一元管理で仕事が楽に!体制強化と人材確保を目指して

高知県消火栓標識株式会社
火災による被害や損失を少しでも削減したいという願いと、地域安全の向上のために、消火栓標識の設置、消防設備の点検・提案、防災用品の点検・提案など、消防関係に幅広く対応している高知県消火栓標識株式会社様。

導入の背景と課題

  • 情報管理や共有がしづらく、漏れが発生してしまう
  • 現場で情報確認ができない
  • データを入力する人、分析する人と手間がかかる

導入の効果

  • 業務が一元管理できる
  • 入力された情報が分析され、いつでも誰でも閲覧できる
  • プロワンを開けば必要な情報にすぐアクセスできる

「いつでも、どこでも、誰でも、プロワンを開けば分かる」──会社のバックオフィス業務全般から現場の補助業務まで多岐にわたり担当されている上松様と見積や請求書作成・顧客管理・庶務業務を担当されている池田様のお二方に詳しくお話を伺いました。

これからも成長していく少数精鋭チーム!

── 貴社の沿革・事業内容について、簡単に教えていただけますでしょうか。

上松様:当初は、消火栓標識の広告事業を社長が前経営者から譲受、スタートしました。その後、社長が消防設備士の資格を持っていたことから、消防設備の点検や設置などの事業を拡大し、さらに消防車両や関連物品の販売も行うようになりました。
現在の事業内容は、消火栓標識柱の広告代理業務や消防用設備等の設計・施工・保守点検業務、防災備蓄用品の設計・販売業務、消防・防災に関する総合コンサルティング業務です。消防設備の設計・施工とは、建物の用途(百貨店・ホテル・病院など)や面積、各市町村の基準に基づき、必要な設備を選定して設計・設置し、その後の管理や点検も行っています。防災備蓄用品(非常食や保存水、発電機、蓄電池など)の提案・販売、補助金案内なども行っています。また、総合コンサルティングとして、訓練や防災イベント、防災に関する講演活動も行っています。

── 案件元の割合はどのような構成でしょうか。

上松様:年間の案件は約80%が消防設備に関する依頼です。お客様は、消防設備が付いている店舗や事業所、事務所などの民間企業を中心に、入札による官庁からの依頼や自治体、自主防災組織、一般の方まで幅広いです。民間企業からは主に消防設備関連の業務の依頼が多く、消火栓標識もほとんどが民間からの依頼です。官庁からは消防設備や消防車、消防用品などの物品に関する依頼もあります。

── 従業員数とそれぞれの部署の役割について教えていただけますでしょうか。

上松様:従業員数は代表も含めて4名です。部署は特にはっきりと分かれてはいません。

滞る情報共有・落ちる作業効率―属人化からシステム化へ

── プロワン導入前の体制について教えてください。

上松様:プロワン導入前は主にExcelで業務管理を行っていました。スケジュール管理に関しては、スケジュール管理・共有できるアプリを使用しています。

── プロワン導入前にはどのような課題がありましたか?

上松様:今までは、PCのExcel上で情報管理をしていました。そのため、現場で過去の情報や現地の施設情報などを確認したい場合、すぐに情報へアクセスできず、事務所に連絡して確認してもらうという手間が発生していました。スケジュールアプリは操作がシンプルで使いやすいものの、スケジュール管理しかできないため、帳票や問い合わせ内容なども一緒に管理できるツールが必要だと感じていたところです。また、案件管理用のツールがなかったことで、問い合わせ内容などの管理も個人の記憶やメモに頼る部分が多く、案件の取りこぼしにつながることも少なくありませんでした。情報が一元管理できない状況では、情報共有が不十分となり、業務のスピードや正確性の面でも課題が残る状態です。

池田様:Excelでのデータの入力・分析は工数が多く、作業効率が悪かったです。入力と同時に情報が自動的に反映・分析できる仕組みやシステムが欲しいとは以前から話していました。

