「従業員の労働時間を正確に把握したい」
「勤怠管理Excelではどのような項目が必要？」
そこで、ダウンロードして使えるExcelの無料テンプレートから、記載すべき項目、メリットデメリット、システム移行の判断基準まで、知っておくべき情報を見ていきましょう。
CONTENTS
勤怠管理エクセルとは？3つの管理方式
勤怠管理は従業員の労働時間を把握するため、労働基準法に基づき、すべての企業に義務付けられています。以下は用途に合わせて選べる3種類のExcelテンプレートです。
| 方式 | 構成 | 適した組織 |
|---|---|---|
| 月次個人別 | 従業員1人につき1シート、月ごとに作成 | 勤務形態が統一されている正社員中心の組織 |
| 月次一覧 | 1日1行で全従業員の勤怠を横並び表示 | 日ごとの人員配置を重視する小売・飲食業 |
| 部署別集約 | 部署単位でシートを分け、月次で集計 | 部門別の人件費管理が必要な中規模組織 |
勤怠管理エクセル（月次個人別）
1人の従業員に対して毎月1シートを作成し、日付ごとに出退勤時刻を記録します。個人の残業推移や有給消化状況を追跡しやすく、本人との面談資料としても活用できます。ただし、従業員数が増えるとシート数が膨大になり、全体把握が難しくなります。
勤怠管理エクセル（月次一覧）
シフト表のように、縦軸に従業員名、横軸に日付を配置した形式です。1シートで全従業員の1ヶ月分の勤怠を俯瞰できて、「誰がいつ出勤しているか」が一目でわかります。管理者が全体の出勤状況を把握しやすく、人員の偏りや残業の多い従業員を早期に発見できます。
勤怠管理エクセル（部署別集約）
営業部、製造部、総務部といった部署単位でシートを分けて、各部署内の従業員勤怠をまとめて記録します。部門長が自部署の勤怠状況を把握しやすく、部署間の残業なども比較できます。
勤怠管理の入力項目とポイント
2019年4月施行の働き方改革関連法により、使用者には「労働時間を客観的に把握する」義務が課されました。この義務を果たすため、勤怠管理表には以下の項目を記録する必要があります。
| 項目 | 記録する理由 |
|---|---|
| 従業員名 | 氏名・社員番号で記録の帰属を明確化 |
| 勤務日 | 日付と曜日を記録し、休日出勤の判定に使用 |
| 始業・終業時刻 | 実際に働き始めた時刻と終えた時刻 |
| 休憩時間 | 労働時間から控除すべき時間 |
| 実労働時間 | 拘束時間から休憩を引いた正味の労働時間 |
| 所定外労働 | 会社が定めた所定労働時間を超えた部分 |
| 法定外労働 | 1日8時間・週40時間を超えた部分 |
| 深夜労働 | 22時〜翌5時に労働した時間 |
| 休日労働 | 法定休日に労働した時間 |
| 勤怠区分 | 通常出勤・有給・欠勤・遅刻・早退などの分類 |
1. 所定労働と法定労働の違いを知る
就業規則と法律の違いです。例えば、就業規則にて「1日7時間勤務」としている会社で8時間働いた場合、1時間は「所定外労働」ですが、「法定内労働」となります。この区別は割増賃金の計算に直結するため、Excelで管理する際も両者を分けられる設計が望ましいです。
2. 客観的記録との照合が求められる
厚生労働省のガイドラインでは、タイムカードやICカード、パソコンのログイン記録など、客観的な方法による労働時間の把握が原則とされています。Excelへの自己申告のみで運用する場合、実態との乖離がないかを定期的に確認しましょう。
3. 残業時間の上限を把握する
残業時間は原則として、時間外労働は「月45時間」「年360時間」が上限と労働基準法で定められています。臨時的な特別の事情がある場合でも「年720時間以内」「単月100時間未満」「2〜6ヶ月平均80時間以内」を超えることはできません。また、月45時間を超えられるのは年6回までです。
Excelで勤怠管理をする場合、残業時間が上限に近づいていないかを確認する仕組みが必要です。累計残業時間を自動計算するセルを設け、上限の80%を超えた時点で色が変わるよう条件付き書式を設定するなど工夫しましょう。
4. 変形労働時間制の注意点がある
1ヶ月単位や1年単位の変形労働時間制を導入している企業では、特定の日や週に法定労働時間を超えて働いても、期間全体で平均して法定内に収めるケースがあります。Excelで対応するには、以下のような工夫が必要です。
変形労働時間制への対応
- 日ごとに労働時間を個別設定できるようにする
- 変形期間全体での総労働時間と上限の差分を残業時間とする
- 繁忙期と閑散期の所定労働時間を年間カレンダーとして別シートで管理する
エクセルで勤怠管理をするメリット
1. 社内の既存環境をそのまま活用できる
社内のパソコンにOfficeがインストールされていれば、追加の契約手続きや情報システム部門への申請なしに運用を開始できます。セキュリティ審査や導入稟議といったプロセスを省略できるため、テンプレートがあればすぐに始められます。
2. 就業規則の細かいルールを反映できる
「時刻は5分単位で切り捨て」「遅刻3回で欠勤1回扱い」など、会社独自のルールをそのまま計算式に落とし込めます。パッケージ化されたシステムでは対応困難な例外処理もExcelなら再現可能です。
| 独自ルールの例 | Excelでの実装方法 |
|---|---|
| 端数時間の丸め処理 | FLOOR関数・CEILING関数で切り捨て・切り上げ |
