受発注管理システムとは？3つのメリットと3社の導入事例

「発注漏れがあり、慌てて追加注文した」
「古いデータで発注してしまった」

日々の業務に追われながら、使いにくい発注フローやアナログな管理体制に限界を感じている人も多いです。そこで、受発注管理システムでできること、他社の成功事例、自社に合ったシステムの選び方まで、改善までの道筋を紐解いていきましょう。

受発注管理システムとは？3つのメリット

受発注管理システムとは、注文書の作成から納品確認、在庫連携までを自動化することで、紙やExcelによる手作業のミスや負担を減らし、業務効率と働きやすさを向上させるツールです。

1. Excelを使わずに受発注を一元管理

Excelで起こりがちな情報の分散や属人化を解消し、すべてのデータを一元管理することで、担当者の不在時でも受注と発注状況を正確に把握できるようにします。

項目	Excel管理	受発注管理システム
データの正確性	手入力によるミス、更新漏れが発生	自動入力と検証機能でミスを防止
情報の共有	ファイルが点在、同時編集が困難	リアルタイムで全員が最新情報を閲覧可能
検索性	ファイルを開いて目視確認が必要	条件を指定して瞬時に検索できる
データ分析	手作業で集計が必要	自動集計とダッシュボード表示

過去の受発注履歴の検索も容易になり、取引先別、商品別、担当者別といったさまざまな視点で分析が可能になります。

2. 手間とコストの両方を削減

多くの企業が「紙代、通信費、時間」の3大コストに悩まされています。発注書をPDF化しメールで送付、プリントアウトし承認印をもらって、FAX送信もしくは郵送する…。1回あたりの作業は数分でも、月間で累積すると多くの時間を消費しているでしょう。

受発注管理システムはシステム上で作成した発注書をワンクリックで電子送信できます。送信履歴は自動保存され、取引先が受信し、確認したタイミングも記録されるため、「送った」「送っていない」のトラブルも回避できます。

FAXしか受け付けていない取引先がある場合でも、自動的にFAX送信できる機能を持つシステムがあります。デジタル化の恩恵を受けながら、従来の習慣にも対応可能です。

3. 誤発注や発注漏れのミスを防止

「数量の桁を間違えた」「発注したつもりができていなかった」のような人為的ミスは、販売機会の損失や過剰在庫による廃棄コストに直結します。受発注管理システムには、ミスを未然に防ぐための仕組みが組み込まれています。

項目	機能
自動アラート機能	在庫が一定数を下回ると自動で通知
入力チェック機能	過去の発注実績と大きく異なる数量を入力すると警告が表示
承認ワークフロー	発注内容を上長が確認してから送信、チェック体制を標準化
定期発注の自動化	日時と数量を設定しておけば自動で発注が実行

受発注管理システムの成功事例

CASE1. 設備機器の卸売・施工におけるサンセキの事例

住宅設備機器の卸売・施工を手掛けるサンセキ株式会社は、受発注管理機能がある業務システムを導入し、見積書作成から発注処理までの作業工数を削減しました。このシステムの特徴は以下のとおりです。

特徴	活用方法	効果
見積書と発注書の一括管理	エクセル手入力からシステム化へ移行	見積書作成から発注処理までの工数を大幅削減
業務フローの可視化	一人ひとりの業務状況（仕事の進め方）を確認	無駄な工数を浮き彫りし作業効率改善
保存方法の標準化	iCloud上の散在データを統一管理	担当者が休んでも内容が分かる体制を構築
データの見える化	売上、利益、利益率の自動集計	属人的で非効率な業務を解消

以前は帳票管理のExcel手入力やFAX送信など非効率な作業が多く、担当者不在時は業務が停滞していました。システム導入で見積書と発注書の作成を一元化し、売上や利益率の可視化もできています。

プロワンでシンプルな業務フローを確立させることにより社員の定着を促し、大規模な事業拡大を目指す

CASE2. 電気・設備工事におけるSuemaru FT INNOVATORSの事例

電気・空調設備工事を手掛けるSuemaru FT INNOVATORS株式会社は、受発注管理ができるシステムを使って、発注漏れや請求漏れといったミスを防止しました。具体的なシステムの活用方法は主に4つです。

