業務見える化とは？3つの成功事例とAIによるカイゼン手順

「担当者がいないから、タスクが止まってる…」
「あの人が辞めたら、誰もできない業務がある」

そこで業務が見えないことで起こる問題から、チェックリスト、成功事例、AIで進める手順、すぐに使えるツールまで、部署の生産性を劇的に向上させる方法を一緒に見ていきましょう。

業務見える化とは？3つのメリット

業務の見える化とは、仕事の内容、進捗状況、問題点を誰もが把握できる状態にすることです。単なる情報開示ではなく、データや図表を活用して業務プロセスを可視化し、組織全体で共有できる仕組みを構築することを指します。

1. 業務が見えないときのデメリット

業務が見えない状態、いわゆる「ブラックボックス化」した職場では、以下のような深刻な問題が日常的に発生しています。

デメリット	詳細
属人化の進行	特定の人しか業務を把握できず、その人が不在だと業務が止まってしまう。
非効率作業の発生	すでにあるものをゼロから作り直したり、重複連絡をしたりといった無駄が頻発する。
業務品質の低下	問題が起きても十分な再発防止が取れず、ミスが繰り返され、品質が一層低下する。

2. 業務が見えるときのメリット

業務の見える化を実現することで、組織には以下の3つの大きなメリットがもたらされます。

メリット	詳細
属人化の解消	業務手順が組織の共有財産となり、特定の人に依存しない体制を構築できる。
非効率作業の排除	業務プロセスが可視化されることで、無駄な作業が明確になり、業務改善を実現できる。
業務品質の改善	問題点が見える状態になることで、組織全体で改善意識が根付き、PDCAサイクルが回るようになる。

業務見える化チェックリスト

自社の業務が可視化できているかを、客観的に把握することが第一歩です。以下のチェックリストで、現在の見える化レベルを確認してみましょう。スコアは8～15点が危険度「中」、16点以上が危険度「高」です。

業務見える化の成功事例3選

CASE1. 住環境製造おける株式会社トヨダの事例

岐阜県で建具・襖など住環境製品の製造・施工・販売を行う株式会社トヨダは、業務管理システムを導入し、アナログ管理による業務の属人化と複雑化という課題を解決し、全社的な業務の見える化を実現しました。このシステムの特徴は以下のとおりです。

特徴	活用方法	効果
フェーズ管理機能	業務パイプラインで進捗状況を可視化	案件の停滞を防ぎ業務の流れが明確化
案件情報一元管理	営業個人管理から全社共有システムへ移行	複数回の転記作業が1回の入力で完結
クラウドベース管理	図面・写真をシステム上で共有	出先でも見積書・請求書作成が可能
顧客情報自動連携	一度の入力で見積書・発注書に自動反映	事務作業が半日から数時間に短縮

営業4名と事務4名の体制において、業務管理システムにより3回必要だった転記作業が1回で完結し、事務作業時間を半日以上削減しました。属人化していた案件管理方法を標準化し、黒板管理していた職人のスケジュールもシステム上で可視化することで、外部からの派遣スタッフもすぐに業務対応できる体制を構築しています。

「業界の中で生き残っていくための投資」アナログ管理からの脱却で、社内外の作業効率化を図る

CASE2. イベント企画・運営における株式会社セブンサービス企画装飾の事例

1977年創業で建築儀式式典や行政主催イベントの企画・設営・運営を手がける株式会社セブンサービス企画装飾は、業務管理システムを導入し、設備管理の観点から会場設営業務の属人化解消と情報一元化により、月100件超の案件管理体制を変革しました。

特徴	活用方法	効果
案件管理の見える化	ホワイトボードから脱却しデジタル管理へ移行	全社員が案件進捗と設営状況を即座に把握
現場アプリ	移動中や設営現場で見積もり・スケジュール確認	現場での柔軟な業務対応が可能に
本番日管理機能	イベント本番日を起点とした設営スケジュール管理	設営準備から撤収まで一貫した工程管理を実現
見積もり作成の効率化	専用PC不要で複数税率対応・過去案件の複製機能を活用	見積もり作成の待ち時間を解消し作業を大幅効率化

