「これが普通」だと思っていた——不便さへの慣れを変えたきっかけ──営業部で顧客対応やプロジェクト管理を担当する丸山様、そして本部にて経理・総務を担当する山本様と高山様にお話を伺いました。
創業からまもなく半世紀。信頼を積み重ねてきたイベントのプロ集団
－貴社の沿革・事業内容について、簡単に教えていただけますでしょうか。
丸山様：当社は1977年に創業し、行政主催の行事や式典、建築物の竣工式など、地域に根ざしたイベントを中心に、会場設営・運営まで一貫して手がけています。いわゆる「イベント会社」ですが、企画から設営、当日の運営まで総合的に支援できる点が強みです。
これまでの実績としては、1998年の長野オリンピック関連の設営や、2016年の新国立競技場の起工式にも携わるなど、大規模案件の対応実績もあります。
－案件元の割合はどのような構成でしょうか。
丸山様：お取引先はゼネコンや行政が半々ぐらいのイメージです。各案件は建物単位での仕事が多く、地域や案件内容ごとに対応が必要なため、かなり多様性があります。
高山様：本社だけでも月に100～120件程度、多いときで130件ほどあります。秋は繁忙期にあたり、特に案件が集中します。
“当たり前”を見直したことが、業務改善の第一歩に
－プロワン導入前の体制について教えてください。
高山様：見積作成など、部分的に他のシステムを入れて対応していました。社内や部署間での情報共有は不十分で、各担当が属人的に案件を管理していました。
－プロワン導入前にはどのような課題がありましたか？
丸山様：一言で言えば、情報が「属人化」していたことです。誰が何をどこまでやっているのか、担当者以外には全く見えない状態でした。特に見積もりについては、専用PCが限られていて、作業待ちが発生することもありました。
山本様：本部と営業・現場との間で、データ共有はほぼできていませんでした。過去の案件や進行中の業務を横断的に見る手段がありませんでした。当時は「これが当たり前」と思っていた部分もありますが、今振り返ると非効率だなと感じます。
「まず業務を整える」——プロワン導入の決断はそこから始まった
－ほかのシステムではなく、プロワンを選んだ理由にはどういったものがありましたか。
丸山様：いくつかのシステムを比較検討しましたが、画面の見やすさや操作性、柔軟なカスタマイズ性などが決め手となり最終的にプロワンを選定しました。
山本様：他社システムでは難しかった「複数税率」への対応や、過去案件の情報をコピーして活用できることなどもメリットだと感じました。
見積書のテンプレート・過去案件の見積書複製機能
すでにご利用中の見積書フォーマットをインポートすることで、スムーズに運用を開始できます。取引先や業務内容ごとに異なる書式でも、あらかじめテンプレートを設定することで見積書の作成を効率化できます。
なお、プロワン上の過去案件で使用した見積書を複製して活用することも可能です。過去案件と同じような見積書を作成する際にも簡単に操作していただけます。
－実際に業務のどのような場面でプロワンが使われますか？
山本様：本社の全社員が、案件管理・見積作成・スケジュール確認・請求管理など業務全般で活用しています。
－プロワンで特に魅力に感じていただいている点はありますか？
高山様：特に効果を感じているのは「見える化」です。誰がどの案件をどの程度担当しているか、失注率や粗利などの数字も把握しやすくなりました。以前はホワイトボードで案件を管理していたため、内容や進捗が見えにくかったのですが、現在はプロワンを見れば一目で分かるようになりました。
丸山様：出先や移動中でも作業ができるようになったのは大きな変化です。営業担当が自ら見積を作成し、現場にも同行して、請求まで一貫して行うスタイルなので、柔軟な働き方が可能になりました。また、当社は「本番日」で案件を識別する運用をしているのですが、それも柔軟に設定できるところが良いと感じました。
現場アプリ
現場アプリなら、その場で見積作成・スケジュール管理・進捗確認までを一括で対応。移動中でも仕事の状況を把握でき、見積変更や日程調整もスムーズに行えます。
－ご提案から運用開始における担当者の対応についてはいかがだったでしょうか。
丸山様：営業担当や導入サポートの方々に非常に丁寧に対応いただきました。トレーニングも実施していただき、社内への浸透がスムーズでした。「外部の人が教えてくれるからこそ社員が真剣に聞く」という効果も実感しました。
プロワン導入にあたっては、業務フローそのものを見直す必要があり当社にとっても大きな転機となりましたが、今では“プロワンを使うことが当たり前”の業務フローになっています。
変わり続けるために。本社から始まる全社展開への一歩
－今後の貴社の展望についてお伺いさせてください。
丸山様：まずは地方拠点への導入を進め、全社でプロワンを活用していきたいと考えています。そのうえで、組織全体の業務設計を見直し、社内標準の統一も図っていきたいです。
－今後プロワンにどのようなことを期待していますか？
山本様：案件発生前のやり取りやミーティング調整など、案件に紐づかない部分でのチャット機能が追加されればプロワンひとつで完結する業務がさらに増えると期待しています。
丸山様：通知機能についても、アプリを使えない事務スタッフにどう通知を届けるかが課題なので、メール通知の選択肢がもっと柔軟になると助かります。
プロワンの導入はカスタマーサクセスのスタートにすぎません。導入後、プロワンは導入企業様と併走し、事業成長というゴールに向かって全力で支援します。これから、企業様それぞれの成長物語をお届けしていきます。
