「見積書と請求書を別で管理している」
「データ更新しても、全部に反映されない」
非同期でデータを更新していることに違和感を覚えつつも、業務改善に踏み出せない人も多いです。そこで一元管理がもたらすメリットから、他社の成功事例、失敗しない導入ステップ、自社に最適なツールまでを一つひとつ確認していきましょう。
DXの事例や機能を1冊に、「DXまるわかりガイド」全67ページ
CONTENTS
一元管理とは？得られる5つのメリット
一元管理とは、組織内に点在しているさまざまな情報やデータ、業務プロセスを1つの場所やシステムに集約し、統合的に管理する仕組みのことです。各部門がそれぞれ独自のExcelファイルで管理していた顧客情報を、全社共通のデータベースに統合するケースがその典型例でしょう。
実際に一元管理を導入することで、企業は以下の5つの重要なメリットを享受できます。
| メリット | 具体的な効果 |
|---|---|
| 1. 業務効率が向上する | 情報を探す時間が減って、工数そのものを節約できる |
| 2. 意思決定が迅速になる | リアルタイムの情報共有で、市場変化へ素早く対応する |
| 3. データの整合性が保たれる | 重複入力や転記ミスがゼロになり、事務作業が減る |
| 4. セキュリティが強化される | アクセス権限の統一で情報漏洩リスクを最小化する |
| 5. コストが削減できる | システム維持費が低減し、全体のIT投資を最適できる |
1. 情報が集約されて業務効率が向上する
「営業部の売上データはAさんのパソコン」「在庫情報は倉庫のExcel」「顧客からのクレームは紙のファイル」といった状態では、1つの案件の情報がどこかで変化しますし、全体把握だけでも時間がかかってしまいます。
そこで一元管理を実現すると、必要な情報すべてが1カ所に集約されるため、情報の矛盾や抜け漏れがなくなって、個人情報の更新なども1回で済みます。検索や照合にかかる時間も大幅に削減されるでしょう。
2. リアルタイム共有で意思決定が迅速になる
顧客からの要望に対応する際、「在庫状況、生産能力、配送スケジュール」といった情報を瞬時に確認できると、受注の可能性が高まります。一元管理システムでは、営業担当者が顧客先で商談中でも、スマホやタブレットから最新の在庫状況を確認し、その場で納期の約束ができます。
また、経営層にとっても大きなメリットがあります。各部門の数値をダッシュボードで一覧表示することで、問題の早期発見と迅速な意思決定が可能になります。月末まで待たなければわからなかった売上動向も、時間単位で把握できることはメリットです。
脱アナログから一元管理まで、
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一元管理の必要度チェックリスト
一元管理ができる仕組みを検討するためにも、まずは現在の業務環境に潜む課題を必要度チェックリストで振り返ってみましょう。3つ以上当てはまる場合は一元管理の導入を検討すべきタイミング、5つ以上該当する場合は生産性の改善が必要な可能性が高いです。
現在の管理体制がビジネスのリスクにどれほど直結しているかを可視化します
※ 実際の状況は条件によって異なる場合があります。本診断結果はあくまでも目安としてご利用ください。
一元管理で生産性が向上した事例3選
CASE1. 業務を一本化し、各担当者が請求管理までできる形に
代表 浅岡様
導入前の悩み
以前はAccessにて構築した業務管理システムを使用していました……本当に簡単なシステムだったので、顧客情報も登録してあるだけで、必要な情報を探すのに時間がかかってしまうことが多かったです。その他の管理は個々の担当に任せっきりで社内共有の仕組みがない状態でした。
代表 浅岡様
導入後の変化
今までは請求書発行まで私が担当していたのですが、プロワンで一本化したことにより、各案件担当者が請求管理までできるようになって楽になりました。
代表 浅岡様
現場で起きた主な出来事
