案件管理システムとは？5つの事例でわかる営業や現場の見える化

「あの案件、どうなった？」
「担当者に聞かないと進捗がわからない…」
「またタスク漏れか…」

紙やExcel、チャットに情報が散在していると、担当者が休んだときに案件がブラックボックスになりがちです。そこで案件管理システムの基礎知識から、作業時間の大幅削減といった他社の成功事例、失敗しないツールの選び方、そして具体的な製品比較まで、1つずつ解決していきましょう。

案件管理システムとは？1番は一元管理

案件管理システムとは、見積書や顧客対応、企業のプロジェクトまでの案件情報を一元的に管理し、進捗状況の可視化や業務の効率化を実現するツールです。従来のExcel管理、メールやチャットでのやり取りでは、情報が分散し、担当者しか把握できない「属人化」が進んでしまいます。

案件管理システムを導入することで、すべての案件情報がクラウド上で共有され、誰もがリアルタイムで状況を把握できるようになります。これにより、担当者の不在時に業務が停滞したり、引き継ぎに膨大な時間がかかったりすることなく、組織として持続可能な業務体制を構築できます。

1. 進捗と課題をリアルタイムに可視化

案件管理システムの最大の特徴は、プロジェクトの進捗状況を一目で把握できるダッシュボード機能です。カンバンボードやガントチャートで表示することで、各案件がどの段階にあるのか、誰が何を担当しているのかが瞬時にわかります。

例えば、営業部門では以下のような情報を可視化できます。これにより、マネージャーは全体を俯瞰しながら適切な采配できるでしょう。

営業部門の可視化項目	具体例
案件ステータス	商談中、見積もり提出済、受注確定など
進捗率	0〜100%の数値表示
担当者の動き	更新日時、コメント履歴
売上予測	受注確度別の金額集計

制作部門では次のようになります。メンバーも自分の役割を理解し、正しい優先順位で業務に取り組めます。

制作部門の可視化項目	具体例
案件ステータス	企画・制作・確認・納品の各フェーズ
担当者の負荷状況	各メンバーが抱える案件数と工数
納期までの残日数	アラート機能で遅延リスクを事前察知
承認待ちの案件	ボトルネックになっている工程

2. タスク漏れや二重対応を未然に防ぐ

「あの件、誰か対応した？」「同じ問い合わせに2人が別々に回答してしまった」といった混乱は、情報共有が不十分な組織ではよくあります。案件管理システムはタスクを自動割り当てと進捗管理により、このような問題を根本から解決します。

機能名	詳細
自動割り当て・リマインド	開始日や期限が近づくと担当者に通知
ステータス管理	「未着手」「進行中」「完了」などを明確化
重複チェック	類似案件の自動検出
コメント・履歴	対応内容を時系列で記録

特に顧客対応においては、即座に履歴が確認できるため、お客様を待たせることなく、的確な回答ができるでしょう。多くの案件管理システムでは検索機能も充実しており、キーワードや日付、担当者名などで瞬時に必要な情報にアクセスできます。

3. 工数と原価を正確に把握し利益改善

案件管理システムの隠れた価値は、収益性の見える化にあります。各案件にかかった工数と原価を記録することで、利益率の低い案件や非効率な工程を特定できます。

組織が成長するにつれ、営業・制作・経理など各部門間の情報共有は困難になりがちです。案件管理システムは、全部門が同じプラットフォーム上で情報を共有することで、部門の壁を越えた連携を実現します。

4. 情報の一元管理で部門間の連携を強化

組織が成長するにつれ、営業はSFA（営業支援システム）、現場は作業日報ツール・写真管理ツール、経理は会計ソフトなど、各部門でバラバラのアプリを入れていることが多いです。案件管理システムは、全部門が同じプラットフォーム上で情報を共有できるようになり、部門の壁を越えた連携を実現します。

部門	共有・活用できる情報
営業部門	案件進捗、納期情報、顧客情報
工事部門	見積もり、日報、写真管理
制作部門	仕様書、素材データ、修正指示書
経理部門	請求情報、入金状況、原価データ
経営層	稼働状況、収益性分析、KPI達成度

情報の一元化により、部門間の引き継ぎがスムーズになり、顧客への対応速度も格段に向上します。部門ごとに異なるツールを使用していると、情報の二重入力や転記ミスが発生していますが、案件管理システムならそのような非効率を一掃できるでしょう。

