「紙業務や定例会議に忙殺されている」
「優秀な若手が退職してしまった」
そこで、スマートワークで実現できることから、チェックリスト、具体的な成功事例、スマートワークを実現するステップ、おすすめのツールまで、自社の生産性を高め、人材を定着させるための道筋を紐解いていきましょう。
DXの事例や機能を1冊に、「DXまるわかりガイド」全67ページ
CONTENTS
スマートワークとは？実現できること
1. テレワークとスマートワークの違い
テレワークが「働く場所」の改革であるのに対し、スマートワークは「働くプロセス」の改革です。スマートワークはデジタルツールを活用し、場所や時間にとらわれず業務を効率化する働き方を指します。例えば「帰社して報告書を書く」を「現場で音声入力して報告書を作成する」に変えれば、時短できます。
| 項目 | テレワーク | スマートワーク |
|---|---|---|
| 主な焦点 | 働く場所の柔軟化 | 働き方全体の最適化 |
| 改善対象 | 通勤時間、オフィスコスト | 業務プロセス、生産性、組織文化 |
| 活用技術 | Web会議、VPN接続 | AI、データ分析、自動化ツール、クラウド基盤 |
| 評価基準 | 労働時間、出勤状況 | 成果、アウトプット、創造性 |
| 目指すゴール | ワークライフバランス | 企業競争力の向上と従業員満足の両立 |
2. 労働時間の削減と生産性の最大化
スマートワークの最大の効果は、労働時間の削減と生産性向上を同時に実現できる点にあります。従来の働き方に潜む構造的な無駄を、次の3つの観点で取り除きます。
| 項目 | 改善内容 |
|---|---|
| 会議の最適化 | 情報共有はチャットやドキュメント共有に切り替え、必要な会議のみに絞る |
| 移動の削減 | テレワークで移動時間を削減し、自己研鑽やプライベートの時間を確保する |
| 作業の自動化 | 単純作業を自動化し、創造的な業務に集中する |
3. 優秀な人材の定着と採用力強化
柔軟な働き方を整えることで、給与条件以外で選ばれる企業になります。若い世代は、給与条件と同じくらい「効率的で柔軟な働き方ができるかどうか」を企業選びの基準にしています。さらにスマートワークを実践する企業は、多様な人材層にアプローチできます。
アプローチできる人材
- 育児や介護と仕事を両立したい人材
- 地方在住の高度専門人材
- 障がいを持つ有能な人材
従業員がライフステージに合わせて働き方を調整できるため、定着率も改善します。アウトプットの質と量で評価される仕組みになるため、能力のある人材ほど満足度が高まります。
4. コア業務への集中で利益率を改善
会議のための資料作成、経費精算のための領収書整理、稟議書への押印リレーなど、利益を生まない「作業」に費やされている時間は多いです。スマートワークはこれらのノンコア業務を効率化し、社員のリソースをコア業務へ集中させます。
| 業務区分 | 導入前の課題 | 導入後の変化 |
|---|---|---|
| ノンコア業務 | 報告書作成や移動に時間を費やし疲弊している | クラウド入力と直行直帰により作業時間を短縮できる |
| コア業務 | 顧客との対話時間が不足し、提案の質が低下している | 商談準備や対話に時間を割けるようになり、成約率と単価が向上する |
| 経営への影響 | 人件費に対する売上高が低く利益率が圧迫される | 人件費に対して売上総利益が増加、高収益体質へ転換する |
脱アナログから一元管理まで、
現場が変わった24社のリアルを公開
業種や機能ごとのDX成功事例を1冊に。自社に合うヒントがきっと見つかります。
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スマートワークの実現度チェックリスト
あなたの会社のスマートワーク実現度を、14問の診断で確認できます。「制度・評価」「ITインフラ」「現場運用・文化」の3領域から評価し、4ランクで判定します。
制度・ITインフラ・文化の3要素から、自社の働き方の現在地がわかります
※ 実際の状況は条件によって異なる場合があります。本診断結果はあくまでも目安としてご利用ください。
スマートワークの成功事例3選
CASE1. 紙の単価表から、どこでも最新の価格で見積もりを
常務取締役 呉屋様
導入前の悩み