- 依頼受領、見積、作業日程、書類整理、確認、請求、入金管理をプロワンで管理している
- スケジュール管理も、以前使用していたホワイトボードはすべてやめて、プロワンのカレンダーで確認している
- 案件ごとに情報や資料の保存・確認も可能で、現場でプロワンを見ればすぐに確認できるのが良い
※ プロワン導入事例「株式会社浅岡メンテナンス」2025年7月
CASE2. 10人以上が個別に作っていた見積もりを一元化
業務グループ 砂山様
導入前の悩み
個別でExcelにて見積作成していたため、データが散在してしまい、情報の一元管理が難しい状態でした。
業務グループ 砂山様
導入後の変化
これまで属人化していた業務が大きく改善されました。以前は、10人以上が個別に見積もりを作成し、システムとリンクしていなかったため、情報の管理が煩雑でした。しかしプロワンを導入したことで、見積データが一元化され、業務の効率化につながっています。
業務グループ 砂山様
現場で起きた主な出来事
- 業務負担が軽減され、誰でもすぐに状況を把握できるようになり、よりスムーズな運営が可能になった
- まず営業部門での見積依頼の受領と対応で活用している
- 機械・土建・計装の工事責任者が積算業務で一番使用する
※ プロワン導入事例「JFEプロジェクトワン株式会社」2025年5月
CASE3. 協力会社と1つのシステムで、管理に手間がかからない形に
事業開発本部 副部長 田生様
導入前の悩み
協力会社が使っていた従来のシステムだと、データの入力形式や内容が拠点ごとにバラバラになってしまい、データの管理や分析ができないといった状況でした。そういう点で、「1つのシステムで協力会社とスムーズなやり取りができたらすごい楽なのに」とずっと考えていました。
事業開発本部 副部長 田生様
導入後の変化
協力会社との情報連携が円滑になったことです……でもプロワン導入後はお互いに1つのシステムで業務管理を行えるようになったので、案件のステータスがぱっと見でわかるし、協力会社管理に時間と手間がかからなくなりました。
事業開発本部 副部長 田生様
現場で起きた主な出来事
- 業務のフォーマットができたことで、転記作業や書類作成などのあらゆる事務作業が大幅に減った
- 管理に余分な手間がかからなくなった分、少ない人数でより多くの案件を回していけるようになった
※ プロワン導入事例「ジャパンホームシールド株式会社」2024年7月
一元管理の始めるための3ステップ
STEP1. 課題を洗い出し目的を明確にする
全部門へのヒアリングを行い、現状の課題を正確に把握します。管理職だけでなく、現場スタッフの声を聞くことが重要です。「情報探しにかかる時間」「ミスが発生しやすい場面」など具体的な質問を投げかけ、課題を定量的に可視化しましょう。
次に、一元管理で達成したい目的を明確に定義します。「業務効率を上げる」という曖昧な目標ではなく、「月次レポート作成時間を50%削減」「在庫保管コストを30%削減」といった測定可能な数値目標を設定することで、導入後の効果測定が可能になります。
STEP2. 一元管理の対象を1～2つに絞る
今度は一元管理の対象範囲を定める段階です。すべての業務と情報を1度に統合しようとすると、プロジェクトが肥大化し、かえって混乱を招くことになります。
対象業務の選定基準
- 複数部門が関わる業務であること
- 情報の更新頻度が高い業務であること
- ミスや遅延による影響が大きい業務であること
- 現状で最も非効率だと認識されている業務であること
これらの基準に基づいて優先順位をつけ、最初は1〜2つの業務に絞ってスタートすることをおすすめします。例えば「受注管理」から始めて、うまくいったら「在庫管理」「顧客管理」と段階的に拡張していくアプローチが有効です。
STEP3. いくつかツールを選んで評価する
最後のステップは、目的と対象業務に最適なツールの選定です。市場には数多くの一元管理ツールが存在しますが、自社にとって最適な選択をするためには、5つのポイントを押さえましょう。
| 項目 | 具体的な効果 |
