「これはもう限界だ、システムを入れなければ」― 取締役として幅広く業務に携わっていらっしゃる高瀬様にお話をお伺いしました。
清掃から設備工事まで、幅広い業務で関東エリアをカバー
── 貴社の事業内容と会社の歩みについて教えてください。
高瀬様：弊社は1983年に創立された会社で、約10年前に一度M&Aがあり、その後2019年に現社長の中谷が個人でM&Aを実施して経営を引き継ぎました。
元々は排水処理施設の維持管理業務がメインでしたが、現社長になってからは排水管清掃や貯水槽清掃といった清掃業務を積極的に取り入れ、さらに付随する設備工事も自社で対応できる体制を構築してきました。
現在は、マンション管理会社様からの受注が全体の7～8割を占めており、その他にもスーパー、ゴルフ場、病院など、幅広い施設の清掃・維持管理を手がけています。対応エリアは関東全域で、東京・神奈川を中心に、千葉、埼玉、群馬、山梨まで広範囲にカバーしています。
── 組織体制と案件数の推移はいかがでしょうか。
高瀬様：6年前に現社長が引き継いだ時は、私と社長の2名だけでスタートしました。当時は月20件程度の案件でしたが、現在は社員6名と外注3名の体制で、繁忙期には月150件の案件に対応できるまでに成長しています。
特にここ数年の成長は著しく、昨年の繁忙期は100件程度だったのが、今年はさらに増加傾向にあります。ただ、この急速な成長が新たな課題も生み出していました。
月100件超の案件管理が限界に ― 属人化からの脱却を決意
── プロワン導入前はどのような課題を抱えていましたか。
高瀬様：一言で言うと、完全に私一人の頭の中だけで案件を管理している状態でした。ホワイトボードに予定を書き、Excelで見積書を作成し、ビジネスチャットツールでカレンダー共有をしていましたが、これらが全く連携していませんでした。
特に大変だったのは、案件の割り当てです。カレンダーに予定は入れられても、「誰が行くのか」は個別にLINEで連絡しなければならず、現場名や日付を全て手入力していました。毎月の定期案件も一つ一つ手作業で登録する必要があり、案件が増えるにつれて負担は増大する一方でした。
今年3月には、ついに限界を迎えました。抜け漏れが頻発し、お客様にご迷惑をおかけする事態も発生してしまい、「これはもう限界だ、システムを入れなければ」と決断しました。
── 他のシステムも検討されましたか。
高瀬様：実は以前、ほかのシステムを導入したことがあるのですが、自由度が高すぎて逆に使いこなせませんでした。フォームから全て自分で作らなければならず、そもそも何を作ればいいのかも分からない状態でした。結局、構築に時間ばかりかかってしまい、挫折してしまいました。
最終的にプロワンを選んだ理由は、弊社のような業種に特化していて、ある程度の型がありながらも柔軟にカスタマイズできるためです。自社の業務フローに寄り添って変えていけるところが魅力的でした。
「未定」と「確定」の色分けで、日程調整が劇的に改善
── 実際にプロワンをどのように活用されていますか。
高瀬様：主に案件管理と見積書作成で活用しています。特に重宝しているのが、案件の「未定」と「確定」を色分け表示できる機能です。カレンダー上で未定案件は白、確定案件は緑で表示されるので、一目で状況が把握できます。
以前は案件名に「（仮）」と入れて管理していましたが、見逃しも多く、後から「これ決まったんだっけ？」と確認作業が発生していました。今は視覚的に判断できるので、そういったミスがなくなりました。
また、月単位で案件を登録しておいて、後から具体的な日付を振り分けていく作業も格段に楽になりました。以前は紙に書き出して修正テープで消しながら調整していたのが、今はドラッグ&ドロップで簡単に変更できます。
カレンダー機能
案件や作業予定はカレンダーで一括管理でき、作業内容・担当者・場所ごとに視覚的に把握可能です。進捗フェーズもリアルタイムで反映されるため、カレンダー上からも各案件の進捗状況を確認できます。さらに、大芝水工様の例のように案件日程の「未定」「確定」を可視化するなど、タグの文言やカラーリングを自在にカスタマイズでき、各社に最適な業務管理体制を構築できます。
定期案件の管理
プロワンでは定期案件の管理が可能です。保守・点検業務を扱う企業様も、計画的かつ継続的に顧客接点を維持でき、安定的な収益確保に直結します。
── 顧客管理についてはいかがですか。
高瀬様：マンション管理会社様は支店別に分かれていて、各支店で担当するマンションも異なります。プロワンでは、どのマンションでどの作業をしているかを一元管理できるようになりました。
これまでフォルダ管理していた情報が、案件に紐づいて履歴として残るので、お客様から過去の経緯を聞かれても即座に回答できるようになりました。これは本当に大きな財産だと思っています。
プロワンのCSサポートで、挫折せずに運用を実現
── プロワンのサポート体制についてはいかがでしょうか。
高瀬様：正直、これがなければ挫折していたと思います。定期的な打ち合わせがあることで向き合う時間が確保でき、「次までにこれをやっておこう」という目標も立てられました。
カスタマーサクセスの方々は、レスポンスが非常に早く、ミーティング中に質問してもその場で調べて回答してくださいます。また、「こうしたい」という要望を伝えると、「じゃあ次までにやっておきますね」と対応してくださり、本当に助かっています。
特に良かったのは、できること・できないことを明確に判断していただけた点です。全ての報告書をプロワンで作成したいと考えていましたが、「この報告書は情報量が多すぎてプロワンでの作成は現実的ではない」と正直に伝えていただき、まずは案件管理に集中することにしました。この判断があったおかげで、効率的にプロワン導入を進められています。
お客様満足度向上と事業拡大を目指して
── 今後の事業展望をお聞かせください。
高瀬様：まず第一に、お客様にご迷惑をかけない体制を確立することです。属人化を解消し、抜け漏れのない業務サイクルを回すことで、お客様満足度を高めていきたいと考えています。同業他社が廃業するケースも増えている中、その分チャンスのある業界だとも感じています。プロワンで業務を標準化し、誰でも対応できる体制を構築することで、人材を増やし、事業を拡大していきたいです。現在の売上1億円から、将来的には5億円を目指して頑張りたいと思っています。
── プロワンへの今後の期待をお聞かせください。
高瀬様：将来的には、受注から報告書作成、入金管理まで全ての業務をプロワンで一元化したいと考えています。また、原価管理機能も活用して、より精度の高い経営判断ができるようになることを期待しています。
要望としては、写真にタップしてコメントを残せる機能があると嬉しいです。現場からの写真報告に対して、事務側が「これは何の写真？」と聞き返すコミュニケーションコストを削減できれば、さらに効率化が進むと思います。
プロワンの導入はカスタマ－サクセスのスタ－トにすぎません。導入後、プロワンは導入企業様と併走し、事業成長というゴ－ルに向かって全力で支援します。これからも、企業様それぞれの成長物語をお届けしていきます。
