今回、プロワン導入の背景と、今後の展望について、取締役常務の呉屋様にお話を伺いました。
設立から半世紀以上— 沖縄で磨き続けた、設備工事の技術と信頼
── はじめに、貴社の事業内容と呉屋様の役割についてお聞かせください。
呉屋様：弊社は1967年の設立以来、沖縄県で電気工事や管工事を手掛けてきました。設計から施工・保守管理まで一貫して対応しています。特に冷凍冷蔵設備と空調設備が事業の主力で、それぞれ売上の約4割を占めています。お客様はスーパーマーケットなどの法人がほとんどで、地域社会のインフラを支える重要な役割を担っています。
私自身は、入社してから27年ほど現場の工事部に所属していました。3年前に常務取締役に就任してからは、営業活動と並行して社内の業務効率化を推進する役割を担っています。
── 案件数はどのくらいでしょうか。
呉屋様： 営業部の新設・取替案件が月40〜50件程度、メンテナンス（修理依頼）は月400件ほどになります。台風が来ると修理依頼が集中して、もっと増えることもあります。
膨大な案件管理と、見えない「過去の情報」という課題
── プロワン導入前は、どのような課題を抱えていらっしゃいましたか？
呉屋様：以前は、OneDrive上のExcelファイルで案件管理からスケジュール、在庫管理まで、あらゆる情報を共有していました。共有ファイルは10を超えており、大きな不満が出ていたわけではありませんでしたが、より良い方法はないかと常に探していましたね。具体的な課題としては、まず二重入力の手間がありました。同じ現場名をあちらこちらのシートに記入するのは非効率でした。しかし、最も大きな課題は、お客様からの修理依頼の際に「自社で納めた機器かどうか」が即座にわからないことでした。担当者が不在だったり、すでに退職した社員が販売した機器だったりすると、過去の記録を探すのに時間がかかります。お客様に「そちらで設置した機器ですか？」と尋ねるのは失礼なので、どうにかしたいとずっと思っていました。
── 過去の情報がすぐに見つからない、という状況だったのですね。
呉屋様：その通りです。過去の施工写真や設置した機器の情報が、顧客情報と紐づいていなかったんです。Excelに写真のリンクを貼るなど色々試しましたが、うまくいきませんでした。
また、月400件ものメンテナンス案件があると、どうしても管理が煩雑になります。実際、「部品を注文したと聞いたのにまだ来ない」「3ヶ月前に依頼したのに連絡がない」といったお客様からのご連絡で、対応が滞っていたことに気づくケースも稀にありました。
決め手は「機器管理」機能。小規模案件が多い自社に最適なシステムだった
── 数あるシステムの中から、プロワンを選ばれた理由は何だったのでしょうか？
呉屋様： 実はプロワン導入前に、他のシステムをいくつか試用して比較検討していました。最終的にプロワンを選んだ一番の理由は、機器登録ができることですね。顧客情報に紐づけて、設置した機器を登録できる。他のシステムにはなかった機能です。
あと、建設業向けのシステムは、大きな現場の工程管理や出来高管理に特化したものが多いんです。でも、うちは「小さな案件が数多くある」という業態なので、その辺がプロワンとマッチしているなと思いました。担当の方からデモを見せてもらい、話を聞く中で「これは自社に100%合っている」という理想を描くことができたのが大きかったですね。
「10年前のあの機器ですね」の一言が信頼を生む。情報が未来の顧客価値に変わる瞬間
── 現在、プロワンをどのように活用されていますか？
呉屋様：まず営業部では見積作成に使っています。これまで、事務所にある紙の単価表に頼っていた見積もり作成が、プロワンの価格表共有機能で大きく改善されました。場所や担当者を問わず、誰もが常に最新の統一された価格にアクセスできるため、業務の属人化が解消され、精度の高い見積もりを迅速に作成できる体制が整いました。
また、メンテナンス部では案件の進捗管理に使っています。お客様から依頼が来たら案件を作成して、フェーズで分けて管理しています。「担当者未定」といったフェーズを設けることで、差配が必要な案件が一目でわかるようになりました。
── 機器登録と写真管理の機能についてはいかがですか？
呉屋様：今後、プロワンにデータが蓄積されていくことで、大きな効果が生まれると期待しています。例えば、お客様から修理依頼があった際に「10年前に弊社が納入したこの機器ですね。当時の写真も残っています」と即座にお答えできれば、お客様に絶大な安心感と信頼感を与えられます。
また、過去の写真や図面がすぐに見つかれば、機器の入れ替え提案の際に現地調査に行かなくても状況を把握でき、大幅な時間短縮につながります。出先から見積もりや報告書を提出できるようになれば、わざわざ事務所に戻る必要もなくなり、直行直帰が可能になります。
案件管理画面で、「機器・資材情報」の管理が可能
案件管理画面のファイルを活用して、現場写真や図面を共有
── 先ほど課題にも挙がっていた、“対応が滞っている部分”についても対策を進めているとお聞きしています。
呉屋様：はい。プロワンは「案件が30日間滞留したら通知する」というような設定もできます。この機能を活用すれば、うっかり忘れてしまうといった人的ミスを防ぎ、機会損失をなくせると期待しています。
また、これまで手作業だった売上集計などもレポート機能で自動化できるので、年末の繁忙期の業務も楽になるはずです。
── 比較的手が空きやすい、冬場の利益確保にも繋げていきたいですね。
呉屋様： そのあたりも、まさに準備を進めているところです。実は当社には、家電量販店のルームエアコン取付を担当する「家電部」が20名ほどいるんですが、夏は忙しくて冬は手が空くという課題があります。そこで今、業務用エアコンを設置した2年後にアラート通知が出るよう設定しています。「取付から2年経ちました。メンテナンスいかがですか」という能動的な提案ができれば、家電部の冬場の仕事にもなります。
顧客との信頼を深め、社員が働きやすい環境へ
── 最後に、今後の事業展望とプロワンへの期待をお聞かせください。
呉屋様：私たちの目標は、プロワンの活用を通じて、お客様との信頼関係をさらに深めていくことです。蓄積されたデータは、お客様への迅速で的確な対応を可能にするだけでなく、適切なタイミングでのメンテナンス提案といった能動的な営業活動にも繋がります。これにより、お客様に長く安心して我々のサービスを使い続けていただきたいです。あとは具体的な目標として、残業時間50%削減を掲げています。見積作成のために事務所に戻る時間をなくすとか、各社員がどれだけ案件を抱えているかを上司が把握して、無理をしている社員に気づけるようにするとか。プロワンで個人個人の状況を確認できるようになれば、そうした改善にもつながると思っています。プロワンには、今後も我々の現場に寄り添った機能改善を期待しています。
プロワンの導入はカスタマ－サクセスのスタ－トにすぎません。導入後、プロワンは導入企業様と併走し、事業成長というゴ－ルに向かって全力で支援します。
