「年1割ずつ増えていく案件数を対応するための人員増と効率化の向上」
－ひと月にどのくらいの案件を対応されていますか？
福本様：修繕がひと月約120件くらい、原状回復が約110件くらいになります。3年前が80件程度だったので年1割ずつくらい増えているのが現状です。来年、再来年もこのまま1割ずつ増えてくるかと思います。人員も当時リフォーム課は6人で管理戸数が増えていくと同時に12人まで増えています。再来年には20人規模にしていきたいです。
「上場に伴い、従来の運用で対応できなくなった」
ープロワン導入前の体制について教えてください。この案件数をプロワン導入前はどのように対応していましたか？
福本様：特にシステムは利用せず、Excelやスプレッドシートで管理していました
ープロワン導入前に感じていた事業・業務上の課題にはどのようなものがありましたか？
福本様：まず、上場するとJ-SOX法やIT統制がかなり厳しくなり、それぞれに対応するために記入するシートが増え、同じような内容を複数のシートに記入する悪循環が生まれたことです。一つの工事が完了するごとに社内の連携用も含めて最低３つの書類に同じような内容を記載していました。そしてそれに伴い、PDFの印刷も増えていたことです。
「企業の形に合わせてシステムをカスタマイズできる点に魅力を感じました」
ープロワン導入の経緯や決め手についてお伺いさせてください。
福本様：約1年ぐらい前にJ-SOX法に伴い、社内の統制をする部を立ち上げた頃から、先ほどもお伝えした通り、入力するシートが増えて社員が何時まで残業しても終わらない状況になったことと、協力会社との見積りのやり取りをLINEで行っていたことを内部監査で指摘を受けたことをきっかけに、システム導入を検討しました。内装関係のシステム4～5個の中からどれかを導入しようと考えた時に、既存の形式で運用するサービスが多い中、榊原さんの話を聞いて、ある程度企業の形に合わせることができるところに魅力を感じました。
他には1現場あたり200枚くらいの写真を撮るのですが、それがひと月に200現場となると写真容量に制限があったりすると厳しく、プロワンのシステムにはそれがないのも魅力です。
ー実際に業務のどのような場面でプロワンが使われますか？
福本様：賃貸事業部でリフォーム・修繕関連の仕事、提案をする際にはすべてプロワンを利用するようにしています。厳密には経理関係は社内のシステムが出来上がっているので、工事完了までの工程で活用しています。
ープロワンで特に魅力に感じていただいている点はありますか？
福本様：カスタマイズ機能と朝の通勤時間や、帰宅途中など、外で承認申請が出来ることが非常に便利だなと感じました。
ーカスタマイズ機能をどんなところに活用していますか？
福本様：管理内容が多いのでプロワンでも管理できるようにカスタム項目を取り入れています。
「システムを覚えることがメインにならないので、新人教育・顧客対応でも本来やってもらいたい仕事に集中してもらえる」
ープロワンを取り入れることで改善が期待されることは何かありますか？
福本様：先にもお伝えした内容と重複してしまいますが、入力箇所がとても少なくなったことと、システムが複雑だと新人指導でやりがいよりもシステムを覚えることがメインになってしまい、実際に求めている仕事が後回しになってしまいます。その点複雑なことを教えなくて良くなり、顧客対応、オーナー対応がおざなりにならないこと、簡易的に見積りを作れて、簡易的に提案できること、そして簡易的にJ-SOX法の基準に則ったフローができることが魅力だと思います。
ーご提案から運用開始における担当者の対応についてはいかがだったでしょうか？
福本様：榊原さんは詳しく勉強をされて、弊社の代表前でスムーズにお話を進めていただいた印象です。言葉に濁りがなく、的確にはきはきした受け答えが好印象でした。原田さんと中川さんには僕たちのいろんな要望に素早く回答いただけるレスポンスの速さに関心しております。相談内容に対して的確に的を得て回答していただいて感謝しています。
「目指すはプロワンを活用できるフェーズと案件数の拡大」
ー今後の事業展望についてお伺いさせてください。
福本様：現在、管理戸数8950戸くらいなのですが、毎月100戸が賃貸事業部の命題なので今期7月末までに10000戸の管理戸数を突破したいです。
ー今後プロワンを通してどのようなことを実現したいですか？
福本様：社内のフェーズ関係を調整して、借主さんの手続きとかも見れるようになったら嬉しいです。
プロワンの導入はカスタマーサクセスのスタートにすぎません。導入後、プロワンは導入企業様と併走し、事業成長というゴールに向かって全力で支援します。これから、企業様それぞれの成長物語をお届けしていきます。
