単なるツール導入に留まらない「組織全体の生産性革命」は、いかにして成し遂げられたのか。経営、現場、バックオフィスの各担当者様の視点から、その軌跡を紐解きます。
Part1. 現場統括視点｜案件あたりの見積作成時間を90%削減。創出した時間で品質向上を追求し、売上120%増へ
事業と現場を統括する常務取締役の小笠原様。営業から現場パトロール、社内の統括まで幅広く担当されています。旧システムの限界を最も肌で感じていた立場から、プロワン導入の経緯と効果を語っていただきました。
旧システムの致命的な動作遅延が、ビジネスチャンスを逃していた
── はじめに、プロワン導入前の課題についてお聞かせください。
小笠原様：以前のシステムは、とにかく処理速度が致命的に遅かったんです。お客様からのお問い合わせ時にスケジュールを確認しようにも、画面を開くだけで5分もかかっていました。特に産廃事業では「今日来てほしい」という急な依頼が多いのですが、即答できずに「折り返します」と言う間に、他社に決まってしまう。スピードで負けて、機会損失に繋がっていたのです。
もう一つの深刻な課題が見積作成でした。複数の業務を一度に請け負う場合、業務ごとに見積を分け、手作業で合算する必要がありました。頭の中では完成しているのに、システム上の制約で1件の見積に30〜40分もかかっていたのです。
決め手は「速さ」と「柔軟性」。デモを見た瞬間に“これだ”と確信
── 数あるシステムの中から、プロワンを選ばれた決め手は何だったのでしょうか？
小笠原様：正直、デモを見た瞬間に「これだ」と確信しました。決め手は3つあります。1つ目は圧倒的な「動作の速さ」、2つ目は多数の案件を管理できる「キャパシティの広さ」、そして3つ目は業務に合わせて自由に項目を追加できる「カスタマイズ性」です。特にカスタム項目の柔軟性は、自分たちの業務に完璧に合わせられると直感しました。
── 導入後、現場の業務はどのように変わりましたか？
小笠原様：劇的に変わりました。あれだけ時間がかかっていた見積もり作成が、今では1件あたり平均3分ほどで完了します。約90%の時間削減です。過去の見積書を複製したり、価格表機能ですぐに単価を呼び出せるので、誰でもスピーディーで正確な見積もりが作れます。
過去案件を検索して、見積作成
見積作成は、過去書類の情報を基に作成することも可能です。案件名・書類タイトルはもちろん、見積書の内訳（明細テキスト）まで“階層構造ごと”横断検索できるため、「トイレ」などの単語から類似工事をすぐに見つけられます。必要な項目だけチェックして追加できるのでゼロから作る手間が減り、大阪マルカン様のケースでは、事務員の方でも過去データを参考に見積作成を進められるようになりました。
解体・産廃など内訳を分けて管理できるため、案件ごとの事業別の内訳（＝どこで売上が立っているか）も把握しやすくなりました。
小笠原様：そして何より、お客様へのレスポンスが向上しました。以前はスケジュール調整に手間取り、他社に先を越されていた急なご依頼も、今ではその場で「行けますよ」と即答できるようになりました。このスピードが信頼に繋がり、導入後半年で会社全体の売上は120%に、産廃事業単体では130%まで成長しました。
市町村名で検索して、遠方費を迷わず判定
遠方費エリアを価格表側に登録しておき、市区町村名で検索して「この地域は遠方2／遠方3」などをすぐ確認できる運用です。部分一致・あいまい検索にも対応しているため表記ゆれにも強く、新人の方でも迷わず遠方費を判断できる点が便利です。
効率化の先に見えたもの。働き方と評価制度の変革
── 業務効率化が、組織全体にも良い影響を与えているようですね。
小笠原様：はい。情報共有のあり方が全く変わりました。以前は部署間の連携ミスで「言った・言わない」のトラブルがありましたが、今は全員がプロワンの案件チャットで情報を確認するので、そうしたクレームがなくなりました。
会社にいないと仕事ができない状況も解消され、残業時間も大幅に減りました。以前は22時過ぎまで残る社員もいましたが、今は基本的に18時には退社できるようになっています。
── 特に印象的だった活用法はありますか？
小笠原様：カスタム項目とレポート機能を使い、従業員の評価を数値化する仕組みを構築したことです。「到着報告の有無」や「クレーム時の対応」などをチェックボックスで管理し、自動で集計しています。これまでは上長の主観に頼りがちだった評価を、客観的なデータに基づいて行えるようになりました。数字を元に「この項目を改善しよう」と具体的なフィードバックができるので、本人の納得感も高く、成長に繋がっていると感じます。
── 生まれた時間を、社員の成長や組織力の強化といった、より本質的な部分に再投資されているのですね。
小笠原様：その通りです。創出した時間で、品質向上や評価制度の構築といった、会社の未来を作る業務に集中できるようになりました。プロワンは単なる業務効率化ツールではなく、事業成長のエンジンそのものですね。
Part2. 経営者視点｜毎日1.5時間の集計作業がゼロに。データに基づく経営判断で組織を強くする
