ビル管理システムとは？人手不足でも設備保守や点検業務ができる仕組みづくり

「点検履歴が途中までしかわからない…」
「ベテランしかわからない故障の予兆がある」

分厚いファイルに綴じられた管理記録や、ベテラン頼りで作業員不足では「現場が立ち行かなくなる」と危機感を覚える人も多いです。ビル管理システムでできることから、成功事例、自社に合うシステムの選び方、おすすめのビル管理システムまで、導入までの道筋を一緒に見ていきましょう。

ビル管理システムとは？改善できること

1. メンテナンス業務を標準化する

ビル管理業界は、人手不足とともに熟練技術者の高齢化が課題です。長年の経験に基づくノウハウに頼りすぎると、安定したビル管理が難しくなるでしょう。

そこでビル管理システムです。建物の設備保守や点検業務、不具合対応など判断基準や作業手順がデータベース化され、経験の浅い作業員でも同等の品質で作業できる環境が整います。例えば、空調設備の異常音1つでも、事例と対応策がシステムに蓄積されていれば、適切な初期対応できます。

標準化される業務内容	具体的な効果
日常点検チェックリスト	点検漏れゼロで、品質の均一化
トラブル対応マニュアル	過去事例を参考に迅速で適切な対応
報告書フォーマット	作成時間を従来の1/3に削減
引き継ぎ業務	新人の独り立ちまでの期間を短縮

2. 点検の実施漏れや重複作業を防ぐ

ビル管理では、空調設備や消防設備、エレベーターなど多くの点検業務があり、それぞれ実施周期が異なるため管理が複雑です。紙やExcelでの管理では、担当者の見落としリスクがあるでしょう。

ビル管理システムを活用すれば、すべての点検スケジュールの一元管理が可能です。実施期限が近づくと自動でアラート通知されるため、点検の実施漏れを防げます。また、作業履歴が可視化されることで、引き継ぎ不足による重複点検や、交換したばかりの部品を再度交換するような無駄も排除されます。

3. ペーパーレス化で業務を効率化

紙の管理には労力がかかる上、必要な情報をすぐに取り出せないという問題があります。ペーパーレス化は紙の削減だけでなく業務全体の効率化が期待できます。

4. ビル管理のトータルコストを削減できる

ビル管理をデジタル化することで、トータルコストを削減できます。具体的な削減ポイントは以下です。

削減されるコスト	詳細
人件費	作業の自動化や報告書作成時間の短縮により、少ない人員で対応ができる
修繕費	データ分析により、故障前に適切にメンテナンスする予防保全を実現できる
消耗品費	ペーパーレス化で紙代、印刷費、郵送費、書類保管スペースを削減する

ビル管理システムの成功事例

CASE1. トラブル対応の迅速化でクレームが半減した事例

商業施設ビルを管理するA社では、ビル管理システムを導入し、設備トラブルの対応への迅速化し、顧客満足度の向上に成功しました。システムによる主な効果は次のとおりです。

改善項目	導入前の課題	導入後の成果
初動対応時間	連絡から対応開始まで平均45分	システムのアラート機能により平均15分に短縮
情報共有	電話連絡のため状況把握に時間がかかる	現場スタッフが写真付きでトラブル内容を即座に共有、的確な指示が可能に
報告書作成	手書き報告書の作成に2〜3日	自動作成により当日中に顧客へ報告可能
クレーム件数	月平均24件（主に対応の遅さ）	迅速な対応と的確な説明により月平均12件に減少

現場から事務所への連絡が電話からシステムのアラート機能に移行し、初動対応時間の短縮に成功しました。これにより、お客様からのクレーム件数も減少し、顧客満足度調査では前年比越えを達成しています。

CASE2. 事務作業を80％削減し、残業ゼロを達成した事例

都内で複数のオフィスビル管理を手掛けるB社では、ビル管理システムを使って、スタッフの事務作業負荷を軽減しました。具体的なシステムの活用方法は主に4つです。

改善項目	導入前の課題	導入後
報告書作成	紙から転記してExcelで作成	現場でタブレットから入力、自動で報告書生成
請求書発行	手作業で丸2日	システムが自動集計・発行
写真のデータ管理	事務所でデータを取り込み、整理	撮影時に自動で整理、報告書に添付
スケジュール管理	個別にカレンダーで管理	システムで一括管理

あらゆる書類作成や管理の自動化で事務作業時間が削減され、定時退社が当たり前の職場環境を実現。システム導入費用を1年半で回収できました。

自社に合うビル管理システムの選び方

STEP1. 目的と課題を明確化する

解決したい課題によって必要な機能は異なります。以下のステップで自社の課題を分析しましょう。

例えば、人員削減が目的なら作業の自動化機能が充実したシステムを、予防保全の強化ならデータ分析に強いシステムを検討します。改善したい課題を明確にせず導入すると、効果が実感できず現場に定着しません。

STEP2. トライアルの有無とフォロー体制を確認する

ビル管理業界は年齢層の高いスタッフも在籍しており、デジタルツールへの習熟度にも差があります。誰もがスムーズに使える操作性の確認ポイントは以下です。

本格導入前にデモ版やトライアル期間を活用し、スタッフに実務の中で操作してもらう機会を設けましょう。マニュアルの充実度や操作研修の開催など、導入後のフォロー体制があるかも考慮します。

STEP3. トータルコストを計算する

ビル管理システムの料金で確認したいポイントは以下5つです。

確認すべき費用項目	チェックポイント
初期導入	サーバー設置、データ移行、カスタマイズ費用の有無
月額料金	最低契約期間、値上げの可能性
オプション費用	必須機能がオプションになっていないか
保守・サポート費用	電話サポート、訪問対応の料金
追加費用	ユーザー追加、データ容量追加時の料金

