プロワン導入で、どのように「確認の嵐」から脱却したのか―。杉山様と植松様に、情報の一元管理を成功させたポイントを伺いました。
設立3年、月間200件の実績。少数精鋭で事業を拡大する組織の力
── はじめに、貴社の事業内容と設立の経緯についてお聞かせください。
杉山様：私たちは、建具のメンテナンスや設置工事を主な事業としています。もともと代表が一人親方として事業を始め、令和5年3月に法人化しました。まだ若い会社ですが、これからさらに成長していきたいと考えています。
── 現在の従業員数と体制について教えてください。
杉山様：現在は8名体制です。設立から徐々に仲間が増えて、今後もさらに人員を増やしていきたいと考えています。代表は2年後の東京進出を目標にしており、それに向けて一人ひとりのスキルアップと組織の強化を進めているところです。
── 主なお取引先について教えていただけますか。
杉山様：主要な取引先としては、大手シャッターメーカー様との取引が約7割を占めています。最近は他のメーカー様との取引も増えてきており、月間で150〜200件程度の案件に対応しています。
「同時ログイン不可」と「現場で見られない図面」。複数ツールが招いた「確認の嵐」の正体
── プロワン導入前は、どのようなシステムで業務を管理されていましたか。
杉山様：見積書と請求書の作成には別のソフトを使っていて、スケジュール管理はGoogleカレンダー、請求管理の集計はExcel、現場からの完了報告はチャットツールと、複数のツールを併用している状態でした。
── その体制でどのような課題がありましたか。
杉山様：1番困っていたのは、見積もりソフトの同時ログインができないという問題です。私が請求書を作成するために各担当者のアカウントに入ろうとしても、ちょうど同じタイミングでその担当者がログインしていると、その人が作成した見積もりがこちらには反映されないんです。植松様：そうなると、メールの履歴からPDFを探し出して、最初から打ち込み直して請求書にするという作業が発生していました。また、オフラインの状態で出先で作成したデータも反映されないので、せっかく現場で作っても意味がなくなってしまうこともありました。
── 情報管理の面ではいかがでしたか。
杉山様：とにかく情報があちこちに散らばっているのが大変でした。Googleカレンダーで今日の現場を確認して、メールで図面を検索して探して、チャットで完了報告を確認して、Excelに入力して…という具合です。
私は請求漏れがないように、まずGoogleカレンダーとチャットの完了報告が一致しているか確認して、次にチャットとExcelが一致しているか確認して…という「確認の嵐」みたいな状態になっていました。確認の確認の確認、という感じです。
植松様：しかもチェックするのは人間ですから、どうしても見落としが出てしまう。だから確認の確認をさらに確認しなければならない。その繰り返しでしたね。
── 現場での作業にも影響がありましたか。
杉山様：Googleカレンダーには図面や指示書を添付する機能があるのですが、容量の制限があって作業員が現場で見られないということがありました。せっかく準備しても役に立っていなかったんです。
決め手は「課題のすべてを解決できる」という確信
── 数あるシステムの中から、プロワンをお選びいただいた理由は何だったのでしょうか？
植松様：ネットで、現場管理ができるアプリを探していたのが最初のきっかけです。いくつかの他社製品とも比較検討しました。その中でプロワンは、私たちが抱えていた「情報が散財している」という最大の悩みを解決してくれると感じました。
── 特に魅力を感じた機能やポイントがあれば教えてください。
杉山様： 案件を選べば、関連するスケジュールや見積もり、調査時の写真、図面など全ての情報がひと目でわかる。この情報の一元管理ができる点に「これだ！」と思いました。情報があちこちに散らばっている状態から解放されるイメージが湧きましたね。
植松様： 本当にそうですね。電話で取引先から「今日の現場の図面ある？」と聞かれても、メールを検索する手間がなくなり誰でもすぐに対応できるようになりますし、容量制限を気にせず図面や写真を添付できるので、現場で「図面が見られない」という問題もなくなるな、と。この見やすさと情報の一元化が、1番の決め手でしたね。
杉山様： あとは、細かい権限設定ができることも大きかったです。売上といった経営に関わる情報は現場の作業員には見せないなど、役職に応じて情報をコントロールできる点が、組織として管理していく上で非常に重要だと考えました。
「事務所に戻る時間」と「情報を探す時間」。プロワンが削減した “2つの無駄”
── 現在、プロワンをどのようにご活用されていますか？
杉山様：まだ完全移行の途中ではありますが、見積もり作成業務は、完全にプロワンへ一本化しました。以前のソフトはもう使わない、というルールを徹底しています。現場の作業員も、プロワンのスマホアプリを使って、出先の空き時間などで見積もりを作成してくれています。
── 現場の方々からの反応はいかがですか？
杉山様：最近入社した作業員からも「とても使いやすい」という声が上がっています。わざわざ事務所に戻らなくても、スマホ1台で見積もり作成ができるので、移動時間や待機時間を有効活用でき、非常に便利になったようです。これまでは見積もり作成のためだけに帰社することもあったので、その無駄な時間がなくなったのは大きな進歩です。
植松様：以前は出先で作成したデータが反映されない問題がありましたが、今はプロワンのアプリを使って待機中に携帯で見積もりを作ってくれて、それをみんなで見られるようになりました。これはかなり便利になりましたね。
── 今後さらに活用していきたい機能はありますか。
杉山様：今はまだシステムの移行期間なので、Googleカレンダーも並行して使っている部分があります。今後はカレンダーもプロワン一本に統一して、あちこち見なければならない状況をさらに減らしていきたいと考えています。
スケジュール・作業管理
現場の予定は1つの画面でまとめて管理できます。担当や場所ごとの作業内容が、パッと見て確認できます。急な変更もすぐに全員へ伝わり、二度手間を防止。お互いの状況が見えれば、忙しい現場への応援もしやすくなります。
── 導入によって、バックオフィス業務にはどのような変化がありましたか？
植松様：まだまだ使いこなせていない部分もありますが、情報がプロワンに集約されつつあることで、何かを探す時間は確実に減っています。今後は、お客様から電話でお問い合わせがあった際に、誰が電話に出てもプロワンを見ればすぐに状況を把握し、的確にお答えできる体制を築いていきたいですね。
── 導入時のサポート対応についてはいかがでしたか。
杉山様：担当の方には何度もZoomでのミーティングや、実際にオフィスに来ていただいての説明をしていただきました。
植松様：対応にはとても好印象を持っています。何か困ったことがあればすぐに相談できる関係性ができているので、これからも遠慮なく活用していきたいと思います。
個々のスキルアップと組織力向上で、次なるステージへ
── 最後に、今後の事業展望をお聞かせください。
杉山様：まずは社員一人ひとりのスキルアップを図り、組織全体の対応力を高めていきたいです。将来的には人員も増やし、東京への本格進出も視野に入れ、会社としてさらに成長していきたいと考えています。
── その展望の中で、今後プロワンにどのようなことを期待しますか？
植松様：まずは、スケジュール管理も完全にプロワンに移行し、全ての情報管理がプロワンだけで完結する状態を目指したいです。そうなれば、「確認の嵐」は完全になくなるはずです。
また、プロワンに案件の情報が蓄積されていけば、新しく入った人への引き継ぎも「これを見ればわかるよ」という形でスムーズにできるようになると思います。会社が大きくなっていく中で、そういった面でも活用していきたいですね。
プロワンの導入はカスタマ－サクセスのスタ－トにすぎません。導入後、プロワンは導入企業様と併走し、事業成長というゴ－ルに向かって全力で支援します。