浦安本社を中心とした全国展開において、月100～130件に及ぶイベント設営案件の管理を一元化し、属人化していた情報共有体制を全社的な「見える化」へと転換しました。長野オリンピックや新国立競技場起工式などの大規模案件にも対応してきた同社は、プロワン導入により次の50年を見据えた業務基盤を確立しています。

「人に依存しすぎない働き方」へ。次の50年を見据えた、本社発の業務改革

CASE3. プラント工事における株式会社佐々木プラントの事例

食品・飲料・医薬品・化粧品業界向けのプラント工事を全国展開する株式会社佐々木プラントは、プロワンを導入し、設備管理の観点から人員配置の最適化と現場情報の一元管理を実現し、約50名体制での事業基盤を変革しています。

特徴	活用方法	効果
カレンダー機能	人員予定と工事割り当ての統合管理	ダブルブッキングを完全解消
利益率自動計算	見積もり作成時の原価・利益率即時反映	収益性のリアルタイム把握を実現
モバイルアクセス	現場から直接報告書作成・見積もり対応	移動時間と事務作業を大幅削減
進捗管理機能	各現場の進捗状況をクリック1つで確認	複数案件の並行管理を効率化

導入により月平均10件の工事案件を並行管理し、従来の紙とLINEベースの管理から完全デジタル化を実現しました。特に北海道から沖縄まで全国に分散する現場において、リアルタイムでの情報共有と人員配置の最適化により、設備工事の効率性が飛躍的に向上しています。

テンプレート紙とLINEからの脱却で、プラント工事の効率化を実現

AIによる業務見える化の3ステップ

STEP1. AIに音声入力して、業務リストを生成する

まず必要なのは「何の業務があるか」をすべて洗い出すことです。しかし、Excelに項目を打ち込んでいく従来の方法では遅すぎますし、思考が止まりがちで抜け漏れが発生するでしょう。

それをAIに音声入力する方法なら、話すスピードで思考をそのままテキスト化できて、普段意識していない細かい作業も自然にアウトプットできます。

ポイントは順番にすべてを変えようとせず、網羅的にとにかく何でも話すことです。AIが作った表に過不足があるときは、そのまま「〇〇を変えてください」などで最適化できます。

STEP2. AIに音声入力して、業務フロー図を生成する

従来、業務フロー図の作成は最も時間がかかる作業でした。図形ソフトで矢印や箱を1つずつ配置し、修正のたびに全体のレイアウトを調整する必要があったからです。

しかし、こちらもAIを使えば、話すだけで数分でプロ並みのフローチャートが完成します。専門知識も不要で、修正もテキスト編集だけで済みます。

ポイントは一般的なLLMとNotionがあれば、誰がやっても同じ品質で業務フロー図が完成できることです。

STEP3. AIに結果を投稿して、アクションプランを実行する

最後にAIに業務リストと業務フロー図が送信して、「最も非効率なタスクを洗い出して」「チームで共通化できる業務を抽出して」「自動化できそうでインパクトが大きい業務を教えて」のように分析してもらい、一緒にアクションプランを考えてもらいます。

測定指標	目標値の例	測定方法
業務処理時間	20％削減	タイムトラッキング
エラー発生率	50％削減	インシデント管理表
問い合わせ件数	30％削減	ヘルプデスクログ

ポイントは1度の見える化で終わらせず、継続的な改善サイクルを回すことです。定期的な振り返りと現場からの改善提案を仕組み化することで、組織全体の生産性が向上します。

業務見える化におすすめの4種類のツール

1.プロジェクト全体の進捗を可視化するツール

プロジェクトの進捗管理には、ガントチャートやカンバンボード機能を持つツールが効果的です。代表的なツールとして、Asana、Trello、Backlogなどがあります。