初期費用が安いが月額費用が高額、必要な機能がすべてオプション扱いといったケースもあるため、5年間のトータルコストで比較することをおすすめします。データ容量やユーザー数に応じた従量課金制の場合、将来的に費用が膨らむ可能性もあるため注意が必要です。

STEP4. システムの信頼性を確認する

システムトラブルは業務に直結するため、運用のサポート体制、セキュリティの信頼性の確認は必須です。以下のポイントを確認しておきます。

クラウド型の場合は、データセンターの立地やバックアップ体制、災害時のBCP（事業継続計画）についても契約前に確認しましょう。

おすすめのビル管理システム3種

製品1. 建物管理の全業務をデジタル化するビルカン

ビルカンは、報告書作成から図面管理、設備保守まで、建物管理に関わる業務を一元管理できるビル管理システムです。特許取得のAI検針機能により、現場作業の効率化と管理品質の向上を同時に実現します。

利用カテゴリ	具体的な機能
管理	報告書作成、図面管理、ファイル管理、設備管理、修繕履歴管理
現場	スマートフォン対応、AI検針、現場写真撮影・即時アップロード、ビルカンBPO
経営	データ分析（β版）、長期修繕計画立案、賃料分析、コスト最適化レポート

図面上で修繕箇所の可視化され、書類や修繕履歴もすぐに検索できるようになります。その結果「報告書作成時間削減、書類検索時間1/300短縮、現場情報共有の即時化」などの成果が期待できるでしょう。

製品2. ビルメンテナンス管理に特化したビルメンDX

ビルメンDXは、ビルメンテナンス企業向けのクラウド型ビル管理システムです。既存の帳票と同じレイアウト、キーボード入力を最小限にした直感的な操作性により、紙からデジタルへのスムーズな移行をサポートします。

利用カテゴリ	具体的な機能
基幹業務	見積作成、契約管理、作業管理、売上・仕入処理、経営ダッシュボード
現場管理	チャット機能、勤怠管理、シフト作成、日報・報告書提出、スマホ対応
取引先連携	受発注業務、作業日調整、完了報告/実施確認、報告書送受信、文書交換

スマホからの現場報告や取引先とのリアルタイム連携が実現することで、事務作業の負担が軽減されて、本来の業務の品質向上と取引先の拡大に注力できます。

製品3. 営業・現場・経営まで全業務を効率化するプロワン

プロワンは、ビルメンテナンスや設備工事といった現場業務のすべてを一元管理できるシステムです。顧客管理から案件受領、見積もり、発注、請求まで、業界特化型の標準機能で業務全体をカバーし、データドリブン経営を実現します。

利用カテゴリ	具体的な機能
営業	顧客データ管理、履歴・進捗把握、最適タイミング提案、受注管理、外部CRM連携
現場	スマホ・タブレット対応、案件管理、作業報告、帳票データ化、オフライン利用
経営	原価・利益分析、稼働状況可視化、リアルタイムレポート、戦略的意思決定支援

物件ごとに「異なる報告書フォーマットへの対応」や「過去のトラブル履歴が現場で確認できない」といった課題があっても、プロワンはテンプレートで報告書を標準化し、過去データの即時検索で対応品質が向上が実現できます。

ビル管理システムのよくある質問

──クラウド型とオンプレミス型の違いは？

クラウド型が主流となりつつありますが、大手企業や特殊なセキュリティ要件を持つ企業では、オンプレミス型が選ばれるケースも少なくありません。それぞれのメリットデメリットの比較は以下です。

比較項目	クラウド型	オンプレミス型
初期費用	製品で異なる	サーバー・導入費・ライセンス購入など必要
ランニングコスト	月額費用が発生	保守費用のみ
導入までの時間	短期間で導入開始できる	3〜6ヶ月必要
カスタマイズ性	標準機能のオプション範囲内	自社業務に対応可能
既存システム連携	制限あり	柔軟に連携構築可能
セキュリティ	データセンターで管理	自社で管理可能
災害対策	データセンターでバックアップ	自社でBCP対策が必要
長期コスト（5年以上）	累積費用が増大	トータルコストで優位になる場合も

両者にはそれぞれ明確な特徴があり、「どちらがいい」という単純な答えはありません。重要なのは、自社の規模、予算、IT体制、将来的な事業展開を総合的に判断し、選ぶことです。

──初期費用はどのくらい？

クラウド型の一般的な相場は0〜50万円程度です。ただし、カスタマイズや既存データの移行作業で追加費用がかかる場合があります。また、オンプレミス型は企業規模やシステムによって大きく異なりますが、200万円〜1,000万円程度が相場です。

企業規模	初期費用の目安	月額費用の目安
小規模（1～3棟）	50万～150万円	3万～10万円
中規模（4～10棟）	150万～500万円	10万～30万円
大規模（11棟以上）	500万円以上	30万円以上

──外国人作業者でも使える？

テキスト入力を最小限に抑え、選択式やプルダウンメニューを多用したインターフェースを採用することで、日本語の読み書きが苦手なスタッフでも入力作業が可能になります。また、多言語対応オプションや自動翻訳機能を備えたシステムも一部あります。

──導入時に気を付けたいことは？

システム導入の失敗原因で最も多いのが、現状の業務フローを整理せずに導入してしまうことです。例えば、同じ情報を複数の台帳に記入している、承認プロセスが複雑すぎる、といった問題があれば、システム導入を機に業務フローそのものを見直します。

実際に成功した企業では、導入前に現場担当者を含めた検討会を実施。業務を削減した上でシステム化し、導入後の定着率90％以上という高い成果を実現しています。見直し作業は手間がかかりますが、導入効果を最大化するための必須プロセスです。