私たちの理想と伴走してくれる担当者

── ほかのシステムではなく、プロワンを選んだ理由にはどういったものがありましたか。

上松様:業務効率化やExcel管理からの脱却を目指し、数年前からシステムやアプリの導入を検討していました。ネットでさまざまなシステムを比較・調査し、ノーコードアプリや高額な買取型システムも候補に挙がりましたが、自社にはゼロからアプリを開発するための人的リソースや時間がありませんでした。その中で社長がプロワンを見つけてくれました。プロワンは伴走するような形で、できるだけ自社の運用の理想に近くなるように一緒に作っていけるという点と予算内で構築できる点が導入の決め手となりました。

── 実際に業務のどのような場面でプロワンが利用されますか。

上松様:プロワンは会社全体で活用しており、顧客管理を中心に見積もり、納品、請求、現場情報やアフターフォローまで、幅広い業務の一元管理を目指しています。システム化によって、いつでも・どこでも・誰でも必要な情報を確認できる環境を目指しています。

── プロワンで特に魅力に感じていただいている点はありますか?

上松様:プロワンで業務の一元管理をすることで、プロワンを開けば知りたい情報がすぐに確認できる点が魅力です。事務所以外でもその場で情報確認ができるため、自然と情報共有ができ、業務効率が上がります。また、プロワンで自分のやることが明確になるため、案件の抜け漏れも防げるようになります。さらに、現状の売上目標の達成度なども、今までは人力で管理していたので、すぐに数値を出せないことが多くありましたが、これからは欲しい数字がプロワンを見れば分かるようになるので、大変助かります。

池田様:入力した情報がすぐに反映され、分析やグラフ化もすぐにできて、いつでも誰でも閲覧できる状態になる点が便利です。これにより、今までかかっていた工数が削減され、業務が効率的になります。

レポート機能
プロワン上に入力した情報からレポートを作成。必要なデータを取得し数値・グラフを表示し、見える化。

── ご提案から運用開始における担当者の対応についてはいかがだったでしょうか。

上松様:提案時には、こちらの希望や予算などについて、可能な限り寄り添って柔軟に対応していただきました。機能の説明も分かりやすく、「これだったら私たちがやりたいことができるんじゃないか」と見通しが立ち、導入したいと思いました。導入開始からも、皆さんすごく丁寧に親身になって対応してくださっている印象です。オンライン上での打ち合わせでは、理解や認識にズレが生じることもありましたが、説明はとても丁寧で良かったです。また、説明期間中にもう少しプロワンに触れる機会があると、よりイメージしやすくなると感じました。

池田様:これからも運用していきながら、改善点などが出てくると思うので、その都度相談して助けていただきながら、さらにプロワンを使いこなしていきたいです。

人材確保のための体制強化、そして事業拡大へ

── 今後の事業展望を教えてください。

上松様:業界の人材不足という課題がある中、まずは現在のメンバーで効率化と生産性の向上を図り、売上や利益を拡大することで、将来的にはよりよい人材の雇用や体制強化につなげていきたいと考えています。また、現状メイン事業となっている消防設備に加え、消火栓標識事業の拡大も目指し、両事業を柱とできるようにしていきたいです。さらに、プロワンの活用を通じて情報収集や分析を行い、他社に負けず生き残るための体制づくりが不可欠だと考えています。デジタル化による付加価値の提供や他社との差別化を意識していきたいです。

── 今後プロワンにどのようなことを期待していますか?

上松様:現場で撮影した写真や動画、録音データをもとに自動で文字起こしができる機能や、入力業務の削減に役立つAI機能などがあれば嬉しいです。もしこうした機能が実現できたら、プロワンが「自分の秘書」「相棒」のような存在になり、理想的だと思います。

池田様:PDFや他社からの請求書などを簡単にインポートし、自動でリスト化・データ化できるようになれば、スキャンするだけで済み、入力の手間が省けて最高です。

プロワンの導入はカスタマ-サクセスのスタ-トにすぎません。導入後、プロワンは導入企業様と併走し、事業成長というゴ-ルに向かって全力で支援します。これからも、企業様それぞれの成長物語をお届けしていきます。

企業情報

会社名
高知県消火栓標識株式会社
業種
消防設備業
規模
4名

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