以前は、OneDrive上のExcelファイルで案件管理からスケジュール、在庫管理まで、あらゆる情報を共有していました……具体的な課題としては、まず二重入力の手間がありました。同じ現場名をあちらこちらのシートに記入するのは非効率でした。
常務取締役 呉屋様
導入後の変化
これまで、事務所にある紙の単価表に頼っていた見積作成が、プロワンの価格表共有機能で大きく改善されました。場所や担当者を問わず、誰もが常に最新の統一された価格にアクセスできるため、業務の属人化が解消され、精度の高い見積もりを迅速に作成できる体制が整いました。
常務取締役 呉屋様
現場で起きた主な出来事
- 「担当者未定」といったフェーズを設けることで、差配が必要な案件が一目でわかるようになった
※ プロワン導入事例「アゲダ空調食品設備株式会社」2025年12月
CASE2. スマホの現場アプリで、出先でも見積もりや写真を確認
代表 矢野嘉哉様
導入前の悩み
公共案件はとにかく書類の量が多いし、写真も全部取らなきゃいけないんです。きちんとやらないと審査が通らないので、「複雑な公共案件を卒なくこなすための管理体制を整えたい」とずっと思っていました。
代表 矢野嘉哉様
導入後の変化
現場アプリが本当に使いやすいです。管理者はスマホで見積もりが確認できるし、現場の人間は出先でも工事の写真を確認できるので、とても役立っています。
代表 矢野嘉哉様
現場で起きた主な出来事
- 情報が一元化・集約されて検索性がよくなったことで、情報収集にかかっていた余分な時間が減った
- 過去の案件も検索すればすぐに見られるし、担当者もわかる
CASE3. 現場から写真を上げ、社員が直行直帰できるように
現場リーダー 竹内様
導入前の悩み
現場で撮影した写真を工事完了報告書に載せるのに、わざわざ現場からオフィスに戻ってパソコンを立ち上げて、写真をトリミングしてアップロードしなければならず、なかなか大変でした。
現場リーダー 竹内様
導入後の変化
現場からリフォーム前後などの写真のアップロードが可能になり、社員も直行直帰できるので楽になったと実感しています。
現場リーダー 竹内様
現場で起きた主な出来事
- ダッシュボードのグラフでは売り上げが可視化されるので、売上減少の原因追及などにもアンテナが張れるようになった
スマートワークを実現する4ステップ
STEP1. 現状の業務を可視化する
誰が何にどれだけ時間を使っているかを数値で見える化します。感覚値ではなく事実ベースで現状を把握することで、削減すべきターゲットが明確になるでしょう。部下に1週間程度の業務ログをつけてもらうだけでも、多くの無駄が浮き彫りになります。
記録したい業務ログ
- 業務の開始から完了までの全工程
- 各工程にかかる時間（実測値）
- 使用しているツールやシステム
- 承認や確認が必要なポイント
STEP2. 課題を抽出する
業務ログから廃止・簡素化できる業務を見つけ出します。可視化が完了したら、次の4つの観点で業務フローを分析します。
| 項目 | チェック内容 | 現場で見つけるヒント |
|---|---|---|
| 待ち時間 | 他部門や上司の対応待ちで業務が停滞していないか | 1日のうち「待ち」になっている時間帯を業務ログから拾う |
| 重複作業 | 同じ情報を複数の人が別々に入力していないか | 顧客情報・案件情報が複数システムに散在していないかを確認 |
| 過剰品質 | 本来不要な確認や承認のステップが含まれていないか | 「いつから」「なぜ」やっているか答えられない確認は要注意 |
| 属人化 | 特定の人しかできない業務になっていないか | その人が休んだ日に止まった業務をリストアップする |
「昔からやっている」「前任者から引き継いだから」という形骸化した業務は、廃止や簡素化の候補になります。付加価値を生む業務と単なる作業に分類することが鍵です。
STEP3. ICTツールの導入する
抽出した自社の課題を解決できるツールの導入を検討します。ツール選定の手順は以下の通りです。
1. 課題の優先順位付け
すべての課題を一度に解決しようとすると現場が混乱するため、最もインパクトが大きい課題を1〜2つに絞ります。
2. 要件定義
選んだ課題を解決するために必要な機能をリストアップします。例えば「承認遅延の解消」が課題なら、「スマホから承認できる」「承認状況がリアルタイムで確認できる」といった機能が候補に上がります。
3. 候補ツールの比較検討
