
- 属人化していた案件数や商品価格の情報が全社員で共有可能になった
- 過去に作成した見積書の検索が容易になり、業務効率が大幅に改善された
- 写真でリアルな情報の共有ができ、顧客対応の品質が向上した
- スケジュール管理機能で従業員同士の連携が強化された
CASE2. 造園業における株式会社ジェネシスの事例
植木事業を手掛ける株式会社ジェネシスは、顧客管理機能を持つ業務管理システムを使って、リピーター顧客の拡大を実現しました。具体的なシステムの活用方法は主に4つです。
| 特徴 | 活用方法 | 効果 |
|---|---|---|
| 顧客情報の自動蓄積 | 長期的な顧客管理 | リピーター獲得の体制が整備 |
| 顧客情報の一元管理 | 見積もり提示後のお客様を丁寧に追跡 | 案件獲得数の増加 |
| 現場アプリ | スケジュールを一元管理し案件を差配 | 稼働状況の一覧化で現場の稼働時間を最大化 |
| メール配信 | 一斉メールの配信 | 効率的に顧客にアプローチ |
カレンダーアプリからシステムに移行することで、顧客情報の重複入力や2年前までしか履歴を遡れない制限がなくなり、長期的な顧客管理体制を構築しました。
造園業の事例
- 見積もり後、検討中のお客様への追っかけが可能になり、案件増加が見込める
- お客様の最新状況を把握し、適切なタイミングでのアプローチが実現
- 15社前後の下請け会社への案件振り分けが効率化
- 売上目標に対する進捗率が可視化され、システム運営が楽しみに
CASE3. 空調設備業における株式会社浅岡メンテナンスの事例
空調設備の販売、施工、メンテナンスを手掛ける株式会社浅岡メンテナンスは、顧客管理ソフトによって、業務の一本化と情報共有の効率化を実現しました。システムによる主な効果は次のとおりです。
| 特徴 | 活用方法 | 効果 |
|---|---|---|
| 顧客情報管理 | 案件ごとに情報や資料を保存 | 過去の仕事内容を即座に把握可能に |
| スケジュール管理 | ホワイトボードから移行 | 予定のダブりがなくなり担当者割当が迅速化 |
| 書類管理機能 | 業務に関わる書類を一元管理 | 個人任せだった書類の提出状況を明確に把握 |
| 現場情報マップ機能 | 登録住所からワンクリックで地図表示 | 作業者がスマホで次の現場情報を確認可能 |
同社はAccessベースのシステムを使用していましたが、顧客データの検索に手間取ることが頻繁にありました。新システムへの移行により、案件ごとの保存や確認が可能になり、顧客情報が一元化され、現場からのアクセスも容易になっています。
空調設備業の事例
- 会社、工場、病院など多岐にわたる顧客情報を一元管理できた
- 顧客データや過去の案件履歴を簡単に検索できるようになった
- お客様への再確認が不要になり、アフターサービスの質が向上した
- リアルタイムでの管理により現場への情報伝達がスムーズに
建設業・工務店向け顧客管理ソフトの選び方
STEP1. 案件や工程の管理機能は十分か
建設業では顧客データだけではなく、見積もりから受注、施工、完成引き渡し、アフターメンテナンスまでの一連の流れを管理できる機能が必要です。
確認すべき機能要件
- 案件ごとに顧客情報や資料を保存できる
- 図面や写真などの大容量ファイルを効率的に管理できる
- 協力会社との情報共有機能により、外注先とも連携できる
- 工程管理と連動し、進捗に応じた顧客への請求処理ができる
また、建設業法に基づいて、契約書10年や見積書7年の保管義務にも対応している必要があります。法令順守の観点からも、この要件を満たすシステムを選択しましょう。
STEP2. 現場の担当者が直感的に使えるか
建設業界は他業界と比べて、デジタル機器に不慣れな従業員も多いです。使いやすさを判断するポイントとして、以下の点をチェックしましょう。
| 判断ポイント | 詳細 |
|---|---|
| 直観的な操作性 | 使い方のマニュアルを見なくても、ある程度操作できる |
| 入力作業の負担 | 入力項目が多すぎず、最小限の操作で業務が完了する |
| 現場での動作 | スマホやタブレットでも快適に動作する |
| シンプルな画面遷移 | 必要な情報にすぐアクセスできる |