| 一定時間超過で休憩自動付与 | IF関数で労働時間に応じた休憩時間を設定 |
| 特定曜日の割増率変更 | WEEKDAY関数で曜日判定し、条件分岐 |
3. 他のエクセル帳票との連携が容易
給与明細、シフト表、人件費予算表など、社内の他の帳票もExcelで作成している場合、セル参照で数値を引き継げます。二重入力の手間省くことが可能です。
エクセルで勤怠管理をするデメリット
1. ヒューマンエラーが避けられない
打刻システムのように自動で時刻が記録されるわけではないため、従業員または管理者が手入力する必要があります。以下のようなヒューマンエラーは完全には防げません。労働時間が誤って計上されると、給与計算に影響でてしまいます。
起こりやすいヒューマンエラー
- 時刻の打ち間違いや入力漏れ
- 有給・欠勤の区分選択ミス
- 全角・半角の混在による計算エラー
- 別の従業員のシートに誤って入力する
2. 集計作業が月末に集中する
月次の集計・確認作業が月末にまとめて発生します。従業員数が多い場合、1人ずつシートを開いて数値を確認し、異常値がないかチェックする作業は負担です。
| 従業員数 | 想定される月末作業時間 |
|---|---|
| 10名以下 | 半日 |
| 30名程度 | 1～2日 |
| 50名以上 | 2日以上 |
3. リアルタイムでの状況把握が難しい
「今月の残業時間の上限が近いのは誰か」「有給取得率が低い部署はどこか」といった情報を、管理者が即座に把握することが難しいです。問題に気づいたときには手遅れになっている可能性があります。
勤怠管理システムに移行するタイミング
次の課題が顕在化していれば、専用システムへの移行を検討する時期です。
| 課題 | システム化で解決できること |
|---|---|
| 集計作業に毎月1日以上かかる | 自動集計でリアルタイムに数値把握 |
| 残業の上限管理ができていない | 残業時間のアラート通知機能 |
| 有給取得義務の管理が不十分 | 取得状況の自動トラッキング |
| テレワーク従業員の勤怠把握が困難 | スマホ打刻・GPS記録機能 |
| 給与計算ソフトへの転記作業が負担 | API連携でデータ自動連携 |
システムを選定する際は、ICカードやスマホなど自社に合った打刻手段があるか、シフト制やフレックスなどの勤務形態に対応しているかを確認します。給与ソフトとのデータ連携方法、初期費用と月額費用の料金体系、導入時や運用中のサポート体制も比較検討のポイントです。
おすすめの勤怠管理システム3種
1. 小規模組織向け（従業員30名以下）のシステム
直感的に操作できる「シンプルさ」と「低コスト」が強みです。少人数であれば無料プランで十分なケースも多く、導入のハードルが低い点も魅力になります。
| サービス名 | 初期費用 | 月額料金（1名あたり・税込） | 特徴 |
|---|---|---|---|
| スマレジ・タイムカード | 無料 | 0円～ | 30名までならタイムカード機能が無料、iPadをタイムレコーダーにできる |
| ジョブカン勤怠管理 | 無料 | 220〜550円 | 必要な機能だけを組み合わせて利用できて、LINEやSlackから打刻可能 |
| CLOUZA（クラウザ） | 無料 | 220円～ | 登録人数ではなくその月に打刻した人数で課金できるため、季節などでスタッフ数の変動が激しい企業向き |
※ 月額料金は一般的なプランにおける価格設定
※ 2026年4月時点
2. 中規模組織向け（従業員30〜100名）のシステム
複雑な勤務形態への対応力や、管理者向けの機能が充実したシステムです。拠点が増えたり、ワークフローが複雑化したりするフェーズに適しています。
| サービス名 | 初期費用 | 月額料金（税込） | 特徴 |
|---|---|---|---|
| KING OF TIME | 無料 | 1名あたり330円 | 複雑な就業規則にも対応できる拡張性があり、外部連携も豊富 |
| Touch On Time | 無料 | 1名あたり330円 | 指紋やICカードなど、PCがない現場でも確実に打刻できる専用端末が魅力 |
| TeamSpirit | 要問い合わせ | 26,400円～ | 勤怠と工数管理を一本化、残業時間などをリアルタイムでグラフに |
※ 月額料金は一般的なプランにおける価格設定
※ 2026年4月時点
3. バックオフィス統合型のシステム
同じ会社から出ている別のSaaSとの連携が強力で、「勤怠データから給与計算、会計までを一気通貫で終わらせる」ことを目的としています。
| サービス名 | 初期費用 | 月額料金（1名あたり・税込） | 特徴 |
|---|---|---|---|
| マネーフォワード クラウド勤怠 | 無料 | 2,480円～ | シリーズ内データ連携のシームレスさが高い。会計や給与計算ですでに使用しているなら第一候補 |
| freee勤怠管理Plus | 無料 | 330円 | 多機能で複雑な働き方にも対応。freee人事労務とボタン一つで連携可能 |
| jinjer勤怠 | 要問い合わせ | 330円〜 | 勤怠、給与、経費、評価などを1つのIDで管理できる。人事DXを推進したい組織向け |
※ 月額料金は一般的なプランにおける価格設定
※ 2026年4月時点