専務取締役として会社運営の実務を担う斎村様。プロワン導入前は、経営数値の集計を自ら行い、本来の経営業務に手が回らない状況が続いていました。レポート機能がもたらした「経営時間の創出」について語っていただきました。
集計作業に追われ、未来への戦略を描けなかった日々
── プロワン導入以前、経営視点でどのような課題をお持ちでしたか？
斎村様：一言で言うと、会社の数字をリアルタイムに把握できていませんでした。人員が限られていることもあり、私自身が4つの部署の集計を全て担当していたのです。
── 具体的にはどのような作業をされていたのですか？
斎村様：旧システムから1日の部門別売上データを抽出し、それをExcelに一件一件手入力していました。産廃だけで1日30件近くあるので、それだけでも相当な時間です。その情報をもとに、日別の売上や利益率を算出し、「このペースで今月の目標は達成できるか」を把握していました。手作業なので当然、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こり得ます。桁を一つ間違えるだけで売上予測が大きく狂ってしまう。常にそうしたリスクと隣り合わせの状態でした。
── その集計作業に、どのくらいの時間がかかっていましたか？
斎村様：毎日1時間から1時間半ですね。単純計算で月30時間近くを集計作業だけに費やしていました。
レポート機能がもたらした「革命」。月30時間の創出が組織を変える
── プロワンのレポート機能をご覧になった第一印象はいかがでしたか？
斎村様：見やすいですし、様々な視点から分析できるのがいいなと思いました。自分で作った表だと見方を変えるのが難しいですが、プロワンなら「この順番で見たい」「こういう切り口で見たい」と瞬時に調整できます。
元請ごとの売上推移を、グラフで即把握
大阪マルカン様は、元受（顧客）別の売上推移をレポートで可視化し、「どの顧客が伸びている／落ちている」を月次で確認しています。売上変動の要因（例：特定月に大型案件が入った等）も振り返りやすく、次のアクション検討につなげやすい点が便利です。
── プロワン導入後、毎日の集計作業はどうなりましたか？
斎村様：まさに「革命」でした。これまで毎日1.5時間かけていた集計作業が、プロワンのレポート機能でボタン一つ、完全に自動化されたのです。月間で約30時間の時間が生まれた計算になります。
創出された時間は、社員との対話やビジョンの共有といった、組織文化を醸成する活動に
── 創出された月30時間は、どのように活用されていますか？
斎村様：本来やりたかったことに、やっと時間を充てられるようになりました。具体的には、従業員とのコミュニケーションです。作業者を含めると50人規模になりますが、以前は現場の隅々まで目が届いていませんでした。経営理念はあっても、それを浸透させる時間がなかったのです。今は月1回、部署ごとにミーティングを設け、「理念とはこういう意味なんだ」と私の言葉で直接伝えられるようになりました。これは本当に大きな変化です。
── 素晴らしいですね。生まれた時間を組織づくりに充て、さらにデータ活用で事業成長まで実現されているのですね。
斎村様：はい、おっしゃる通りです。組織の土台固めと並行して、データ活用の質も格段に上がりました。以前は見えなかった「顧客ごとの部門別売上」などが一目でわかるようになったのです。
例えば、「このお客様は産廃の取引は多いが、清掃の依頼は少ない」というデータから新たな提案を行ったところ、「価格が高い」といった具体的なフィードバックをいただけるようになりました。その声を元に次の提案を練る、というように、データが新たなアクションを生む好循環が生まれています。
こうした一つ一つの改善の積み重ねが、売上120%増という成果に繋がっているのかもしれません。
Part3. バックオフィス視点｜月20時間の創出とストレスゼロの実現。データが事務員の自信と顧客の信頼を育む
榮藤様は総務経理として受注から請求、産業廃棄物管理票（マニフェスト）の管理等を担当。情報が散在することによる非効率な業務に悩まされていました。
月20時間の創出が生んだ、アフターフォローという新たな価値
── プロワン導入前は事務業務全体でどのような課題を感じていましたか？
榮藤様：とにかく旧システムが重かったんです。ワンクリックして次の画面に進むまで何分も待つ必要がありました。入力、保存、画面移動…その全てに待ち時間が発生し、積み重ねると1日あたり約1時間は無駄にしていたと感じています。
── 電話対応ではどのようなお困りごとがありましたか？
榮藤様：お客様から「何月何日、行けますか？」とお電話をいただいても、スケジュール確認に時間がかかるため即答できませんでした。ご用件を全てお聞きして、「折り返しお電話します」と一度切ってから、調べてかけ直すという手間が発生していたのです。
── プロワン導入によってどのような変化がありましたか？
榮藤様：特に急ぎのご依頼の場合、折り返している間に他社に決まってしまうという機会損失が実際にありました。今は、お電話を受けながらプロワンのカレンダーをリアルタイムで確認できるので、「空いています、行けます」とその場で回答できます。おかげで受注機会を逃さなくなりました。
