「金額計算を自動化したい」
「発注書に必要な項目を知りたい」
すぐに使える発注書の無料テンプレートから、記載すべき14の必須項目、下請法・電子帳簿保存法への対応ポイント、発注書作成におすすめのサービスまで、実務に役立つ情報を見ていきましょう。
CONTENTS
発注書とは？役割と目的
発注書とは、発注者（買い手）が受注者（売り手）に対して「この内容で正式に発注します」という意思を伝えるための書類です。発注書を発行する主な目的は以下の3つです。
| 目的 | 詳細 |
|---|---|
| 発注の意思を正式に伝える | 発注の事実と内容を明確に書面で通達します。 |
| トラブルを未然に防ぐ | 品名・数量・納期などの条件を明示し、認識のズレを防ぎます。 |
| 社内の稟議・管理に活用する | 上長承認のフローや支出・予算管理における証憑として活用します。 |
発注書と注文書の違いは？
法律上の違いはなく、どちらも同じ意味で使われます。一般的には、形のある物品の購入に「注文書」、形のないサービスや業務の依頼に「発注書」を使う傾向がありますが、どちらの名称を使っても法的に問題ありません。自社の慣習や取引先のルールに合わせて使い分ければ大丈夫です。
発注書テンプレート（シンプル）
汎用的なフォーマットで業種を問わず使えます。金額や消費税の自動計算に対応しています。
発注書テンプレート（インボイス対応）
2023年10月から開始されたインボイス制度に合わせ、適格請求書発行事業者の登録番号欄をあらかじめ設けたテンプレートです。発注書自体はインボイス制度の直接的な対象ではありませんが、登録番号を記載しておくと、請求書との照合がスムーズになります。
発注書テンプレート（建設・工事）
建設・工事向けに「工事名、工期、契約金額、支払条件」などの項目を追加しています。
発注書テンプレートの入力14項目
発注書の書式に法律上の規定はありませんが、以下の14項目を記載することを推奨します。特に下請法が適用される取引では、法定の記載事項が定められているため注意が必要です。
基本情報
| 項目 | 内容 | 記入例 |
|---|---|---|
| 書類タイトル | 発注書または注文書 | 発注書 |
| 発注番号 | 社内管理用の通し番号 | PO-2026-0042 |
| 件名 | 発注の概要を示すタイトル | 〇〇邸 リフォーム |
| 発注日 | 発注書を発行した日付 | 2026年3月24日 |
| 受注者名 | 受注者の会社名・担当者名 | 株式会社〇〇御中 |
| 発注者名 | 自社の会社名・住所・連絡先 | 株式会社〇〇購買部 |
取引内容
| 項目 | 内容 | 記入例 |
|---|---|---|
| 品名 | 具体的な商品やサービス | 壁紙張り替え（リビング・キッチン） |
| 数量 | 発注する数量 | 1式 |
| 単価 | 1単位あたりの金額 | 500,000円（税抜） |
| 消費税 | 消費税 | 10% |
| 合計金額 | 小計＋消費税の合計 | 550,000円（税込） |
| 納期 | 納品の期日または期間 | 2026年5月31日 |
| 支払条件 | 締め日と支払日 | 月末締め翌月末払い |
| 支払方法 | 支払い手段 | 銀行振込 |
中小受託取引適正化法（下請法）と発注書の交付義務
中小受託取引適正化法（下請法）が適用される取引では、親事業者は下請事業者に対して、発注内容を明記した書面を交付する義務があります。その場合は、以下の項目の記載が必須です。
必須の記載項目
- 発注者の名称
- 受注者の名称
- 委託などをした日（発注日）
- 下請事業者の役務内容（作業内容や品名）
- 受領する期日（納品日）
- 受領する場所（納品場所）
- 下請代金の額（発注金額）
- 下請代金の支払期日（支払日）
エクセルで発注書を作るメリット
1. 紙に比べて保管や修正が効率的である
紙の発注書は保管スペースを占有し、過去の書類を探すたびにファイル棚を手作業で繰る手間が生じます。Excelであればパソコンを使って検索でき、金額や納期の修正も容易です。紛失・劣化のリスクもなく、事務工数を大幅に削減できます。
2. 誰でも操作しやすい
Excelは日常業務で使い慣れたアプリケーションであるため、新たな操作を覚える学習コストが発生しません。社内の誰もが基本操作を理解し、その基本操作のみで書類が完成します。
エクセルで発注書を作るデメリット
1. 流用によるミスや項目のズレが起こる
手軽さの裏返しとして、Excelでの作業にはヒューマンエラーのリスクがあります。過去のファイルを流用して前回の取引先名が残ったまま送信したり、行の挿入による関数の参照ズレも起こりがちです。こうしたミスは自社の信用低下を招き、訂正書類の再発行など不要な作業を生じさせます。
2. 電子帳簿保存法への対応が必要
2024年1月の法改正により、メールなどの電子データでやりとりした発注書は、電子データのまま保存することが義務化されました。具体的には次の2点を満たす必要があります。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 真実性の確保 | データが改ざんされていないことを証明できるよう、国税庁の「事務処理規程」のひな形をもとに自社の運用ルールを作成・周知する |
| 可視性の確保 | ファイル名を「20260401_株式会社〇〇_100000円.pdf」のように「日付・取引先・金額」で統一し、すぐに検索・閲覧できる状態にしておく |
また、この対応が必要なのは電子データでやりとりした発注書に限ります。Excelで作成し紙で交付した発注書は対象外です。
発注書作成におすすめのサービス
1. 発注書作成に特化したシステム4選
月間の発注件数が増えてきたり、複数人で管理する必要がある場合は、発注書作成システムが人気です。データ入力から取引先への送付までがウェブで完結、事務作業の負荷が軽減されて法的要件もクリアできます。
| サービス名 | 月額料金（1名あたり・税込） | 無料プラン | 特徴 | おすすめポイント |
|---|---|---|---|---|
| Misoca | 806円〜 | 〇 | 注文書・見積書・請求書などを画面の案内に沿って入力するだけで簡単に作成 | ワンクリックでメール送信や郵送代行まで完了できる |
| MakeLeaps | 1,430円～ | 〇 | 見積もりから受発注、請求までの書類作成に加え、承認フローや入金管理までを網羅 | 上長承認を必須化でき、内部統制を担保できる |
| INVOY | 816円～ | 〇 | テンプレートを利用した発注書の作成からメール送付まで、基本機能を無料で利用可 | 初期費用やランニングコストをかけずにペーパーレス化を実現できる |
| CO-NECT | 要問い合わせ | － | スマホからECサイト感覚でいつもの商品を選択し、取引先へ自動でメールやFAXを発信 | 現場で発注作業ができ、定型の発注作業を効率化できる |
※ 月額料金は一般的なプランにおける価格設定
※ 2026年4月時点
2. データ連動して発注書作成ができる業務管理システム
プロワンは、発注管理をはじめ、見積から請求処理までを統合管理できる現場業界向けの業務管理システムです。見積もりデータから発注書が自動連携されるため、面倒な転記ミスや事務所での二度手間を大幅に削減します。
さらに発注書の出力・送付・ステータス管理はもちろん、発注データと連動した原価管理まで1つのプラットフォームで完結します。事務所での入力作業をなくしたい企業に最適なツールです。
