「絶対に欲しいと思っていた機能が備わっていた」──大型案件の営業から突発的な緊急案件の対応もされ、日々全国各地でお仕事をされている代表取締役の柏原様に詳しくお話を伺いしました。
明治創業から現代へ、ガラス業界での進化と挑戦
－貴社の沿革・事業内容について、簡単に教えていただけますでしょうか。
柏原様：創業は明治9年です。前代表の一族がずっと個人事業のような形でガラス屋さんを続けていました。そんな中で組織化して力を入れていくことになり、平成26年に再編成をし、現在の明治硝子という形になりました。当初は、ガラスの材料のみを販売する業態でした。しかし、お客様はガラスを買った後の工事や加工が必要になってくるので、材料だけの販売だと中々うまくいきませんでした。そのため、お客様のニーズを聞いて、ガラス周りに関わるもの全て自社でやろうということになりました。現在では、ガラスや鏡を扱うすべての方がお客様になり得ます。特に、高透過ガラスや高透過ミラーが一番の強みで、同業他社からの発注も増加しています。
－案件元の割合はどのような構成でしょうか。
柏原様：お客様は内装業者、硝子問屋、設計事務所、イベント展示、個人の方など多岐にわたります。その年や季節によって案件数にバラつきがあるため、割合では一概には表せませんが、一般的な店舗であれば春と秋の模様替えシーズンに集中することが多いです。その他、博物館の天井まであるような大きなショーケースの案件もあり、イベント開催時期は業務が集中します。また、緊急依頼も多く、急にガラスが割れてしまったためすぐに来てほしいということもあるため、スケジュールがよく変わります。
ー従業員数とそれぞれの部署の役割について教えていただけますでしょうか。
柏原様：従業員数は全体で15名です。部署としては、大きく分けて営業部・業務部・配送工事部があります。
プロワン導入で働き方改革！Excelからの脱却と情報共有の新時代へ
ープロワン導入前の体制について教えてください。
柏原様：以前はシステムのようなものは使用しておらず、ほぼExcelで管理をしていました。たまにWordを使用するくらいです。
ープロワン導入前にはどのような課題がありましたか？
柏原様：少人数で案件数が少ない時は、Excelだけでも問題なく管理できていました。しかし、スタッフ数が増え、案件増加が見込まれる中で管理体制が不十分となり、業務に支障が出かねないと危機感を持っていました。
ExcelやWordを使用していたため、各個人で案件情報を管理しており、情報共有が出来ず、全体の案件数の把握にも苦労していました。皆が個人商店の集まりのような状態で、このままでは会社としての発展が厳しいだろうと感じていました。また、営業から経理(業務部)への情報共有が無く、月末に突然請求書が渡されることも多々あり、業務効率が悪かったです。繁忙期では、小さい案件が他の案件に埋もれて請求漏れになることもたまにありました。案件が溢れて処理しきれずに、見積を出したのにそのまま放置されており、いつの間にか他社に取られてしまっていたこともありました。
システムと金額の丁度良いバランス ー手厚いフォロー体制
ーほかのシステムではなく、プロワンを選んだ理由にはどういったものがありましたか？
柏原様：システム導入の必要性を感じ始めたのが2024年春頃です。夏ごろには業務部に本格的に様々なシステムを調べてもらい、5社ほど検討しました。優れたシステムもあったのですが、金額が高すぎたり、逆に安価なものは機能が限定的で実際の業務には使用できないと感じました。プロワンではシステム内容と金額のバランスがちょうど良く、フォロー体制もしっかりしていたので、プロワンに決めました。絶対に欲しいと思っていた仕事詳細、見積作成、売上集計などのレポート機能が備わっていたのも決め手となりました。
ー実際に業務のどのような場面でプロワンが利用されますか？
柏原様：会社プロワンは会社全体で使用していますが、一番使用するのは営業部で次に業務部、配送工事部です。案件管理から見積作成、請求にいたる業務の一連の流れをプロワンに集約しています。
ープロワンで特に魅力に感じていただいている点はありますか？
柏原様：プロワンに顧客情報・案件情報を登録してもらうことにより、いつ頃どれくらいの仕事が入るかの予想が立てやすくなります。カンバンボードを見れば、どの案件がどのフェーズまで進んでいるのかが自然と確認でき、止まっている案件に対しては担当にリマインドできるため、抜け漏れを防止できます。各案件の仕事詳細画面を確認すれば、案件の情報共有が可能になり、一度入力した内容が各書類に反映されることで、書類作成の負担が軽くなり、多重入力のミスも減ります。
カンバンボード
各案件がどのフェーズまで進んでいるのか一目で確認可能。フェーズ内容は各会社ごとにカスタマイズ可能。
入力内容を各書類に反映
それぞれの案件ごとに入力した内容を各書類に反映可能。多重入力・転記のミスを減らし、書類作成の負担軽減。（書類レイアウトも各社ごとにカスタマイズ可能）
ーご提案から運用開始における担当者の対応についてはいかがだったでしょうか？
柏原様：営業担当の方は、ご提案時から導入に至るまで非常に細かくフォローしてくださいました。導入移行の担当の方々は、一生懸命こちらの意図を汲み取ってシステムに反映してくれています。仕事内容が特殊で理解が難しい部分があり、お互いの認識が若干ずれることもあります。それでも、お互いの認識をすり合わせて改善に努めてくださり、とても良くやっていただいていると思います。
業務効率化で業界No.１を目指す
ー今後の事業展望を教えてください。
柏原様：独立業界のトップを目指して頑張ります！そのために、プロワンで一元管理を行い、業務効率を上げていきたいです。これまでの個人管理から全社的な管理に移行し、情報を共有することで成長速度を加速させます。
ー今後プロワンを通してどのようなことを実現したいですか？
柏原様：プロワンを使用する中で、入力する内容などを精査し、より使いやすくしていきたいです。また、案件一覧から検索する際に、合計金額も同時に確認できるようになると嬉しいです。
プロワンの導入はカスタマーサクセスのスタートにすぎません。導入後、プロワンは導入企業様と併走し、事業成長というゴールに向かって全力で支援します。これから、企業様それぞれの成長物語をお届けしていきます。