|---|---|
| 機能の適合性 | 必要な機能が過不足なく備わっているか |
| 操作性 | ITリテラシーが高くない社員でも使いこなせるか |
| 拡張性 | 将来的な業務拡大に対応できるか |
| コスト | 初期費用と運用費用が予算内に収まるか |
| サポート体制 | 導入時と運用時のサポートが充実しているか |
ツールを選定したら、いきなり全社展開するのではなく、パイロット運用から始めます。最初の成功事例が社内に広まることで、他部門の協力も得やすくなり、全社展開がスムーズに進むでしょう。
目的別で選ぶおすすめ一元管理ツール
ツール1. 顧客と営業活動を管理するCRM・SFA
CRM（顧客関係管理）とSFA（営業支援システム）は、顧客の基本情報、商談履歴、問い合わせ内容、購買履歴などがすべて1つのプラットフォームに集約されます。営業担当者が変わっても、過去の経緯を踏まえた適切な対応が可能です。
| ツール名 | 月額料金（1名あたり・税込） | 強み | 適した企業規模 |
|---|---|---|---|
| Salesforce | 3,300円〜 | 高いカスタマイズ性と豊富な連携機能 | 中堅〜大企業 |
| HubSpot | 2,640円〜 | マーケティング機能との統合 | スタートアップ〜中堅 |
| Zoho CRM | 1,936円〜 | コストパフォーマンスの高さ | 小規模〜中堅 |
営業プロセスの複雑さと将来的な拡張性を考慮するなら高機能なツールが適しています。ただし、BtoC企業で顧客数が多い場合は、シンプルで処理速度の速いツールのほうが使いやすいでしょう。
※ 月額料金は一般的なプランにおける価格設定
※ 2026年9月時点
ツール2. 経営資源を最適化する基幹システムERP
ERP（統合基幹業務システム）は、企業の経営資源全体を統合的に管理するための大規模なシステムです。会計、人事、生産、物流、販売など、企業活動のあらゆる領域をカバーします。
| ツール名 | 月額料金（1名あたり・税込） | 強み | 適した企業規模 |
|---|---|---|---|
| Oracle NetSuite | 要問い合わせ | ERP、CRM、Eコマースまでを単一システムで統合管理できる | 中堅〜大企業 |
| Microsoft Dynamics 365 Business Central | 13,193円～ | 財務、販売、サプライチェーン管理など包括的な機能 | 中小〜中堅企業 |
| マネーフォワード クラウドERP | 要問い合わせ | 会計、経費精算、人事給与などバックオフィス業務の効率化に特化 | 中小〜中堅企業 |
ERPの最大の特徴は、データの一貫性と即時性です。例えば、営業部門が受注を入力すると、その情報が即座に生産計画、在庫管理、会計処理に反映されます。これにより、部門間の情報のズレがなくなり、経営判断の精度が格段に向上します。
※ 月額料金は一般的なプランにおける価格設定
※ 2026年9月時点
ツール3. 営業から経営までがつながる業務管理システム
プロワンは、顧客管理から案件進捗、原価計算、請求処理まで、現場業務に関わるすべてのデータを1つのプラットフォームで一元管理。リアルタイムな情報共有により、組織全体の意思決定を加速させます。
| 利用カテゴリ | 具体的な機能 |
|---|---|
| 営業 | 顧客データ一元管理、案件進捗の可視化、履歴データに基づく最適提案、受注予測分析 |
| 現場 | スマホでの作業報告、見積もり、発注、施工データの統合管理、協力会社との情報共有 |
| 経営 | 部門別収支の一元把握、リアルタイム経営ダッシュボード、原価と利益の自動集計 |
導入前は、顧客情報はExcel、案件管理は別システム、請求は手作業と、各部門でバラバラのツールを使用し、データの整合性確認に多大な工数がかかった会社も、プロワン導入により、すべての業務データが2つのシステムに集約され、部門間の情報共有が自動化されました。