一元管理のメリットは？点在情報を1カ所に集約した事例とおすすめツール

案件管理システムの成功事例5選

CASE1. 木材販売におけるハママツの事例

長崎県で木材販売を中心に事業を展開する株式会社ハママツは案件管理システムを導入し、顧客管理の属人化解消と業務効率化を実現しました。このシステムの特徴は以下のとおりです。

特徴	活用方法	効果
顧客の一元管理	散在していた個人保存の顧客情報を統合	必要な情報を誰でも即時確認可能
見積書作成	価格表から検索して商品価格を参照	担当者以外でも価格決定が可能
コメント機能	打合せ内容を仕事詳細で共有	他の担当者との連携が強化
転用機能	見積書から発注書と請求書を一括作成	転記作業とミスのリスクを排除

従業員13名の組織において、写真・ファイル管理機能やマルチデバイス対応により、現場情報をリアルタイムに連携できています。新規事業の展開では、担当者不在時でも他の従業員が顧客対応できる体制を構築しました。

顧客管理・案件管理・価格管理の基盤を固め、更なる事業の多角化を目指す、九州の木材事業のフロントランナー

CASE2. 住宅検査・メンテナンスにおける家守りの事例

2011年設立の住宅検査専門企業、株式会社家守りは案件管理システムを使って、点検案件の管理効率化と対応漏れ防止を改善しました。具体的なシステムの活用方法は主に4つです。

特徴	活用方法	効果
進捗管理の可視化	案件状況を一画面で把握	スプレッドシート検索の手間を削減
リマインダー機能	期限前アラートで自動通知	クレーム発生前に対応漏れを防止
タグ付け機能	事業者ごとに色分け管理	緊急度や作業内容を視覚的に把握
ワンストップ管理	複数システムを一元化	システム間の転記ミスを解消

メンテナンス事業部30名体制の同社では、月間で「新規検査1,500棟、点検1,500件、保証400件、アフターメンテナンス30件」の案件を、複数システムから一元管理に移行しています。これにより書類作成や差配の事務作業を削減し、受注案件の拡大余力を創出しました。

「プロワンでなら今ある課題を全て解決出来ると思った」―ワンストップ管理でより多くのお客様にサービスを届ける

CASE3. 通信・電気設備工事における企業の事例

通信・電気設備工事を展開する株式会社ライフスクエアは案件管理システムによって、営業から工事完了までの一元管理を実現しました。システムによる主な効果は次のとおりです。

特徴	活用方法	効果
カンバンボード	案件進捗を可視化	対応漏れと機会損失を防止
ファイル管理	案件と写真や帳票を紐付け	過去情報の確認作業を効率化
現場帳票の作成	モバイル端末で報告書作成	オフィス作業を削減
部署間の通知	システム上で自動連携	連携スピードを向上

ICT事業部を中心とした同社では、ExcelやGoogleドライブ、ノーコードツールに分散していた情報を一元化し、案件の進捗を全社でわかるようにしました。また、大容量の写真管理により、工事現場で撮影する写真データも効率的に整理できるようになっています。

現場も事務も一元管理で効率化ーやりたいを現実に

CASE4. イベント企画・運営におけるセブンサービス企画装飾の事例

1977年に創業したイベント企画・運営の株式会社セブンサービス企画装飾は、案件管理システムを活用し、すべての案件を一気通貫で管理できるようになりました。このシステムの実績は以下のとおりです。

特徴	活用方法	効果
案件の一元管理	進捗や収支情報を全社共有	属人化を解消し見える化を実現
見積書複製	過去案件データを活用	専用パソコン待ちを解消
現場アプリ	移動中でも見積もりと進捗を確認	出先での業務対応が可能に
本番日管理	イベント実施日を起点に管理	業界特有の運用に柔軟対応

本社のみで月100～130件の案件を抱える同社では、ホワイトボード管理から脱却し、失注率や粗利などの経営指標をリアルタイムで把握しています。営業担当が見積作成から請求まで一貫して対応できるようになり、大幅な業務効率化を実現しました。

