「将来、会社が20人、30人と大きくなっていくことを見据えたとき、今のままでは限界が来る。そうなる前に、しっかりとした管理基盤を整えたかったんです」― そう語るのは、東京支店の立ち上げから事業を牽引する石川様。同社がどのようにプロワンを活用して業務効率化を実現し、さらなる成長への基盤を築いたのか。詳しくお話を伺いました。
創業から50年、変革期を迎え次なるステージへ
── まず、貴社の事業内容と組織体制について教えてください。
石川様：弊社は昭和47年に神戸で創業し、「町のエアコンやさん」として地域に根ざした空調設備工事を手がけてきました。4年前に経営体制が変わったタイミングで、私が入社して東京支店を立ち上げました。現在は社員13名体制で、神戸本社では従来通り地域密着型のエアコン設置・交換業務を中心に、東京支店では施工管理会社として、より大規模な空調設備工事を手がけています。
── 東京支店設立の経緯について詳しくお聞かせください。
石川様：私自身、もともと大手サブコンで施工管理を担当していた経験があり、エアコンだけにとどまらず、空調設備全般を手がける会社にしていきたいという思いがありました。社長も事業拡大に積極的で、私の東京での活動を前提に支店開設が決まり、1人からスタートして現在に至っています。
情報分断が招いた二つの課題― “宝の持ち腐れ”状態の顧客リストと、非効率な拠点間連携。
── プロワン導入前の業務管理はどのように行われていたのでしょうか。
石川様：正直なところ、全社で統一されたシステムというものはなく、管理はExcel、メール、紙が基本でした。会計ソフトや顧客情報を管理する簡易的なソフトはありましたが、それらが連携していたわけではありません。特に顧客情報は単なるリストでしかなく、「このお客様に10年前に設置したエアコンの交換提案をしよう」と思っても、過去の膨大な資料をさかのぼる必要があり、事実上、戦略的な営業活動ができていませんでした。
── 拠点が増えたことによる課題もあったのでしょうか。
石川様：はい、拠点間の情報共有も大きな課題でした。経理機能が神戸本社に集約されているため、東京支店の案件に関する請求や支払いの依頼は、すべて本社へ連絡する必要がありました。具体的には、まず東京で抱えている案件リストをExcelで作成し、受注が決まればPDFで報告書を送る。工事が完了すれば、また完了報告書を送る…といった具合です。物理的な距離がある中で、こうした報告業務に多くの手間がかかっていましたし、情報伝達の漏れが発生するリスクも常にありました。
「これこそ、やりたかったこと」― 案件と顧客情報を紐付けられる、一気通貫の管理体制。
── 様々なシステムがある中で、なぜ「プロワン」を選ばれたのでしょうか。
石川様：将来的に従業員が20名、30名と増えていくことを見据え、俗に言う「基幹システム」のようなものを探していました。いくつか比較検討しましたが、どれも機能が多すぎて複雑なものばかり―。新システムの導入によって業務が煩雑化するのは本末転倒だと感じ、なかなか導入まで踏み切れませんでした。
その点、プロワンは設備業に必要な機能が過不足なく揃っている上、画面も見やすいので直感的に操作できるんです。これなら社員みんなが無理なく使えるだろう、というのが一番の決め手でしたね。
── 具体的に、プロワンのどの機能に魅力を感じましたか？
石川様：一番は「カンバンボード」ですね。見積依頼、工事準備中、完了といったフェーズごとに、どの案件がどの段階にあるのかが一目でわかる。これがあるだけで、案件の進捗管理が劇的に楽になりました。例えば「この案件、見積提出から2週間経っているけどどうなってる？」といったフォローが、管理者側から的確に行えるようになります。
また、顧客情報画面を見れば、そのお客様の過去の案件履歴がすべて紐づいている。これこそ、我々がやりたかったことです。この機能のおかげで、ようやく戦略的なアフターフォローの土台ができました。
「10年後の点検提案」も可能に。顧客情報が”資産”に変わった瞬間
── 実際にプロワンをどのように活用されていますか？
石川様：お客様からの引き合いから見積作成、受注、施工完了まで、一連の業務フローをすべてプロワンで管理しています。おかげで、これまで単なるリストでしかなかった顧客情報が、案件と紐づけて管理できるようになりました。お客様ごとの施工履歴が簡単に確認できるので、「そろそろ10年経つので点検はいかがですか」といった提案型の営業も可能です。また、最近連絡がないお客様の把握もできるようになり、既存顧客のフォロー体制が格段に向上しました。
── 拠点間の連携についてはいかがですか？
石川様：東京と神戸で同じ画面を見ながら状況確認ができるようになったのは革命的でした。これまでExcelでリストを作って共有していた作業がなくなり、工事が完了したら神戸の経理担当がプロワンを見て請求処理を進められます。情報の二重入力や転記ミスもなくなり、業務効率が大幅に向上しました。
プロワンは、次のステージへの成長基盤。空調事業の枠を超え、新たな挑戦へ。
── 今後の事業展望についてお聞かせください。
石川様：4年間で従業員を倍増させてきましたが、さらに拡大していく計画です。来年には新たに支店を開設する予定で、将来的には20〜30名規模の組織を目指しています。空調設備だけでなく、省エネ関連事業など新しい分野にもチャレンジしていきたいと考えています。今年9月からは省エネ機器の試験導入も始めており、自社で効果を確認した上で、お客様にご提案していく予定です。
── プロワンへの今後の期待をお聞かせください。
石川様：拠点が増えてもワンストップで業務が完結できる環境を維持していきたいです。現在は全社の案件を一覧で表示していますが、将来的には拠点ごとの売上や顧客管理も管理できるようにしたいです。プロワンは常に改善・アップデートされていると聞いているので、他のお客様の要望も反映しながら、より使いやすくなることを期待しています。
プロワンの導入はカスタマ－サクセスのスタ－トにすぎません。導入後、プロワンは導入企業様と併走し、事業成長というゴ－ルに向かって全力で支援します。