要件を満たすツールを複数ピックアップし、価格・使いやすさ・サポート体制・既存システムとの連携性を比較します。
4. スモールスタート
特定の部門やチームで試験導入し、使い勝手と効果を検証してから、段階的に展開範囲を広げます。
STEP4. 制度の見直しや新たなルールの策定
新しい働き方に合わせて制度を再設計します。
業務フローを変えても、制度が旧態依然のままでは効果が半減します。次の3つの制度を中心に見直します。
| 制度 | 目的 | 具体例 |
|---|---|---|
| 労働時間制度の柔軟化 | 業務量や生活リズムに合わせて働けるようにする | フレックスタイム制、裁量労働制 |
| 評価制度の成果主義化 | 「何時間働いたか」ではなく「何を達成したか」で評価する | 数値化できるKPIの明確な定義 |
| リモートワーク規定の整備 | 在宅・サテライト勤務の根拠と運用ルールを明文化する | 勤務場所、勤務時間の報告方法、通信費の負担、情報セキュリティ規定 |
スマートワーク向けおすすめサービス
1. 迅速な情報共有を実現するビジネスチャットツール
リアルタイム性が高く、カジュアルな情報交換に適したツールです。メールと比較してスピード感があり、迅速な情報共有とスムーズなコミュニケーションを実現します。
| ツール名 | 強み | 向いている企業 |
| Slack | チャンネルで話題ごとに会話を整理し、過去の議論も検索可、外部アプリ連携が豊富 | 多数のSaaSと連携して情報を集約したい企業 |
| Microsoft Teams | チャット・ビデオ会議・Officeファイル共同編集が1つに集約 | Microsoft 365を全社導入している企業 |
| Chatwork | 日本製で日本語サポートが充実。シンプルな操作性で導入ハードルが低い | ITに不慣れな従業員が多い中小企業 |
※ 2026年5月時点
2. 柔軟な働き方を支える勤怠管理システム
時間や場所に縛られない働き方を実現するには、正確な勤怠管理が欠かせません。勤怠管理システムは多様な勤務形態へ対応し、集計の自動化で管理者の負担を軽減します。
| ツール名 | 強み | 向いている企業 |
| ジョブカン勤怠管理 | GPS打刻・シフト管理・工数管理に対応、フレックスや裁量労働など幅広い勤務形態も可 | 外勤や在宅勤務が多い企業 |
| KING OF TIME | 生体認証・ICカード・PCログなど打刻方法が多彩、残業アラート機能を搭載 | 長時間労働を未然に防ぎたい企業 |
| freee勤怠管理Plus | 給与・労務・プロジェクト管理と連携し、人事業務を一元管理 | 人事・労務全般をクラウドで一気通貫したい企業 |
※ 2026年5月時点
3. 進捗を共有するプロジェクト管理ツール
お互いの仕事が見えにくい環境では、業務がブラックボックス化します。進捗をオープンにすることで無駄な確認作業をなくし、チーム全体の生産性が向上します。
| ツール名 | 強み | 向いている企業 |
| Asana | タスク割り当て・タイムライン表示・自動化ルールに対応。必要な機能だけ細かく契約可能 | 機能を絞ってコストを抑えたいチーム |
| Trello | カンバンボードで付箋感覚の直感的な操作。状況が視覚的にわかる | 視覚的に進捗を共有したい少人数チーム |
| Backlog | 課題管理・Wiki・Git連携・ガントチャートを搭載。日本語サポートが充実 | エンジニアと非エンジニアが混在する組織 |
※ 2026年5月時点
4. 社内の業務を一元管理するシステム
複数のツールを行き来する手間を省き、案件から現場、経営までを一元管理し、社内のあらゆる業務効率化を実現します。すべての情報がリアルタイムでつながるため、迅速な経営判断が可能です。
| サービス名 | 強み | 向いている企業 |
| プロワン | 案件・現場管理から見積もり・報告書・収支・経営分析まで一気通貫で連携 | 設備工事・建設など現場系業種で経営と現場を直結したい企業 |
| Salesforce | 顧客管理・営業支援・カスタマーサポートを統合 | 顧客接点を全社で共有したい営業組織 |
| Microsoft Dynamics 365 Business Central | 会計・販売・在庫・製造・プロジェクト管理を統合、Excelとの親和性が高い | 全拠点のデータを一元化したい中堅以上の企業 |
※ 2026年5月時点