「人に依存しすぎない働き方」へ。次の50年を見据えた、本社発の業務改革

CASE5. 建設・塗装における日成工業株式会社の事例

創業70年の歴史を持つ日成工業株式会社は案件管理システムの利用を始めて、経営課題の解決に成功しました。画期的なシステムの機能は主な4つです。

特徴	活用方法	効果
カンバンボード	引き合いから完了まで全案件の進捗を可視化	業務量と進捗が一目で把握可能に
案件・顧客登録	同一画面で案件と顧客情報を一括登録	少ない情報量で簡単に登録作業が完了
ワークフロー設定	業務フローに合わせて個別にカスタマイズ	属人化していた業務プロセスを標準化
一元管理システム	見積から施工完了まで全工程をシステム化	後手後手の対応からクレーム発生を防止

個人の頭の中で管理されていた案件情報を完全にシステム化し、キャッシュフロー悪化と赤字を解決しています。他社製品ではできなかった自社業務フローへの完全対応により、塗装工事だけでなく防水・リニューアル工事まで事業領域を拡大させました。

現場も組織も、共に進化し続ける！一歩先の働き方へ

案件管理システムの5つの選び方

1. 自社の業務フローに合うか確認する

最も重要なポイントは、現在の業務フローとシステムの機能がマッチしているかという点です。どのような高機能なシステムでも、自社の業務に合わなければ意味がありません。確認すべきポイントは以下の通りです。

自社の業務フロー	詳細
案件種別と管理項目	定型的な案件が多いか、カスタマイズが必要か
承認フロー	何段階の承認が必要か、承認者は固定か流動的か
外部との連携	顧客や協力会社とのやり取りはどの程度あるか
レポーティング	どのような分析や報告書が必要か

例えば、IT開発会社であればAIエージェント前提の開発体制に対応したタスク管理が必須ですし、コンサルティング会社なら時間単位の工数管理と請求連携が重要になります。まずは現状の業務フローを可視化し、システムに求める必須機能をリストアップすることから始めましょう。

2. 操作が直感的で定着しやすいか

多数の機能が充実していても、画面操作が使いにくいシステムは現場に定着しません。特にITリテラシーにばらつきがある組織では、操作性の良し悪しが導入の成否を左右します。評価すべき操作性のポイントは次の通りです。

確認するシステムの操作性	詳細
画面の見やすさ	情報が整理されていて一目で理解できるか
入力の手間	必要最小限の入力で済むか、自動化されているか
モバイル対応	外出先からもスムーズに利用できるか
カスタマイズ性	自社用に画面や項目を調整できるか

多くのシステムでは無料トライアルを提供しているため、現場メンバーに使ってもらい、フィードバックを収集することが大切です。わりと多くの企業が、この検証プロセスを省略して失敗しています。

3. 他のシステムとデータ連携できるか

どのビジネスでも案件管理システム単体で業務が完結することは、ほとんどありません。既存の業務システムとスムーズに連携できるかは、業務効率化の観点から極めて重要です。

確認する既存の連携システム	連携により実現できること
会計システム	売上・原価データの自動転記、請求書発行
グループウェア	スケジュール同期、会議室予約連携
CRM/SFA	顧客情報の共有、商談履歴の参照
ファイル共有サービス	成果物の自動保存、バージョン管理

API連携やCSVインポート・エクスポート機能の有無を確認し、データの二重入力を避けられる仕組みを構築できるかを検証しましょう。

4. 費用対効果が見合っているか

案件管理システムの導入には初期費用と月額費用がかかります。重要なことは、単純に安いシステムではなく、投資に見合った効果が得られるかという点です。

確認する費用対効果	詳細
削減できる工数	報告書作成や情報共有にかかる時間
機会損失の防止	タスク漏れや納期遅延による損失
収益性の向上	原価管理による利益率改善
スケーラビリティ	事業成長に合わせた拡張

一般的に月額1ユーザーあたり500〜3,000円が相場ですが、3～6ヶ月以内に月額費用を上回る工数削減効果が見込めるシステムを選ぶことをおすすめします。

5. サポート体制は充実しているか

システム導入後の成功は、ベンダーのサポート体制に大きく左右されます。特に初期の導入期間は、さまざまな課題や疑問が発生するため、手厚いサポートが不可欠です。

確認するサポート内容	詳細
導入支援	初期設定や移行作業のサポート
トレーニング	操作研修やマニュアル提供
問い合わせ対応	電話、メール、チャットでの対応時間
定期的なフォロー	活用状況の確認と改善提案