導入前には無料トライアルを活用し、現場のスタッフに実際に操作してもらうことをおすすめします。現場の意見を聞かずに導入した結果、システムが定着しなかったという企業は少なくありません。
STEP3. 導入後のサポート体制は万全か
システムを導入しても、使いこなせなければ投資が無駄になってしまいます。確認しておきたいサポート体制のポイントは以下です。
サポート体制のチェックポイント
- 操作方法の研修やトレーニングの実施有無
- システムのバージョンアップや法改正への対応
- トラブル時の相談窓口と対応時間
- 導入後の定期フォローや改善提案
建設業界に精通した顧客管理ソフトなら、業界特有の課題や要望を理解した適切なサポートが期待できます。
建設業・工務店向け顧客管理ソフト
製品1. スマホ1つで集客からアフターまでマイホムビズ
マイホムビズは、お問い合わせからアフターまですべての顧客情報、やりとり、書類を一元管理できる、工務店や住宅会社向けの顧客管理ソフトです。顧客の行動データを基に最適な追客を実現します。
| 利用カテゴリ | 具体的な機能 |
|---|---|
| 営業 | 顧客行動分析、温度感把握、マイホムアプリ配信、ポータルサイト連携、MA連携 |
| 現場 | チャット機能、タスク共有、書類一括管理、タイムライン、OB顧客管理機能 |
| 経営 | 成功パターン抽出、受注率分析、顧客満足度管理、チーム生産性向上レポート |
顧客情報が分散し、社内の引き継ぎ漏れや報告業務の負担、OB客への効果的なアプローチも困難だったとしても、導入によって顧客データが一元化され、チーム全体で効率的に対応できる体制が整います。その結果、累計1,000社以上の工務店や住宅会社への導入実績があります。
※ 2026年1月時点
製品2. 一気通貫で連携できる建設業や現場に強いプロワン
プロワンは、基本情報、案件進捗、施工履歴、経営分析まで、すべての顧客関連データを一気通貫で管理できる顧客管理ソフトです。担当者に依存しない組織的な顧客対応と業務の効率化を可能にします。
| 利用カテゴリ | 具体的な機能 |
|---|---|
| 営業 | 顧客履歴管理、案件進捗把握、最適タイミング提案、顧客データ分析、営業支援機能 |
| 現場 | 見積作成、スケジュール管理、報告書作成、協力会社管理 |
| 経営 | 顧客別収支分析、部門別稼働状況、リアルタイムデータ分析、戦略的意思決定支援 |
導入前は、担当者ごとにバラバラな管理方法で、顧客履歴や案件進捗が把握できず、提案機会を逃していました。プロワン導入により、顧客ごとの履歴や進捗をチーム全体で共有しながら最適なアプローチができるようになりました。
顧客管理ソフト導入時によくある質問
──小規模な工務店が導入するメリットは？
小規模な工務店は効果を実感しやすいでしょう。少ない人数で多くの業務をこなす必要があり、業務効率化の恩恵が大きいためです。また、早い段階でデータを蓄積し始めることで、将来の成長基盤を作ることができます。
──既存データはどのように移行する？
紙ベースのデータ移行は作業コストが大きいため、導入時にすべてシステム化するのではなく、段階的に移行することをおすすめします。Excelベースのデータ移行では、ほとんどのシステムがCSV形式に対応しているため、比較的スムーズです。
紙データの移行手順
- 移行するデータの優先度をつける
- 移行対象データの範囲を決める
- フォーマットを決め、データを新システムに入力する
- 紙データと並行運用期間を設け、リスクを抑える
- 徐々にデジタル化して、顧客管理ソフトの比重を増やす
Excelデータの移行手順
- データ形式の統一、重複データや不要データの削除
- 新システムの項目にExcelデータを紐づけてインポート
- 少量のデータでテスト運用
- 全データを移行し、本格稼働
──導入で失敗しないポイントは？
「どの情報を」「いつ」「誰が」入力するのか、運用ルールを明確にしておきましょう。運用ルールが曖昧なままでは、情報の抜けやデータの入力漏れが発生し、一元管理しているデータの信頼性が損なわれてしまいます。
──導入で失敗した場合にやり直しはできる？
多くの顧客管理ソフトは月単位での契約が可能であり、自社に合わない場合は他のシステムに乗り換えることができます。ただし、システムの変更には手間が余分にかかるため、無料トライアル期間を活用して自社に合うかどうかをしっかり見極めることが重要です。