特徴	活用方法	効果
案件・見積もり・請求・発注の一元管理	各自のExcelファイルから統合管理へ移行	発注漏れや請求漏れのミスを防止
情報の連携機能	別々のExcelファイルで運用していた業務を連携	情報の整理整頓が不十分な状態を改善
伴走型の導入支援	構築からアフターフォローまで一貫した対応	安心して運用開始できる体制を構築
協力会社の管理機能	約100社の協力会社情報を統合管理	担当者ごとの判断基準を平準化

案件、見積もり、請求、発注が個別のExcelで運用されていたことが課題でした。システム導入により情報を一括管理し、業務を標準化することで、案件管理から請求まで活用し、高い品質のサービス提供を目指しています。

属人化からの脱却、そして未来へ──業務改革を支えた“伴走型”の導入支援

CASE3. 住環境製造における株式会社トヨダの事例

建具や襖などの製造と販売を手掛ける株式会社トヨダは、受発注管理機能のあるオールインワンシステムによって、アナログ管理から脱却し、発注した品物の状況を可視化しました。システムによる主な効果は次のとおりです。

特徴	活用方法	効果
発注書への図面と写真の添付	スマホから会社サーバーへの移動作業を廃止	発注書作成の二度手間を解消
発注品物の状況可視化	案件進捗状況と発注状況を一元管理	業者からの発注を効率化
顧客情報の自動反映	1度の入力で見積書と発注書に反映	転記作業による間違いをなくす
出先での帳票作成	タブレットで見積書と請求書を作成	帰社してからの事務処理を削減

導入前は営業が作成した見積書を事務が再入力する二重作業が発生し、業務が複雑化していました。導入により、発注書に添付する図面や写真も一元管理され、事務作業時間を半日以上削減しています。

「業界の中で生き残っていくための投資」アナログ管理からの脱却で、社内外の作業効率化を図る

受発注管理システムの選び方

1. 受発注特化型とオールインワンを決める

受発注管理システムは、導入が手軽で受注・発注業務だけをデジタル化したい場合は「受発注特化型」、業務全体の効率化なら見積もりから在庫まで統合管理できる「オールインワン型」を選ぶとよいでしょう。

将来的な自社の姿を見据えて、部分最適ではなく全体最適の観点から判断することが重要です。

2. 業界への対応を確認する

特定業界の商習慣がある企業では、その業界向きの受発注管理システムを検討します。建設業では図面番号との紐付け、食品業界では賞味期限やロット管理、アパレルでは色やサイズのマトリクス管理が欠かせません。チェックすべきポイントは以下の通りです。

特徴	効果
業務プロセスの確認	承認ルートの設定や例外処理など現在の受発注フローに対応できる
商習慣への対応実績	返品や値引き、リベート処理など、日常的に行う取引形態に対応している
単位の柔軟性	バラや箱、ケース、パレット単位など、複数の発注単位を扱える
取引条件の管理	帰掛け率やロット単位、最小発注数、リードタイムなど、条件を設定できる

業界に特化したシステムは便利な反面、業界の枠組みに縛られるという制約もあります。自社独自の業務フローがあったり、将来的に事業領域の拡大を狙っている場合は、汎用型のシステムも検討しましょう。

3. 現場担当者が使いやすさを試す

システム選定時には経営層や情報システム部門だけでなく、現場担当者の意見を必ず聞きましょう。現場に敬遠されると、結局Excelでの管理が併用されるという本末転倒な事態も起こり得ます。システムの使いやすさは導入成否を左右する重要ポイントです。

無料トライアル期間を活用し、複数の現場担当者の意見を集約します。「この画面は分かりづらい」「この機能がほしい」といった現場の声は、システム選定の貴重な判断材料です。

受発注管理システムおすすめ3種類

1. 受発注管理に特化したシステム

現行の業務体制を維持しながら、受発注業務を効率化したい企業におすすめです。低コストかつ短期間で導入できます。

アプリ名	特徴	ポイント
CO-NECT	発注書をFAXへ自動変換して、システムから自動的にFAX送信できる	取引先がまだアナログな方法を使っている場合でも、対応可能。初期費用無料で導入が手軽
MOS	スマホやタブレットなどモバイル端末での入力に最適化された受発注システム	UIにこだわり、見やすさ、使いやすさを追求。基幹システムとの連携にも強い
α-発注	AIが過去データやトレンドから需要を予測し、適切な発注量を自動算出してくれる	発注業務の効率化と在庫最適化が同時に実現できる