優良なベンダーではカスタマーサクセス担当が付き、導入から定着まで伴走してくれます。サポート体制の充実度は、契約前に必ず確認しておきましょう。

おすすめの案件管理システム3選

製品1. 営業から現場まで連携できる案件管理システムのプロワン

プロワンは、案件の発生から完了、経営分析まで、営業・現場・経営に必要な全機能を1つのプラットフォームで提供します。

利用カテゴリ	具体的な機能
営業	案件進捗管理、タスクリマインド、顧客情報管理、外部CRM連携
現場	見積書作成、工程管理、作業完了報告、協力会社との情報共有
経営	請求書発行、入金消込、案件別収支管理、経営分析レポート

導入前は、案件管理、施工進捗、工程調整、原価管理など、各業務で異なるツールやExcelファイルが乱立し、情報の一元化ができていませんでした。プロワン導入により、これらの機能が1つのシステムに統合され、リアルタイムでのデータ連携が実現しました。

その結果「案件の成約率15%向上、管理業務の工数30%削減、売上高20%増加」などの成果が期待できます。

製品2. 営業からマーケティングまで連携できるSales Cloud

Sales CloudはAIを活用した顧客分析と営業プロセスの自動化により、営業活動を根本から変えるCRM・SFAシステムです。企業規模や業種を問わず、柔軟なカスタマイズで最適な営業環境を構築できます。

利用カテゴリ	具体的な機能
営業	AIによる精度の高い顧客分析、営業プロセスの自動化、モバイルアプリでの商談管理・更新
マーケティング	カスタマージャーニーの構築、メルマガ・プッシュ通知の配信、ソーシャルメディア連携配信
経営	リアルタイムでの顧客情報把握、商談状況の可視化、柔軟なカスタマイズ対応

導入前は営業プロセスが属人化し、顧客情報が分散管理されているため効率が上がらないという課題がありましたが、導入によりAIが顧客分析を自動化し、全社員がモバイル端末からリアルタイムに情報共有できます。

※ 2025年12月時点

製品3. AIで類似案件が分析できるMazrica Sales

Mazrica Salesは2,800社以上が導入するCRM・SFAシステムで、AIが過去の類似案件を分析して最適な営業アクションを提案します。Gmail連携により情報入力を自動化し、営業活動を効率的にサポートします。

利用カテゴリ	具体的な機能
営業	AIによる類似の案件分析とリスク予測、最適な次回アクションの自動提案、カード形式での進捗管理
情報管理	企業情報と財務情報の自動取得、Gmail連携による自動取り込み、常に最新の顧客情報を表示
経営	営業進捗の一目での把握、メール履歴の一元管理、担当者変更時のスムーズな引き継ぎ

導入前は営業情報の手入力に時間がかかり、成功事例や失敗パターンが活用できずに同じミスを繰り返すという課題がありました。それがMazrica Salesの導入により、AIが過去の類似案件から最適なアクションを提案し、Gmail連携で情報入力が自動化される環境が実現できます。その結果、2,800社以上での導入実績という信頼性を得ています。

※ 2025年12月時点

案件管理システムで失敗しないための注意点

──導入で失敗する主な3つの原因とは？

──Excel管理からの移行は大変？

「長年使い慣れたExcelから新しいシステムへの移行は大変そう…」という不安の声をよく聞きます。確かに移行には一定の労力が必要ですが、適切な手順を踏めばスムーズに進められます。移行を成功させるステップは次の通りです。

実際の移行期間は、企業規模にもよりますが1〜3ヶ月程度が一般的です。この期間を投資と考えれば、その後の業務効率化により十分にペイできます。

──導入後の社内定着のコツは？

システムの真価は、全社員が日常的に活用してこそ発揮されます。以下は社内定着を成功させるための実践的なコツです。

定着化のための5つのコツ	具体的な実践方法
小さな成功体験を作る	1つの部署で成果を出し、横展開する
キーパーソンを巻き込む	各部署の影響力のある人を推進役に任命
定期的な振り返り	月1回の活用状況レビューと改善
インセンティブ設計	活用度の高いチームを表彰
継続的なスキルアップ	定期的な勉強会やTips共有会の開催

特に効果的なのは、システム活用による具体的な成果を数値で示すことです。「報告書作成が2時間から30分に短縮」「顧客対応スピードが50%向上」など、わかりやすい成果を共有することで、モチベーション向上につながります。

また、システムチャンピオンと呼ばれる推進役を各部署に配置し、日常的な質問対応を担ってもらうことも有効です。このような取り組みを実施した企業では、3ヶ月後の定着率が90%を超えるケースが多く報告されています。