「顧客管理と情報分析が詳細にできるツールを探していたが、プロワンが一番パーフェクトに近かった」──株式会社ハママツのグループ会社社長である濵松様、広報企画部の内藤様、営業担当の藤本様にお話を聞きました。
九州を中心に、木材を軸とした事業を多角的に展開
── 会社のご紹介をお願いします。
濵松様：株式会社ハママツは長崎県で木造住宅の建設を行っている、浜松建設のグループ会社です。森に関連した様々な事業を展開しておりますが、その中ではハママツは材木屋として始まり、木材販売をしております。最近では、新規事業として薪ストーブ・暖炉の販売・設置事業、そして「ハママツの蔵」という木材や家具のオンラインショップも経営しております。
── その他にも様々な事業を行われているようですね
濵松様：全てはファンづくりのためなのですが、「風の森」「風びより」「風の森まなびの」という、森を舞台としたカフェや雑貨屋といったテナントの集合体を持っています。また、自社が建設した家を使った「森の宿」という宿泊事業や、「風の森カンパニー」としてガーデニング事業も行っております。なので、浜松建設を中心として周りに3つの柱の別会社があるイメージです。
── 従業員数について教えていただけますでしょうか？
藤本様：従業員数は13名で、浜松建設からも人を送ったりしながら双方でコミュニケーションを取って事業を行っています。
顧客管理と情報分析が両方できるツールを求めていた
── プロワン導入前の体制について教えてください
藤本様：今までは案件や顧客の情報は全て従業員ごとの保存になっていて、保存方法もバラバラでした。工程表も各個人がエクセルで作っていました。そのため、従業員同士での情報の共有が殆どない状態でした。
── プロワン導入前にはどのような課題がありましたか？
藤本様：やはり情報が全て属人化していたことによって、具体的な案件数の把握も出来ていませんでしたし、担当者が休んだ際に他の人が全く対応できない、金額が分からないことも多くありました。加えて、見積書から請求書、発注書を作るときに転記作業が伴うので、そのミスも心配でした。
── そのような中で、プロワンのようなオールインワンシステムに興味を持たれたキッカケは何でしたか？
濵松様：浜松建設の方ではシステムを既に導入していましたが、こちらでは何もないため新規事業を始めるタイミングで顧客管理等、基盤を整える必要があると感じました。
内藤様：新規事業を展開するにあたって、事業・業務に合った業務支援システムを導入して、お客様により良いサービスを届けられるように顧客管理に注力したいという想いが強かったです。
プロワンは業界のことを理解して作られており、システムの先に人が見える
── ほかのシステムではなく、プロワンを選んだ理由にはどういったものがありましたか？
内藤様：システム導入時に、特に重視していたポイントが2点ありました。
まず1点目が、お客様の対応に失礼が無いように顧客管理がしっかりできるもの、2点目が、より売上や案件数など細かく情報分析ができるものです。上記の2点を持ち合わせたツールを片っ端からネットで探していたところ、プロワンさんに出会い、一番パーフェクトに近い形で私たちの要望を実現してくれると感じました。また、初めてシステムを導入するので、大多数の従業員にとって見やすくて、直感的に操作できるのも魅力でした。新機能のリリースも随時あるようなので、今後の発展性という観点への期待も含めて決めました。
濵松様：あとは、サポートしてくれるプロワン社員の方の人柄ですね。今後システムを使っていくうえで、相談や疑問を投げかけてもこの人なら嫌な顔をしないだろうなと感じ、安心感がありました。他のシステムとの比較に関しては、業界に関する理解やサポートする気持ちがシステムに出ていると思いました。システムの中に人が見えるようになっているというか、パソコンの中でも人の存在を感じられる所が良いと思いました。
ー実際にプロワンを使用してみてどのように業務が改善しましたか？
藤本様：顧客管理の属人化を脱するという点で、情報共有にとても役立っています。お客様とした打合せの内容を仕事の【コメント機能】で残して、他の担当者とも連携することが出来ています。また、担当者でないと発注する商品の価格が分からないという課題に対しては、【見積書作成】の機能で価格表から検索して持ってくることが出来るのでとても便利です。前のシステムでは参照のために過去に作成した見積書を探すのも大変だったので、それが出来るのも良いですね。そして、見積書から発注書・請求書を作成する際の課題は、見積書→発注書→請求書が転用して作れるようになったので、作業工程が減って、転記ミスなども心配なくなりました。
コメント機能を活用した顧客管理
仕事詳細ページや顧客詳細ページで、それぞれの案件やお客様の情報をコメントとして残すことが出来ます。
価格表から検索
見積書作成時に価格表一覧から検索して、商品の価格を選ぶことができます。過去の見積書を遡る必要が無くなり、転記ミスの可能性も排除できます。
── プロワンの中で特に気に入っている機能はありますか？
藤本様：案件管理をする上で、コメントだけではなく【写真・ファイル管理】で現場調査時の写真もアップロードできるので、よりリアルな情報の共有が出来ていて、お客様に同じことを聞いたりせずに済むのでより良い関係が築けるようになると思っています。また、クラウドシステムの良さとして、デバイスを選ばない【マルチデバイス】な点も気に入っています。あとは、【スケジュール管理】で従業員同士の情報共有も出来るようになり、連携が強化されました。
写真・ファイル管理
現場の情報をテキストだけではなく、写真やファイルを添付して共有することが出来ます。
プロワンで社内の事業を可視化し、細分化していく
── 今後の事業展望を教えてください。
濵松様：社内でも事業が多角化してきているので、それらを事業部に分け、それぞれの中身を可視化してどの部分に注力していくかを考えていきたいと思っています。その経営判断材料としてプロワンで蓄積されたデータを分析して活用していけたらという想いです。
── 今後プロワンにどのようなことを期待していますか？
内藤様：リアルタイムでその時点の全体売上予測や実際の売上・原価・粗利等が見られるようになって欲しいですね。あとは、経営者と従業員、立場の違う利用者によって見られる画面や項目がカスタマイズされるとより私たちの事業に合ったシステムになっていくのではないかと思います。
プロワンの導入はカスタマーサクセスのスタートにすぎません。導入後、プロワンは導入企業様と併走し、事業成長というゴールに向かって全力で支援します。これからも、企業様それぞれの成長物語をお届けしていきます。
