「プロワンなしでは業務が回らない」──事務管理を担当されている卜部様に詳しくお話を伺いました。
「お客様に満足していただくことが第一」ーQreastが徹底的にこだわるサービスの質ー
── 会社のご紹介をお願いします。
弊社はエアコンの取り付けや修理などの工事を主としつつ、電気工事全般を取り扱っています。主にweb上のプラットフォームから集客しており、ミツモアさんにはいつも大変お世話になっています(笑)。
今後はプラットフォームからの集客だけでなく、電気工事やECサイトでの機器販売、法人案件に力を入れて、自社での案件獲得を増やしていきたいと考えています。
── 現在の事業を始めたきっかけを教えてください。
元々の事業としては、飲食店経営を行っていました。しかしコロナ禍になっていつ収束するか分からない中、「従業員全員が資格をもって働ける会社を作りたい」と思い、現在の工事業をスタートしました。
最初はエアコン工事から始めて、現在ではスケルトン工事や防犯カメラ・テレビ線工事といった電気工事全般のご依頼もいただくようになっています。
── コロナ後に事業をスタートされたんですね。事業を展開される中で、大切にされているポリシーなどはありますか？
「安い、うまい、早い」ってみんな好きじゃないですか。でもこれをエアコンや電気工事事業などの技術職でやろうとすると、サービスの質が下がってしまう。それだとお客様が満足するサービスを提供できないんですよね。だから僕たちは、「お客様から対価をいただく代わりに、しっかりと質の高いサービスを提供しよう」という方針を大事にしています。
アナログ管理からの脱却ー差配業務の簡略化と転記作業の削減ー
── プロワン導入の経緯について教えてください。
弊社では、書類作成から案件の差配まで多くの作業を紙で行っていました。こうしたアナログ管理に課題を感じ、業務効率化を図るためにシステムの導入を検討しはじめました。
特に案件の差配業務に多くの時間がかかっており、ここをなんとか自動化できないかと。
カレンダー機能を持つシステムは多くありますが、ドラッグ＆ドロップで案件の担当者を簡単に変えられるという点を気に入って、プロワンの導入を決めました。
── プロワン導入後、差配業務はどのように効率化しましたか。
以前は案件の差配業務を営業時間後に紙で行っていたので、夜遅くまで作業をする日も珍しくありませんでした。
ドロップ＆ドラッグだけでカレンダー上のスケジュールを動かせる差配機能のおかげで、今では残業時間をかなり短くできています。
また、担当者が現場に到着したか、また仕事が完了したかどうかも プロワンから簡単に確認できるので、現場に確認の電話をする必要がなくなりとても助かってます。
プロワンがないと正直業務が回らないです（笑）
── 案件差配の他に、プロワンを導入して効率化を実感した業務はありますか？
転記や集計作業がゼロになったことが大きいですね。以前は、社員の1人が書類に書かれた内容を読み上げて、もう１人がその内容をパソコンに記入するというフローだったため、エクセルへの情報の転記作業が必要でした。
ここに結構時間をとられちゃって本当に大変でした。これまでは顧客や案件の情報、書類作成の管理方法が別々でしたが、プロワンでは必要な情報を全て一元管理できるので、転記作業や集計作業がほとんどなくなりましたね。
案件の差配業務を効率化
従業員の稼働状況をスケジュール上で簡単に確認できるように。スケジュールが空いている従業員に、ドラッグ&ドロップで簡単に案件を差配。作業間の空き時間を削減し、現場の稼働時間を最大化します。
顧客対応から入金管理までー管理業務を効率化し、抜け漏れのない対応を実現
── 他にプロワンを利用して感じる導入メリットはありますか？
顧客や案件情報、収支状況の確認がかなり便利になりました。以前はLINEのグループで、顧客や案件の情報を管理していました。決まったフォーマットに、お客様の名前や作業現場の住所を記入するという形です。
フォーマットは決まっているので情報の不備などはたまに困るくらいでしたが、膨大なLINEのメッセージを遡らないと情報を確認できないので、お客さんから問い合わせがあった時にすぐに答えられなかったりして困っていました。
── 効果を実感したエピソードなどあれば教えていただきたいです。
例えばこれまでの管理体制だと、お客様から電話があった時に、「このお客様は作業がどこまで進んでいるのか」「作業日はいつなのか」といったお客様の状況がで全く分からなかったんですよね。
なので、お客様の状況確認をするためにまずは社内のどこかにある資料やLINEを遡ってから、折り返し連絡する必要がありました。
でも プロワンでは、電話番号から顧客を検索してお客様の現在のステータスや対応履歴をすぐに確認出来るので、電話口での対応がスムーズになりました。
あと、「〇〇さんですよね？」という感じでお客さんからの電話に出れるのもメリットかなと思います。
やっぱり自分の名前を覚えてもらえてると嬉しいじゃないですか。そうじゃない時と比べて、顧客体験が全然変わるんじゃないかなと。
── 収支管理については、導入前後でどのような変化がありましたか？
以前は、お客様ごとに締め日が違ったり、ひと月に複数作業がある際には合算請求書の作成が必要だったのですが、アナログ管理だった為入金管理に苦労していました。ぶっちゃけ、請求漏れによる経済的な損失は結構大きかったと思います。
プロワン導入後は、請求書を作成すれば自動でリストアップされて一覧で請求状況の確認が出来るので、抜け漏れもなくなり、入金状況の確認作業も簡単になりました。
リアルタイムの収支状況が確認でき、入金・請求漏れゼロへ
請求書の入金状況や金額を一覧で確認することができ、入金・請求漏れを削減します。
また、部署や請求状況、入金方式によって絞り込み検索を行うことができるので、社内・顧客との確認作業を大幅に削減します。
「プロワンとは一緒に成長できる」ーQreastが抱く未来展望
── Qreastさんの今後の展望について教えて下さい。
プロワンで業務効率化が進み、他のことにかけられる時間ができたので、これからは営業力の強化に注力していきたいですね。
今後は法人向けの案件に力をいれていく上で、プロワンを上手く活用しながら、サービスの質を高めて顧客満足度をさらに向上させていければと思っています。
── 顧客満足度の向上という点では、今後追加されるフォローアップ機能も期待できそうですね
そうなんですよね。これまでは日々の業務に追われ見積をだしてそのままという案件も多かったのですが、今後は自動フォローアップ機能を活用して、しっかりと後追いして受注率を上げていきたいです。
また、機器販売の際にも、最適なメンテナンスの時期に自動リマインドを設定して、広くお客様のサポートが出来たら嬉しいですね。
自動フォローアップ機能
蓄積した顧客情報をもとに、適切なタイミングでの後追いを実行します。定期メンテナンスの案内や商品の買い替え時の類似商品の提案などを自動で行い、売上アップに寄与します。
── 「システムを導入しても使いこなせないかもしれない」ということをお悩みの方々も多いと思いますが、その点プロワンはどうですか？
プロワンは初期設定がほぼいらないのでかなり楽でした。また、実際に使う中で自然に使い方を覚えていく仕様になっているので、説明書いらずで導入しやすかったです。
スマホ操作に慣れている若い世代の人は、すぐ使いこなせるようになると思います（笑）
それにプロワンとは一緒に成長できる感じがあっていいんですよね！
機能や使い方について相談すれば CSの担当者の方が丁寧に対応してくださるので凄く助かっています。今後ともよろしくお願いします！
プロワンの導入はカスタマーサクセスのスタートにすぎません。導入後プロワンは導入企業様と併走し、事業成長というゴールに向かって全力で支援します。
これから、企業様それぞれの成長物語をお届けしていきます。