電話対応中でも、担当者の空き状況をすぐ確認
事務員の方はプロワンのカレンダーで担当者の予定を一覧し、空き状況を見ながら受注可否の一次判断をしています。現場担当に都度確認しなくても判断材料が揃うため、電話口での対応がスムーズになり、社内の確認工数も減らせます。
もちろん、プロワンを見れば案件に紐づく情報（進捗・連絡状況など）もリアルタイムに確認できるため、「今その現場がどんな状態か」「対応漏れがないか」といった現場状況の把握にも活用されています。
── 請求業務についてはいかがですか？
榮藤様：以前は、請求のタイミングで「この現場は本当に完了しているか」「内容はこれで合っているか」といった確認作業に追われていました。営業担当や現場担当など、あちこちに聞いて回る必要があり、精神的にも負担でした。今はプロワンの案件ページを見れば経緯が全て記録されているので、確認作業が激減しましたね。
── お客様への対応品質という点ではいかがですか？
榮藤様：過去の案件情報をすぐに見ながらお話しできるようになったのが大きいです。「前回、エレベーターがなくて作業に時間がかかりましたよね。今回は少し余裕をもって伺いますね」というような一歩踏み込んだ対応ができると、お客様の声のトーンが明るくなるのがわかります。この安心感が、信頼に繋がっていると感じます。誰が電話を取っても同じ対応ができるので、チーム全体の自信にもなっています。
── 空いた時間を活用して、新たに取り組めるようになったことはありますか？
榮藤様：施工後のアフターフォローのお電話です。「AIの時代だからこそ、人の声で届けるサービスを大事にしたい」という会社の方針もあり、少しずつですが実践できるようになりました。お客様の生の声をお聞きできるのは、本当に貴重です。他にも、後回しになっていた社内マニュアルの作成にも着手できました。日々の業務に追われるだけでなく、会社の未来に貢献できている実感があり、とてもやりがいを感じています。
半日がかりの書類探しが、5分に。データ化がもたらした心の余裕
── マニフェスト管理の業務について、プロワン導入前の課題を教えてください。
榮藤様：元請け様から「あの現場のマニフェストがほしい」とご依頼があっても、以前は現場名で検索できず、紙の束から探し出すしかありませんでした。現場への訪問日と処分場への搬入日がずれることも多く、日付での特定も難しい。結局、膨大な書類を一枚一枚めくって探すという、非効率な作業が発生していました。
── 探すのに、どのくらいの時間がかかっていたのですか？
榮藤様：ひどい時は、半日くらいかかることもありました。薄い複写式の紙なので、くっついてしまうんです。案件数も多いので、本当に途方に暮れることがありました。
── プロワン導入で、その作業はどのように変わりましたか？
榮藤様：もう、比べ物になりません。今はすべてのマニフェストデータをプロワンの案件情報に紐づけているので、現場名で検索すれば一瞬でヒットします。そこからデータをダウンロードしてメールでお送りするまで、5分もかかりません。問い合わせ対応にかかる時間が劇的に削減されたので、トータルの生産性は圧倒的に向上しました。
── 紙の書類を探す作業がなくなったのは大きいですね。
榮藤様：はい。何より「探すストレス」から解放されたのが一番大きいです。お客様をお待たせすることなく、すぐに対応できる。あの徒労感と無縁になれたのは、本当にありがたいです。
Part4. 今後の展望｜DXの先に見据える100億円企業。データで変える、働きがいと未来
── 最後に、皆様から今後の展望とプロワンへの期待をお聞かせください。
小笠原様：まずは、プロワンに蓄積されたデータを活用し、新人でもベテランと同じレベルで仕事ができる教育体制を整えたいと考えています。それを土台に、「15年後に100億円企業を目指す」という明確な目標を達成します。職人業界特有の「職場環境が厳しい」というイメージを払拭し、給与も福利厚生も両立できる、誰もが働きやすい環境を作ることで、お客様に選ばれ続ける企業を目指します。
斎村様：経営の視点では、各事業責任者が自らプロワンのレポートを見て数字を理解し、戦略を立てられる組織にしていきたいです。現在はまだトップダウンの判断が多いですが、今後は現場の責任者と対等にデータを見ながら話し合い、現場から改善が生まれるような組織を目指します。
榮藤様：バックオフィスの立場としては、プロワンのおかげで事務員も「現場を理解しているプロ」として、自信を持ってお客様と話せるようになりました。この強みをさらに磨き、お客様一人ひとりに、より深く寄り添ったサービスを提供していきたいです。小笠原様：プロワンは、私たちのように現場数が多い会社でも、スケジューリングから請求・分析まで一気通貫で管理できる、カスタマイズ性に優れたシステムです。この価値がもっと多くの職人さんの会社に広まってほしいと願っています。
プロワンの導入はカスタマ－サクセスのスタ－トにすぎません。導入後、プロワンは導入企業様と併走し、事業成長というゴ－ルに向かって全力で支援します。
