「話を聞いてみて、今困っているところを解決できそうだなと感じた」──取締役メンテナンス本部長を兼任され、経営の意思決定から新規事業の立ち上げにまで関わっていらっしゃる二色様、メンテナンス業務部で事務の取りまとめから他部署との連携までを行われている加藤様に、詳しくお話を伺いました。
「一生に一度の買い物である住宅を資産として守りたい」検査・点検両方を守る住宅検査のプロ
── 貴社の沿革・事業内容について、簡単に教えていただけますでしょうか？
二色様：2011年に設立し、戸建て住宅の検査事業を工務店向けに始めました。沢山の作業工程がある戸建て住宅の建設中に、行われる法定の検査回数がたった２回であることに疑問を持ちこの事業をスタートさせました。沢山のお金をかけて購入する住宅が欠陥住宅かどうかお客様自身では分からないので、弊社では6回から10回の検査を第三者として行っています。弊社の検査事業によって欠陥住宅が一軒でも減って、取引先の住宅事業者の施工品質を高めることにも繋がればいいなと思っています。さらに、住み始めた後もお客様の資産価値を落とさないために、定期点検やアフターメンテナンス、建物診断、リノベーション、住宅履歴管理といった事業を行っています。近年では、省エネルギー事業にも力を入れています。
── 案件元の割合はどのような構成でしょうか？
二色様：案件のほとんどは住宅事業者から依頼をもらっています。まれに施主からの直接的な案件もあります。月の平均案件数としては、新規検査が1500棟、点検が1500件、保証が400件、アフターメンテナンスが30件になります。
── プロワンを導入する部署の規模について教えていただけますでしょうか？
二色様：プロワンを導入しているのはメンテナンス事業部で、人数はメンテナンス業務部とメンテナンス品質管理部を合わせて30名ほどいます。
複数システムの利用により業務が複雑化していた
── プロワン導入前の体制について教えてください
二色様：プロワン導入前から業務の色々な場面でシステムを使っていました。基幹システムを導入していましたし、進捗管理、顧客情報管理、アフター業務管理、請求書発行にそれぞれ別のシステムを利用していました。
── プロワン導入前にはどのような課題がありましたか？
二色様：課題としては主に以下の３つがありました。
①案件の対応の抜け漏れや遅延の防止
②作業効率を上げ、受注案件を増やす
③複数のシステムを利用することによる、手間やミスの削減
1つ目の課題の原因としては、案件管理を行っていたスプレッドシート上では案件の進捗状況を明確に可視化できていないことがあり、また、アラート機能もないため、クレームが出てからしか対応漏れに気づくことが出来ませんでした。
２つ目の作業効率の低さには、書類作成や差配といった事務作業に時間が取られているという原因がありました。
最後に、３つ目に関しては１つの案件が複数の別のシステムにまたがっていたことによって業務が複雑化していました。システムは使っていましたが、システムとシステムの間にアナログなステップが含まれていたので結局ミスが起きてしまっていました。なのでワンストップで管理出来るツールを探していました。
案件の進捗を一目で管理、リマインダー機能で対応漏れを二重に防
── ほかのシステムではなく、プロワンを選んだ理由にはどういったものがありましたか？
二色様：もともとはグループ会社から紹介をもらって、正直そこまで期待していない部分が大きかったのですが、プロワンの話を聞いてみて現状の課題を解決できそうだというように感じたので導入を決めました。
── 実際に業務のどのような場面でプロワンが利用されますか？
加藤様：メンテナンス業務部の方で案件の進捗管理、顧客（施主・工務店）管理、見積書作成という場面で利用しています。特にこれまで複数のシステムをまたいで管理していた案件をプロワンという１つのシステム上で管理することで、案件の管理方法を社内で統一していけるのではないかと期待しています。
業務のワンストップ管理
プロワンのみで案件管理や顧客管理、見積書作成など行うことが可能で、複数システムをまたぐ際の手間やヒューマンエラーの懸念が無くなります。
── プロワンで特に魅力に感じていただいている点はありますか？
加藤様：案件の進捗が一目で確認できるところです。これまでは、事業者ごとにスプレッドシートで管理していて、シートを開いて探さないと進捗が分からない状態でしたが、プロワンではそれが瞬時に分かり、またリマインダー機能もついているので対応漏れ防止に期待できると思っています。また、１つ１つの案件に対してタグを設定することができ、事業者ごとに色を変えることもできるので、その案件に対して何をどうすればよいかや緊急度などが視覚的に見やすくてとても良いです。
タグ付け機能
仕事作成の際にタグの項目と色を選択することができ、一目で仕事タイプや緊急度を把握するのに役立ちます。
── ご提案から運用開始における担当者の対応についてはいかがだったでしょうか？
二色様：提案時の営業の方にはとても熱意を感じました。一時はプロワンの導入から離れてしまっていたこともありましたが、営業の方が筋道を考えてくれたので導入に踏み切ることが出来ました。
加藤様：導入から運用開始時はミーティングの際にビジョンを見つめ直したり、ヒアリングがあることに戸惑いを感じました（笑）。
二色様：ただ、なんとなくで決定してしまうと、間違った方向に行ったり後から揉めることにも繋がると思うので、それを防止するには必要だと感じました。トレーニングが始まってからは具体的な像が見えてきたので良かったです。
加藤様：そうですね。また、スタッフ１人１人の要望に対しても真摯に向き合ってもらえて感謝しています。
B to C、新事業の取り組みに向けてプロワンで業務管理体制を強化
── 今後の事業展望を教えてください
二色様：B to Bだけではなく、B to Cにも力を入れる年にしていきたいと思っています。テレビ上で弊社の宣伝があったり、グループ全体でも空き家問題という新事業に取り掛かろうとしているので、案件数も多くなるのではないかと思っています。
── 今後プロワンにどのようなことを期待していますか？
二色様：上記のように案件が増えたり、現場に出向く際には業務管理の仕組みが整っていないと大変なことになると思うので、その部分をプロワンで整理していけるのではないかと期待しています。また、協力業者、施主、下請け業者にも使ってもらえるとより業務効率化が進むのではないかと考えています。
加藤様：現在開発が進んでいると聞いていますが、プロワンから電話も出来るようになれば嬉しいです。現在使っているシステムは架電専用なので、お客様から折り返しが来た時には別の固定電話に入って連携が取りにくい状態です。なので、架電受電がプロワンで出来るようになって、更には担当者以外でも対応できるよう電話の履歴が見れたり、架電のリマインド機能があるととても便利だと思います。
プロワンの導入はカスタマーサクセスのスタートにすぎません。導入後、プロワンは導入企業様と併走し、事業成長というゴールに向かって全力で支援します。これから、企業様それぞれの成長物語をお届けしていきます。