これらのツールを使うことで、タスクの依存関係や期限が一目で把握でき、ボトルネックの早期発見が可能になります。

ツール名	主な機能	特徴	料金（テキストより）
Asana	ガントチャート、カンバンボードなど	タスク依存関係・期限の把握、ボトルネック発見、作業負荷の可視化	無料プランあり
Trello	カンバンボード	（テキスト内では個別の特徴は限定的だが、一般的に）直感的な操作、タスク管理	無料プランあり
Backlog	ガントチャート、カンバンボードなど	（テキスト内では個別の特徴は限定的だが、一般的に）開発者向けの機能（Git連携など）も豊富	無料プランあり

また、チームメンバーの作業負荷も可視化されるため、適切なリソース配分が実現できます。多くのツールは無料プランから始められるため、まずは小規模なプロジェクトで試してみることをおすすめします。

2. 誰でもわかる業務マニュアルを作成するツール

業務マニュアルの作成には、画像や動画を簡単に挿入できるツールが適しています。Notion、Confluenceなどのドキュメント管理ツールは、階層構造でマニュアルを整理でき、検索性も優れています。

ツール名	主な機能	特徴
Notion	画像・動画の挿入、階層構造での整理、検索	高いカスタマイズ性、データベース機能
Confluence	画像・動画の挿入、階層構造での整理、検索	更新履歴の自動管理、Jiraとの連携

特に効果的なのは、画面録画ツールとの併用です。LoomやBandicamなどを使って実際の操作画面を録画し、マニュアルに埋め込むことで、文字だけでは伝わりにくい操作手順も確実に共有できます。更新履歴も自動で管理されるため、常に最新版のマニュアルを維持できます。

3. 社内のナレッジを蓄積し共有するツール

組織の知識を蓄積・共有するには、検索性の高い情報共有プラットフォームが必要です。Microsoft Teams、Slack、Google Workspaceなどのコラボレーションツールは、日常的なコミュニケーションと情報蓄積を同時に実現できます。

ツール名	主な用途	情報蓄積の方法	活用ポイント
Slack	チャット、ファイル共有	チャンネル内の会話、スレッド、ピン留め	チャンネルの構造化、タグ付け、検索機能の活用
Microsoft Teams	チャット、ビデオ会議、ファイル共有	チーム/チャンネル内の会話、SharePoint/OneDriveとの連携	チャンネルの構造化、タグ付け、定期的な情報整理
Google Workspace	メール、カレンダー、ドキュメント作成・共有	Google Drive、Google ドキュメント、Google Chat	フォルダ構造化、共有設定、タグ付け（ラベル）、検索

これらのツールの活用ポイントは、情報の構造化とタグ付けです。プロジェクトごと、部署ごとにチャンネルを作成し、関連する情報を集約します。

また、重要な情報にはタグを付けて検索しやすくすることで、必要な情報に素早くアクセスできる環境が構築できます。定期的に情報を整理し、古い情報をアーカイブすることも、使いやすさを維持する上で重要です。

4. 全社の業務を見える化する業務管理システムのプロワン

プロワンは、設備工事・リフォーム・ビルメンテナンス等の現場業務における顧客管理から案件進捗、原価分析まで、すべての業務プロセスを一元的に可視化し、データドリブンな経営を実現する業界特化型システムです。

利用カテゴリ	具体的な機能
営業	顧客データ管理、案件進捗の可視化、営業履歴の一元管理、最適タイミング提案
現場	業務標準化、作業進捗のリアルタイム共有、タブレット・スマホでの報告、帳票データ化
経営	案件・部門別の原価・利益分析、稼働状況の可視化、リアルタイムダッシュボード、戦略的意思決定支援

顧客情報や案件進捗が属人的に管理されていると、営業活動や現場作業の状況が組織全体で共有されません。ま報告書作成や転記作業などの間接業務に多くの時間が割かれると、経営判断に必要なデータもリアルタイムに把握できないです。

プロワンを導入すると、すべての業務プロセスで標準化と可視化され、顧客データから施工進捗、収支状況まで一元的に把握できる体制が構築されます。その結果「受注率の向上、間接業務の大幅削減による本業への集中時間増加、リアルタイムデータに基づく戦略的判断による収益性改善」などの成果が期待できます。