※ 2026年1月時点

2. 業界特化型のBtoBプラットフォーム

業界特化型のシステムは、業界標準の業務フローが反映されているため、面倒な設定やカスタマイズなしで使い始めることができます。

アプリ名	特徴	ポイント
BtoBプラットフォーム	飲食業界に特化。外食・食品業界で圧倒的なシェアを誇るプラットフォーム	単なる発注システムではなく、取引先同士をつなぐため、取引先との調整が最小限で済む
アラジンEC	アパレル、食品、雑貨などに強みを持つWeb受発注システム	シーズン予約や在庫切れ時の予約注文など、アパレル特有のカスタマイズが可能
SAKSAK	リフォームと建築業に特化した業務管理システム	工程表の作成と受発注管理が連動し、現場の発注フローを熟知した作り

※ 2026年1月時点

3. 汎用的に業務全体を管理できるシステム

プロワンは、受発注管理をはじめ、見積作成から請求処理まで、業務に必要なすべての機能を1つのプラットフォームで統合管理できるシステムです。

利用カテゴリ	具体的な機能
営業	見積作成から受注・発注への自動連携、顧客別受注履歴管理、営業支援機能、価格マスタ管理
現場	発注書の出力・送付・ステータス管理、機器・資材管理、協力会社への受発注管理、現場アプリでの即時対応
経営	発注データと連動した原価管理、請求・入金管理、案件別収支分析、承認ワークフロー

例えば「見積書はExcel、発注書は別管理、原価計算は手作業」という具合に、各業務で異なるツールが乱立している企業も、見積もりから受注、原価管理、請求まですべてが連動し、発注業務を軸とした一気通貫のデータ管理が実現します。

受発注管理システムでよくある質問

── 費用対効果をどう算出するか？

受発注管理システムの費用対効果は、「業務効率化による人件費削減」と「ミス減少によるコスト削減」の2つの側面から評価できます。具体的な試算例を以下に示します。

削減項目	月間削減時間	時間単価	年間削減額
発注書作成・送信	20時間	2,000円	480,000円
在庫確認・集計	15時間	2,000円	360,000円
問い合わせ対応	10時間	2,000円	240,000円
合計	45時間	–	1,080,000円

この例では年間108万円の人件費削減が見込めます。月額5万円のシステムを導入した場合の年間コスト60万円を差し引いても年間48万円のプラスとなります。さらに、誤発注や発注漏れによる損失が削減されれば、費用対効果はさらに大きくなるでしょう。

── 取引先もシステム利用が必要か？

受発注管理システムの中には、取引先側もシステムに登録し、受注確認をする必要があるタイプがあります。自社がシステムを導入しても、取引先が協力してくれなければ、既存のメールや電話での受注を併用せざるを得ません。確認すべきポイントは以下4つです。

── 既存の基幹システムと連携できるか？

受発注管理に特化したシステムの場合、「販売管理システム、在庫管理システム、会計システム」といった既存の基幹システムとデータを連携させることで、業務効率化が実現します。連携の確認ポイントは以下の通りです。

特に会計システムとの連携は、受発注データが自動で計上されることで、経理担当者が確認作業に専念できます。そのため、締め作業が数日早まったという事例も一般的です。

連携対象	連携で得られるメリット
会計システム	受発注データを自動で仕訳に変換し、経理業務を削減
販売管理システム	状況に応じた受注と発注を自動化し、欠品を防止
在庫管理システム	在庫数を自動で取得し、適切な受発注タイミングと数量を判断
EDIシステム	業界標準のデータ形式で取引先とシームレスに連携

── 導入時のサポート体制は十分か？

システム導入の成否は、ベンダーのサポート体制が大きく関わります。専任のIT担当者がいない企業では、導入時のトラブルに自力で対処するのは困難です。契約前に確認したいサポート内容は以下です。

項目	詳細
導入支援の範囲	初期設定やデータ移行をどこまでサポートしてくれるか
問い合わせ方法	電話、メール、チャット、訪問対応など、どの手段が利用できるか
対応時間	平日の何時から何時までか、土日祝日はどうか
レスポンス時間	問い合わせから回答までの目安時間はどの程度か
追加費用	運用開始後のサポートは費用がかかるか
研修会の有無	操作研修会の開催はあるか

導入1〜2ヶ月間にサポートが受けられるかどうかで、定着率が大きく変わります。契約時にはサポート体制を明記した契約書を確認し、不明点があれば事前に質問しておきましょう。